Особенности договорной работы

Договорная работа — это один из тех процессов, который есть на любом предприятии, независимо от его статуса: мелком, среднем или крупном; коммерческом или государственном; производственном или обслуживающем.

Собственно, бизнес, да и вообще любая хозяйственная деятельность состоит из заключения и исполнения договоров. В связи с этим, повышая эффективность управления договорами, за счет оптимизации и автоматизации работы с ними организации стремятся повысить свою эффективность, конкурентоспособность и защитить свои интересы (в том числе коммерческие).

Но, несмотря на всю свою значимость и внешнюю простоту, построение эффективной системы управления договорами — не простая задача. Это связано с тем, что задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений и разных автоматизированных систем.

В работе с договорами обычно задействовано много специалистов из различных подразделений организации: инициаторов договоров, как правило, специалистов отдела закупок или отдела продаж, сотрудников юридических служб, экономистов, логистиков, работников службы безопасности, бухгалтерии и т. д. (зависит от структуры и особенностей организации). При этом у каждого специалиста свои интересы и соответственно он предъявляет свои требования к системе, которая должна максимально соответствовать этим требованиям, но в то же время и обеспечивать “сквозной” бизнес-процесс.

Договорная работа включает в себя не только манипуляции с документами, но и всю систему отношений между исполнителем и заказчиком. При этом требования к системе управления договорами у исполнителя/продавца и у заказчика/покупателя могут различаться. Для продавца важно выстроить процесс на этапе, предшествующем непосредственной продаже, соответственно его система должна обладать кроме всего прочего функциями CRM-системы. Покупатель уделяет большее значение функциям учета и контроля (например, контроля бюджетов), поэтому для него важно, чтобы в системе управления договорами присутствовали функции систем бюджетирования и ERP-систем. В связи с этим возникает необходимость работать как с неструктурированной (тексты договоров, приложений, писем и т. д.), так и со структурированной информацией (справочники для контроля по статьям бюджетам, проверка текущей задолженности и т. д.) Как следствие необходимо задействовать в системах управления договорами функционала систем различных классов (CRM, ECM, ERP и т. д.).

Как уже отмечалось ранее, договорная работа это, по сути, основа деятельности практически любой организации. Соответственно от того, насколько эффективно будет выстроена система управления договорами в организации во многом зависит и эффективность ее работы в целом. И здесь также есть противоречия, которые необходимо учитывать. С одной стороны, важно как можно быстрее принимать решения и реагировать на изменения, иначе можно просто потерять партнера. С другой — не менее важно ответственно подходить к каждому этапу договорной работы, взвешивать все риски, документировать все договоренности, защищать собственные интересы, соблюдать требования и регламенты договорной работы, иначе возможна не только потеря денег, но более серьезные последствия.

Исходя из вышесказанного, попробуем сформулировать требования к системе управления договорами. Система должна:

  • поддерживать все этапы договорной работы (от переговоров до закрытия);
  • соответствовать требованиям регламентов работы с договорами, установленными в организации;
  • обеспечивать потребности сотрудников различных подразделений организации, предоставлять необходимую информацию, помогать в принятии решений;
  • обеспечивать сохранность и защиту информации;
  • обладать достаточной гибкостью для организации работы со всем многообразием типов договоров.

Существует три принципиальных подхода к реализации системы управления договорами.

  1. Разработка системы непосредственно под требования конкретной организации. Этот подход достаточно дорог и подходит далеко не любой компании.
  2. За основу берется и дорабатывается система какого-либо класса (например, ECM или ERP). При этом в системе реализуются функции систем других классов. Этот подход выглядит, на первый взгляд, менее затратным, но поскольку специфичны требования к системам различных классов, специфичны и требования к архитектуре этих систем. Соответственно итоговое решение очень сильно может ограничиваться архитектурой той системы, на базе которой оно было построено.
  3. Несколько систем различных классов тесно интегрируются между собой . Это наиболее часто реализуемый подход, позволяющий, с одной стороны, использовать специфический функционал каждой из систем, а с другой — организовать единое информационное пространство внутри организации. Наиболее часто используемая комбинация — это взаимодействие ECM- и ERP-систем.

В любом случае при разработке систем управления договорами важно понимать, функции каких классов систем наиболее полно удовлетворяют требованиям организации и где проходят границы между функционалом этих систем. При этом важно отметить: чтобы построить эффективную систему работы вовсе не обязательно внедрять в организации сразу несколько систем. Большинство современных систем вне зависимости от того, к какому классу они относятся, умеют выполнять и смежные функции.

Жизненный цикл договора

Для того чтобы правильно распределить функции между системами и определить их роли нужно проанализировать жизненный цикл договора (см. рис. 1).

1. Переговоры. Данный этап предшествует непосредственному заключению договора, он связан с проведением встреч, переговоров согласованием предварительных условий и формированием предварительных договоренностей. Соответственно на первый план здесь выходят функции управления взаимодействием с клиентами (управление контактами, планирование встреч и т. д.). Все эти функции имеют непосредственное отношение к CRM-системам. Но при этом также важно учесть, что на этом этапе может появляться большое количество разнообразной неструктурированной информации (протоколы переговоров, письма, предложения, тендерная документация и т. д.), которой нужно уметь управлять, которую надо хранить, согласовывать и т. д. А это уже функционал ЕСМ-систем (Enterprise Content Management).

2.Подготовка проекта договора. Договоры можно разделить на три группы:

  • неизменные — договоры (публичные оферты), которые содержат ограниченный и заранее предопределенный набор условий (параметров договора), которые, как правило, не подлежат корректировки. Таких договоров в организации может быть достаточно много, но они не требуют больших затрат времени на составление согласование;
  • типовые — договоры, составленные на основе шаблонов. Для подготовки таких договоров часто используется механизм автоматического или полуавтоматического создания, когда текст документа формируется за счет подстановки в шаблон определенных инициатором условий;
  • произвольной формы — договоры, для которых нет разработанных шаблонов в силу их уникальности или редкости.

Для автоматизации подготовки и предварительного согласования договорных документов можно использовать функционал ECM-систем, но при этом, как правило, на данном этапе также возникают дополнительные задачи:

  • необходимость контроля сделки по статьям бюджета;
  • проверка контрагента службой безопасности и т. д.

Для автоматизации этих задач используется функционал специализированных систем (бюджетирования, ERP, и т. д.).

3. Согласование и подписание. Как правило, для согласования договорных документов в организации разрабатываются специальные регламенты, в которых маршрут согласования определяется в зависимости от условий договора (вид сделки, сумма, контрагент и т. д.). На этих этапах кроме непосредственно движения документов важно обеспечить:

  • возможность работы с версиями документов (их может появляться очень много, особенно по документам произвольной формы);
  • доступ к документам всем специалистам, участвующим в согласовании (при этом сохранить требуемый уровень конфиденциальности);
  • возможность отправки и получения документов контрагентам.

Все эти требования в полной мере охватываются функционалом ECM-систем.

4. Исполнение. Данный этап, как правило, самый протяженный по времени. Здесь важно контролировать сроки и движение денежных средств и других ресурсов, но не только это. На этом этапе формируется сопроводительная (заявки на отгрузку, накладные и т. д.) и бухгалтерская документация (акты, счета), кроме того не редки случаи оформления дополнительных соглашений и приложений к ранее согласованным договорам. В связи с этим на данном этапе, пожалуй, как ни на каком другом важно выстроить качественную взаимосвязь между системами (если управление договорами реализуется посредством нескольких систем). Для того чтобы изменения, вносимые в одну систему, могли оперативно отображаться в других системах.

5. Закрытие и хранение. Часто этим этапам не уделяют должного внимания. В результате могут возникать ситуации, когда, например, услуги оказываются после истечения сроков договора и т. п. После выполнения обязательств или после истечения сроков договора необходимо отразить эти факты в используемых системах:

  • оповестить исполнителей;
  • выполнить предусмотренные регламентом мероприятия;
  • передать договорные документы для архивного хранения.

6.  Пролонгация. Если договор содержит опцию пролонгации, то при достижении сроков продления договора важно уведомить всех заинтересованных лиц. Это позволит снизить риск потерь, связанных с изменением условий договора и изменением ситуации на рынке (возможно на данный момент появились более выгодные предложения).

Пример автоматизации бизнес-процесса

Как уже отмечалось ранее, наиболее часто, для автоматизации процесса управления договорами используется связка ECM-систем или системы электронного документооборота (СЭД) с ERP-системами. Это позволяет организовать сквозной процесс работы с договором (см. рис. 2).

Для большинства организаций с учетом того, что в ECM-системе или в СЭД может быть реализован модуль, поддерживающий взаимодействие с клиентами, такая комбинация позволяет эффективно покрыть требования к системе управления договорами и удовлетворить всех заинтересованных лиц.

Автор статьи — консультант отдела внедрения DIRECTUM.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ DIRECTUM

Другие спецпроекты