За последние пару лет тема “выхода за границы традиционных СЭД” развивалась так стремительно, что сегодня порой складывается впечатление, что она охватывает чуть ли не всю сферу прикладных корпоративных систем. В каком-то смысле, с формальной точки зрения, такая расширительная трактовка сферы СЭД/ECM вполне оправданна, поскольку фактически все информационные ресурсы состоят из тех или иных документов (правда, тут можно столкнуться с вечным вопросом “что есть документ?”), а объемы информации в ИТ-системах растут, причем не в разы, а на порядки, главным образом за счет неструктурированного (точнее — нечислового) контента. Но с позиций здравого смысла такая гонка за “расширением границ” просто вредна, поскольку смешение всего и вся в одну большую кучу не позволяет переходить от общих слов о пользе ИТ к обсуждению реальных практических проблем и конкретных прикладных задач.

Все это хорошо было видно на недавней ECM-конференции, проведенной AHConferences, которая началась с обсуждения круга актуальных вопросов, и в качестве потенциальных тем для разговоров был обозначен необъятный спектр вопросов, включая и Big Data, и обмен электронными данными (EDI), и упражнения с электронными счетами-фактурами (e-invoicing), и многое другое. Но, к счастью, собравшиеся приняли предложение ограничиться традиционными рамками тематики управления корпоративным контентом и более того, в разговорах следовать принятой в мире категоризации задач, отделяя, например, вопросы управления Web-сайтами от проблем долгосрочного архивного хранения записей.

Конкретика обсуждения появилась уже в первом докладе, в ходе которого главный ECM-архитектор компании “Логика бизнеса” Олег Бейлезон в качестве одной из наиболее актуальных задач обозначил проблему модернизации и развития установленных в организациях СЭД, которая довольно часто решается путем радикальной замены используемых СЭД-решений на продукты других поставщиков. В целом тема эта давно известна и актуальна, в общем-то, для любых прикладных ИТ-систем (ERP, CRM и пр.). Тут все очевидно: организация выбирает продукт для “сегодняшнего дня”, но круг задач и число пользователей быстро растут и вскоре обнаруживается, что ПО, оптимальное для проектов класса SMB (малый и средний бизнес), не годится для Entreprise (корпоративный сектор). Правда, в силу специфики прикладной области СЭД “аппетиты” их заказчиков растут намного быстрее, чем у тех же пользователей ERP, и потому они “заходят в тупик” тут гораздо чаще и быстрее.

Однако бывают и совсем иные причины смены платформы, и такой пример был неожиданно приведен на конференции. Речь зашла о проекте замены использовавшейся в МТТ унаследованной СЭД на новую систему, а именно на решение на базе IBM Lotus Notes. При этом сам заказчик (его представитель рассказывал об этом проекте еще в начале сентября на конференции Russian Enteprise Content Summit) объяснял это ограничениями используемого ПО с точки зрения развития функционала и масштабирования системы. Довод вполне понятный, если бы речь шла об управлении учетом документов с помощью Excel. Но нюанс заключался в том, что в МТТ “до того” использовалась платформа EMC Documentum, которую при всех возможных ее недостатках заподозрить в ограничениях по функционалу и производительности довольно сложно.

Причина же смены используемой системы кроется довольно часто (как и в этом случае) совсем в другом — она скорее находится на стороне заказчика, а не поставщика: доработка базовой платформы “под себя”, причем в слабо контролируемом режиме (например, без надлежащего документирования действий программистов) зачастую приводит к полной потере управляемости используемой системы и как результат к необходимости начинать все с самого начала, с чистого листа. А выбор “с чистого листа” в пользу “старой доброй” Notes был обусловлен не только техническими и стоимостными параметрами базовой системы, но и тем, что российский партнер смог предложить заказчику не просто западную платформу, но и собственное тиражное решение на ее основе.

В качестве решения проблемы “развития за разумные деньги” Олег Бейлезон предложил возможность использования СЭД-решений на базе СПО, но такой вариант был воспринят аудиторией весьма скептически с известной аргументацией, что всем известно, где лежит бесплатный сыр.

Комплексность задач ECM была хорошо показана в докладе административного директора компании “АльфаСтрахование” Ольги Бужинской. В качестве основных компонентов информационной системы этой страховой организации она выделила сайт (включающий в свою очередь внутренние и внешние разделы), общекорпоративные ресурсы, специализированные приложения, СЭД, средства мониторинга информации Центробанка и модули взаимодействия с партнерами. Для обеспечения такой разнородной ИТ-системы, конечно же, требуются различные ИТ-решения, и тут на передний план выступают задачи интеграции, которые должны решаться на основе ряда базовых принципов: открытость, персонификация, безопасность, полнота, отсутствие дублирования, однозначность трактовки.

Впрочем, реальная жизнь обычно развивается эволюционно, без подходов типа “старый мир разрушим, а потом…”, поскольку главного принципа использования ИТ — обеспечения непрерывности бизнеса — никто не отменял. Именно этот тезис был одним из главных в выступлении заместителя начальника управления ИТ “Группы Полюс” Василия Долгова, который рассказал о развитии управления информацией в своей компании в докладе под названием: “От классического документооборота до системы управления информационными ресурсами”. Тут нужно напомнить, что “Группа Полюс” (больше известная под своим старым названием “Полюс Золото”) — это ведущий российский золотодобытчик, входящий в число крупнейших золотодобывающих компаний мира по запасам минерально-сырьевой базы и объемам производства. С точки зрения ИТ особенностью компании является не просто распределенная структура организации, но очень сильно распределенная, причем многие ее подразделения находятся в местах, куда “только самолетом можно долететь”. Именно поэтому коммуникационная сеть “Группы Полюс” построена в основном на использовании спутниковой связи.

Информационно-документационная система компании в последние годы развивалась двумя во многом параллельными путями: с 2007-го на базе продукта DocsVision для решения задач классического регламентированного документооборота (приказы, учет входящих-исходящих, контроль исполнения, согласование договоров и пр.), а в 2008-м с помощью Microsoft SharePoint стали создавать именно ECM-систему для общего коммуникационного пространства, в котором могли бы взаимодействовать между собой все сотрудники предприятия, можно было бы хранить самую разнообразную неструктурированную информацию, размещая ключевые документы в соответствующих рабочих областях, обеспечивая совместную работу над проектами внутри компании и т. д. Как пояснил Василий Долгов, в качестве альтернативных вариантов при выборе ECM-платформы рассматривались предложения OpenText и IBM; выбор в пользу SharePoint был сделан во многом из-за более простых возможностей адаптации системы к специальным требованиям заказчика, в том числе в отношении пользовательского интерфейса. В результате почти шестилетней работы над этим проектом SharePoint, которую поначалу больше рассматривали как коммуникационную среду, превратилась именно в систему, создающую единое информационное пространство с интеграцией в нее как внутренних решений (“1С”, DocsVision и др.), так и внешних приложений и ресурсов. Именно ECM-платформа выполняет такие важные функции, как автоматическая категоризация документов, управление правами доступа, обеспечение безопасности и поддержка территориально-распределенного обмена данными в условиях нестабильных каналов связи с низкой пропускной способностью.

На сегодня одной из основных проблем перехода к “настоящему” электронному документообороту является обеспечение архивного хранения электронных документов. О том, что задача эта вполне решаема, рассказала вице-президент по управлению банковскими операциями финансовой группы (ФГ) “Лайф” Елена Петрова. Реализованный в этой ФГ, объединяющей ряд банков и компаний, электронный архив валютного контроля позволяет хранить документы валютного досье в электронном виде, причем это относится и к документам, представленным клиентами на бумажных носителях. В целом внедрение такой системы позволило, по мнению г-жи Петровой, повысить скорость и качество обслуживания клиентов, снизить операционные риски для банка и цены для заказчиков на услуги валютного контроля, улучшить технологичность деловых процессов.

“Дал поручение и забыл” — именно так была обозначена цель проекта по внедрению интеграционных решений для документооборота и принятия управленческих оперативных решений в строительной группе ПИК. Руководитель аппарата президента ГК ПИК Юрий Дегтярев определил его ключевые задачи:

  • создание программной среды, которая минимизирует или исключает для сотрудника возможность не исполнить данное ему получение;
  • возможность для руководителя в любой момент времени проконтролировать ход исполнения поручения;
  • оценка KPI сотрудника в плане исполнительской дисциплины при работе с документами.

Старт проекту был дан в мае 2010-го, полноценная промышленная эксплуатация идет с января этого года. В системе, реализованной на базе платформы DocsVision, сейчас работает 1300 пользователей. За прошедшие десять месяцев через систему прошло 45 тыс. поручений, 3800 просьб (неформальные обращения подразделений друг к другу) и 54 протокола верхнего уровня.

В целом представленные на конференции доклады отразили довольно широкий спектр прикладных задач, решаемых с помощью СЭД, возможность и эффективность создания комплексных систем управления информационными ресурсами. Весьма характерно, что никто из выступавших не отметил в качестве серьезных препятствий проблемы с нормативно-законодательными требованиями. Эта тема была отдельно поднята на заключительной дискуссии, однако вывод оказался таким: вопросы есть, но они решаемы. Тем самым был еще раз подтвержден известный тезис: “кто хочет — тот делает, кто не хочет — ищет причину, чтобы не делать”…

Версия для печати (без изображений)