Круг задач автоматизации управления документами в российских компаниях стремительно выходит за пределы традиционных границ систем электронного документооборота (СЭД). Помимо того, что увеличивается спектр внутреннего функционала, быстро растет актуальность интеграции и взаимодействия СЭД как с внешними и внутренними информационными системами (например, с ERP или Web-сайтами), так и с СЭД других предприятий. Второй вариант сейчас особенно востребован государственными структурами, вопросы использования ИТ в которых стремительно смещаются от обеспечения внутренних деловых процессов к документационному взаимодействию разных ведомств и организаций, причем как по вертикали (то есть с выше- и нижестоящими), так и по горизонтали (то есть между организациями, которые не связаны друг с другом иерархически). Еще несколько лет назад доля госорганов, имеющих у себя СЭД, была не очень велика, поэтому и вопросы взаимодействия СЭД были не очень актуальны. Но сейчас ситуация выглядит уже совсем иначе: СЭД применяют практически все федеральные и региональные органы исполнительной власти страны. Быстро растет число пользователей в муниципальных госструктурах, причем новые пользователи среди технических требований указывают поддержку обмена электронными документами со своими контрагентами.

Помимо взаимодействия СЭД разных организаций сегодня быстро растет актуальность взаимодействия таких систем с Web-сайтами, а также управления обращениями граждан. Сайты сейчас есть уже у всех госструктур, при этом значительная часть информации, которая должна публиковаться на сайте органа власти, присутствует в его СЭД и потому было бы логичным автоматизировать процессы ее публикации в Web. В то же время быстро растет популярность интернет-приемных, через которые в СЭД идет поток обращений граждан. Эти письма поступают не только с собственных сайтов госорганизаций, но и из различных внешних источников — есть, например, дополнительный поток обращений с президентского сайта www.kremlin.ru, передаваемый для рассмотрения на места.

Интеграция этих потоков с СЭД дает весьма ощутимую пользу, нужно только правильно нащупать те цепочки взаимодействия, где идет действительно большой поток документов и информации. В целом приоритеты в решении подобных задач могут быть разными, ясно одно: объем данных, «гуляющих» между различными системами, увеличивается.

Основываясь на собственном опыте, генеральный директор барнаульской компании «КС-Консалтинг» Андрей Балабанов отмечает, что в регионах СЭД все шире применяются на уровне муниципальных организаций. Еще недавно власти субъекта федерации не особо волновались по поводу обмена документами с муниципальным органами, в том числе и потому, что там почти не было СЭД. Но сейчас ситуация радикально изменилась. У муниципальных органов власти есть много СЭД, которые являются источниками/поставщиками данных, и информационный обмен с ними разными путями стал налаживаться.

Описав в целом эту новую для российского рынка СЭД ситуацию, Андрей Балабанов высказывает убеждение, что сейчас в распоряжении и СЭД-поставщиков, и СЭД-заказчиков есть все необходимые средства для решения назревших задач. «Мы уже много лет ведем работу по внедрению и поддержке СЭД не только в нашем Алтайском крае, но и во многих других регионах Сибири и Дальнего Востока. При этом мы ориентируемся на использование системы „ДЕЛО“ разработки компании „Электронные офисные системы“, которая очень широко применяется в органах государственной власти разного уровня. В этой СЭД уже есть все необходимые механизмы интеграции, в том числе и с решениями других поставщиков».

Но еще недавно, по его наблюдениям, вопросы взаимодействия различных систем были сопряжены с огромными сложностями для государственных структур. Нужно было договориться с контрагентами о регламенте и способах взаимодействия, разработать для каждой стороны модуль СЭД, который будет реализовывать этот сценарий обмена. При этом совсем не было очевидно, что «договорившись» с одним контрагентом, вы сможете такой же сценарий реализовать у другого.

Однако сейчас начинает использоваться единый стандарт механизма межведомственного электронного документооборота (МЭДО), который позволяет переходить к унифицированным типовым решениям, используя защищенный информационный транспорт и единый регламент для всех участников. Первоначально этот проект, стартовавший еще несколько лет назад под эгидой Федеральной службы охраны, был ориентирован только на обмен документами между федеральными правительственными органами верхнего уровня (аппарат Правительства и министерств); потом он был распространен на все федеральные структуры. Сейчас он продвигается в регионы, которые с его помощью могут обмениваться документами как между собой, так и с федеральными структурами. По существующему сегодня положению на каждый регион выделяется один аккаунт, но физически к этой точке внешнего взаимодействия может подключаться множество местных структур, работающих в единой СЭД (примерно как на одном доменном имени Интернета можно создать много имен более низкого уровня).

По мнению руководителя «КС-Консалтинга», в ближайшие два года МЭДО будет активно продвигаться в регионы, где уже проведена необходимая подготовка СЭД субъектов. При этом очень важно, что помимо директивных методов в деле внедрения стандартов и механизмов их реализации большую роль играет пример контрагентов (сейчас в первую очередь федеральных), уже использующих эти средства. Многие организации стали получать от своих федеральных коллег письма с приглашением к ведению обмена документами через МЭДО; естественно, это подстегивает интерес региональных органов власти к таким возможностям. «Иногда даже до курьезов доходит, — рассказывает Андрей Балабанов. — Недавно к нам обратился один из вузов, использующих СЭД „ДЕЛО“, с вопросом, что от них требуется для подключения к МЭДО и обеспечения обмена документами через эту систему. Пришлось разъяснять, что в МЭДО их не возьмут».

Достоинством интеграции с МЭДО является радикальное повышение оперативности обмена документами, а также освобождение сотрудников от рутины за счет автоматизированной регистрации поступивших документов. Оперативность — момент очень важный, так как сегодня нередки случаи, когда региональный орган власти получает бумажный документ с федерального уровня в момент, когда срок ответа по нему уже истек.

Использование МЭДО при совместной работе с системами «Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций» (УРОГ) также радикально облегчает жизнь на местах. И дело тут даже не только в оперативности получения документов и уменьшении рутинных операций. В данном случае УРОГ может еще периодически запрашивать информацию о ходе и итоге рассмотрения отдельных обращений, переданных из УРОГ в регион (подготовка данных срезов без интеграционных решений — процесс трудоемкий).

«Развернутое нами в 2013 г. в трех регионах интеграционное решение для СЭД „ДЕЛО“ позволяет автоматизировать подготовку ответов на такие запросы, — рассказал Андрей Балабанов. — Мы получили очень позитивные отклики от пользователей. В паре регионов заработало наше решение для обеспечения взаимодействия этой же СЭД с www.kremlin.ru и сайтами региональных и федеральных органов власти (РОИВ/ФОИВ). В данном случае речь идет о работе с обращениями граждан, поданными из регионов через www.kremlin.ru и в конечном итоге попавшими для рассмотрения в региональный или федеральный орган власти. При наличии в органе власти СЭД „ДЕЛО“ решение обеспечивает автоматическую отправку сведений о ходе рассмотрения обращения на сайт РОИВ/ФОИВ. Такая информация становится доступна заявителю в его кабинете на www.kremlin.ru даже в том случае, когда обращение рассматривалось где-то в регионе. Во-первых, это действительно удобно и прозрачно для граждан, а во-вторых, не нагружает отделы по работе с их обращениями, так как вся необходимая информация уходит на сайт автоматически. Данное решение достаточно легко тиражируемо и может использоваться теми заказчиками, кто использует СЭД „ДЕЛО“».

Другой интересный пример: проект, реализованный для города Стрежевого Томской области. Интернет-приемная городской администрации была интегрирована с СЭД, используемой для работы с обращениями граждан. Кроме СЭД «ДЕЛО» там широко используется ECM-система eDocLib (также разработки ЭОС) для работы с распорядительными документами, проектами и т. п. Она также была связана с сайтом администрации города: подлежащий публикации документ отправляется на сайт, где автоматически формируется материал для опубликования документа соответствующей категории и после проверки полноты и корректности информации одним щелчком мыши публикуется на сайте.

Разумеется, на пути реализации таких комплексных систем возникают проблемы, но лежат они в основном не в технической, а в организационно-методической сфере, в том числе в нормативно-законодательной базе. Некоторые подвижки по регионам, считает Андрей Балабанов, наметились, однако здесь нужна помощь государства. В целом он оценивает ситуацию и перспективы ее развития позитивно: «Все предлагаемые нами решения реально повысили эффективность работы сотрудников наших заказчиков, реально повысили отдачу от эксплуатируемых у них систем. Причем этот эффект направлен не только внутрь, но и вовне. Повысились оперативность и четкость работы с федеральными документами и обращениями граждан. И, что очень важно, эффект заметен и населению».

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ ЭОС


Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)