В рамках прошедшего в середине сентября в Москве саммита Russian Enterprise Content Summit '2013 (RECS '2013) на секции, посвященной внедрению СЭД в госсекторе, весьма неожиданно на общем фоне прозвучала тема недостаточного понимания общественностью сути проблематики перехода от бумажных документов к электронным. В своем выступлении директор по маркетингу компании “Элар” Павел Плотников выразил мысль, что оказание двух третей услуг (из утвержденного в стране их полного перечня — порядка 1,9 тыс.) требует от информатизаторов минимальных усилий. В его понимании нет никакой проблемы в том, чтобы создать, например, сервис записи ребенка в детский сад. Реальные проблемы начинаются тогда, когда государству нужно обращаться к документам со сроком жизни свыше пятнадцати лет. Таких документов большинство, все они бумажные (поставки ПК в отечественные федеральные ведомства начались лишь во второй половине 1990-х), и основная их масса, по уверению г-на Плотникова, находится в ужасном состоянии: распухшие от времени и сырости папки, перевязанные бинтами. С вступлением в силу 210-ФЗ граждане перестали бегать за бумажками (по крайней мере официально); теперь этим приходится заниматься чиновникам. Но суть проблемы от этого не изменилась. Документы как были бумажными, так и остались. И, следовательно, рассуждать сегодня об электронном документообороте можно лишь с большой оглядкой. Для торжества “цифры” требуется провести колоссальную работу, сопряженную с рядом огромных сложностей.

Как известно, данные бывают неструктурированными и структурированными, архивные документы могут быть полностью написанными от руки, оформленными “рукопечатными” буквами в графах бланков, отпечатанными на машинке, выведенными на принтере и т. д. Вычленить из них так называемые чистые данные можно (причем несколькими способами), но, во-первых, стоимость такого извлечения, по уверению г-на Плотникова, получается просто сумасшедшей, а во-вторых, при этом возникнет неимоверное количество ошибок, за которые впоследствии кому-то придется нести ответственность.

Павел Плотников не понаслышке знаком с процессом перевода в электронный вид данных Федеральной налоговой службы (ФНС), которую многие эксперты считают технологическим лидером в данной области. Это лидерство он признает, но уверяет, что и в ее региональных базах, на которых строится общегосударственный базовый ресурс, ошибки присутствуют, и их немало. Когда в одном из проектов ФНС нужно было распознать всего лишь номера паспортов граждан, получилось порядка 10% несоответствий, на исправление которых ушло примерно 40% времени всех работ. Как уверяет г-н Плотников, более или менее нормально (без внесения чрезмерной правки) из неструктурированных данных важная информация извлекается пока только в судах. И лишь по той причине, что там все документы строятся по четкому принципу — в соответствии с регламентом. Например, после слова “судья” обязательно идет ФИО. То есть если уж программа распознавания нашла это слово, то следующие три буквенных сочетания смело можно идентифицировать как элементы имени человека. (И еще ряд подобных примеров.) В остальных ведомствах ситуация намного сложнее.

Менее затратный (и с меньшим количеством ошибок) способ перевода бумаги в “цифру” — частичное извлечение строго определенных данных (индексов), которые достаточно легко можно привязать к учетным данным СЭД и СМЭВ, присовокупив к ним образ (отсканированный целиком документ, с которым можно свериться). Да, это неизящно и коряво, но зато позволяет быстро обмениваться информацией, и информация эта подкреплена документом основания.

Еще одна сложность в налаживании процесса оцифровки документов носит в каком-то смысле административный характер. Речь о проблеме выбора сканирующего оборудования. По наблюдениям г-на Плотникова, очень многие профильные компании (и “Элар” не исключение) любят рассказывать клиентам о запредельных уровнях мощности, которые в реальности не нужны. Не стоит гнаться за высокоскоростными характеристиками обработки документов — к самому мощному сканеру придется приставить полсотни человек с тележками для подвоза бумаги. К тому же если просто перемножить скорость сканирования (на уровне, скажем, 240 страниц в минуту) на рабочее время, то получается, что чуть ли не все архивы мира можно оцифровать за полгода. В реальности же, как заверяет г-н Плотников, процесс оцифровки идет несколько иначе. Необходимо доставить документы, после оцифровки отправить в нужную папку или директорию, извлечь индексы, если они есть, и т. д. В общем, резюмирует г-н Плотников, при выборе оборудования обращать внимание нужно не на скорость и заявляемое “качество” (они везде одинаковые), а на возможность интеграции устройства в существующую информационную систему, возможность работы с “плохими” документами (например, начиненными скрепками) и на техподдержку.

Ну и, пожалуй, самая неприятная проблема перехода на “цифру”, указанная г-ном Плотниковым, заключается в том, что у нас в стране чиновники (и не только) до сих пор бумажке верят больше. Упомянутая ФНС принимает далеко не все электронные документы, хотя есть разосланные ею же письма о том, что она обязана это делать. Все знают, что договора с госучреждениями подписываются исключительно в электронном виде. Но для ФНС эти договора приходится распечатывать, ставить печать организации, заверять подписью первого лица. Иначе нормально хранить документы ФНС не сможет.

В самом бизнесе отношения во многом на том же уровне. Как отмечает г-н Плотников, в России вряд ли удастся найти бухгалтера, который смело подпишет счет на миллион долларов, пришедший в электронном виде. Нормальный финансист без синей печати никакой ответственности на себя не возьмет.

Ну и само население в своих представлениях о значимости тех или иных документов еще долго будет привыкать к новым реалиям. Ни одно законодательство не запретит бабушке из глухой деревни написать от руки заявление: “Прошу выдать мне копию свидетельства о рождении”…

Да что там говорить, даже в экспертном сообществе у людей, похоже, нет единого понимания в том, что от бумаги необходимо отказаться раз и навсегда, прямо сейчас. Аналитик из компании “Ай-Теко” Ольга Подолина, модератор секции на RECS, высказала мысль, что раз бабушкам нужны на руки бумажные документы, то, возможно, стоит придумать механизм удовлетворения этого спроса. Например, можно было бы организовать систему операторов электронного документооборота, которые будут осуществлять перевод бумажных документов в электронные и обратно — в том случае, если контрагент не имеет технических средств для обработки электронных документов, но они все равно поступают в его адрес.

На это г-н Плотников ответил, что существование таких конвертеров сейчас невозможно по закону (электронную подпись на бумагу перенести не удастся). А кто-то в зале и вовсе указал на то, что гражданам в соответствии с 210-ФЗ бумажная копия вообще не нужна в принципе. Оригинал уже хранится у чиновников, и они в любой момент могут к нему обратиться. Однако, по всей видимости, данная теория не всеми воспринимается всерьез. Как можно было понять из реплик г-жи Подолиной, она не исключает возможность изменения законодательства, если идея найдет поддержку у экспертного сообщества. (Способ предложить данные поправки нашим законодателям у нее имеется.)

Версия для печати (без изображений)