Опытом внедрения СЭД CompanyMedia делится Александр Долгих, заместитель директора МКУ “Служба информационного обеспечения”, г. Калуга.

С чего и когда началась история электронного документооборота в г.Калуга?

Я пришел в информационное управление Городской Управы Калуги в 2004 г. В этот период в организации действовали четыре информационные системы, в том числе программа компании “ИнтерТраст” OfficeMedia, выполнявшая функции —регистрации и сканирования документов. Почему СЭД не работала полноценно? Неправильно было проведено внедрение, отсутствовала необходимая подготовка для успешной эксплуатации. К 2008 г. стало понятно, что дальше так жить нельзя.

Как выбирали новую систему, как проходило внедрение?

Мы искали систему на платформе IBM Domino/Notes. После обсуждения решили ставить СЭД CompanyMedia как более “продвинутую” разработку компании “ИнтерТраст”. Четыре руководителя прошли обучение и с января 2009 г. система была запущена в эксплуатацию. Две недели после её запуска я про себя называю “черными”: на месте не сидели, бегали с сотрудниками, прошедшими обучение, по рабочим местам и показывали, рассказывали, объясняли… Постепенно стали увеличивать количество рабочих мест и функционал. Начали с канцелярии, дошли до помощников и руководителей, потом подключили исполнителей и руководителей среднего звена.

Кто сегодня использует СЭД?

Сейчас в электронном документообороте участвуют все подразделения калужской Городской Управы, это более 700 исполнителей (из них 45 делопроизводителей). Особенно он важен для Управления по работе с населением, имеющего представительства в области, в том числе в сельских районах.

Что можно сказать об итогах внедрения?

Полностью реализован внутренний электронный документооборот между подразделениями Городской Управы. Раньше письмо из одного подразделения в другое могло идти несколько дней, при том, что люди сидят на разных этажах одного здания. СЭД эту проблему сняла.

Для всех подразделений Управы используется единая СЭД, один комплект баз данных. Документ регистрируется только один раз (мы подсмотрели это у наших коллег из ЯНАО), что позволяет избегать дублирования и экономить самый ценный ресурс — время. Повысилась прозрачность работы: не теряется связность между входящим и исходящим документом, видна его дальнейшая судьба и т. п.

Зачем все-таки органам государственной власти нужна СЭД?

Основная задача ОГВ — оказание услуг населению и организациям. Этот процесс связан с обработкой большого массива документов. Например, у нас за 2011 г. только входящих и исходящих документов было около 130 тыс. А с обращениями граждан набралось бы порядка 150 тыс. При этом еще проблемы хранения и поиска, а также стоимость бумаги. В этих условиях задачей СЭД является обработка данных и обеспечение соответствующей деятельности ОГВ (регистрация, контроль исполнения, поиск документов и т. п.).

На что ориентироваться при выборе СЭД?

Приведу несколько вопросов, ответы на которые помогают сориентироваться:

1. Есть ли сертификат ФСТЭК — соответствует ли система современным требованиям законодательства?

2. Готова ли СЭД работать с большим количеством пользователей и документов, предусмотрено ли её масштабирование?

3. Поддерживается ли мультиплатформенность хотя бы в серверной части?

4. Есть ли система построения отчетов? Результат внедрения нужно будет измерить!

5. Есть модульность? Если, вместо доработки, закупить и поставить новый модуль, это значительно сэкономит время и средства.

6. Имеет ли система открытый исходный код и можно ли внести в нее изменения и произвести доработки?

В каких случаях может возникнуть необходимость модифицирования системы?

Вот свежий пример: в этом году вышел и рекомендован правительством типовой классификатор обращений граждан. Мы позвонили в компанию “ИнтерТраст” и спросили — что делать? Оказалось, что они уже реализовали эти требования, можно брать и пользоваться.

Что еще нужно учесть для того, чтобы внедрение было успешным?

Существует несколько факторов.

Самый значимый — человеческий. В наибольшей степени в организации всё зависит, конечно, от руководителя, от его заинтересованности в СЭД. Требования руководства к СЭД: простое и удобное использование и соответствие привычным процедурам работы с документами. Сейчас у нас проходит тестовую эксплуатацию мобильное решение CompanyMedia, удовлетворяющее этим критериям.

Второй фактор — финансы. Чтобы купить СЭД сегодня, нужно запланировать покупку в прошлом году. Мы, чтобы снизить стоимость внедрения, проводили его самостоятельно и поэтапно, начав с небольшого количества лицензий для делопроизводителей.

Третий фактор — ИТ-инфраструктура. Она должна соответствовать современным требованиям. Бесперебойное питание, современные каналы связи (мы используем ВОЛС), рабочее состояние серверов и парка устройств. Обязанность ИТ-специалиста — регулярный мониторинг всего перечисленного.

По каким критериям можно оценить эффективность внедрения?

Во-первых, материальные выгоды. Это экономия на расходных материалах, на курьерской доставке и т. п., снижение затрат на хранение бумажных документов. Во-вторых, сокращение времени на поиск и доставку документов, на их разработку и согласование. И, как следствие, снижение нагрузки на исполнителей и регистраторов.

Что вы думаете о новой версии СЭД CompanyMedia 4?

Да, мы планируем переходить на нее. Нам интересны и новый интерфейс на “тонком” клиенте (на Java), и новые способы работы и планирования, и применение адаптивного кейс-менеджмента, и мобильные рабочие места для руководителей и сотрудников, и “социальные” инструменты для оперативного взаимодействия сотрудников разных подразделений.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ “ИНТЕРТРАСТ”

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)