Олег Бейлезон занимает должность главного архитектора компании «Логика бизнеса» (группа «АйТи»). До того как он стал работать ИТ-консультантом и вендором (в «Логике бизнеса», например, он главный разработчик СЭД на СПО-платформе Alfresco), Олег приобрел большой опыт работы по разным ИТ-специальностям как на стороне исполнителей проектов, так и на стороне заказчиков и, что называется, на собственной шкуре ощутил все резоны, мотивы и интересы компаний, внедряющих информационные системы. Поэтому его рекомендации по поводу проектов перехода с одной ECM-системы на другую взяты не с потолка (читай: из СМИ), а из суровых будней корпоративной действительности.

Уже довольно продолжительное время на российском рынке СЭД-систем можно наблюдать тенденцию «второй волны» — когда заказчики, внедрившие у себя СЭД пять и более лет назад, начинают проекты по миграции на новую технологическую платформу. Заказчики все чаще прибегают к сложной процедуре перевнедрения СЭД, поскольку поддерживать старую систему без возможности расширять и модернизировать ее с помощью вендора становится более затратно, нежели «всё выбросить и поставить заново». Похоже, скоро слова «внедрение СЭД» почти всегда будут подразумевать «перевнедрение». В этом случае для заказчика главное — не ошибиться и выбрать современную, высокопроизводительную и открытую платформу.

1: подумайте еще раз

Внедрение любой информационной системы — проект сложный. Замена системы — сложнее вдвойне. Поэтому прежде чем решаться на проект по замене системы, проверьте — нет ли возможности улучшить ситуацию менее радикальным образом. По нашим наблюдениям, сигналами для замены ECM-решения могут служить: неудовлетворительная производительность существующей ИТ-системы, растущие аппаратные требования, частые сбои, нежелание вендора предлагать адекватные условия модернизации, отказ ИТ-компаний сопровождать систему в ее нынешнем состоянии, привязка к устаревшим программным и аппаратным платформам, ограниченные возможности интеграции. Каждый из таких сигналов по отдельности хоть и представляет собой проблему, но, как правило, вполне устраним. Если же ваша ECM-система начинает подавать сразу несколько сигналов, пора принимать радикальные меры.

2: не только избавление от проблем, но и развитие

Ваша цель при замене системы должна состоять не только в том, чтобы избавиться от проблем, но и чтобы добавить новые возможности. Тонкие клиенты, виртуализация, облака, добавление социальной функциональности, объединение разрозненных архивов на одной технологической платформе, поддержка юридически значимого документооборота, интеллектуальное распознавание текста — всё то, что еще пять-семь лет назад было экзотикой, сейчас поддерживают многие ЕСМ-продукты, и этими новшествами не стоит пренебрегать.

3: заручитесь поддержкой бизнеса

Замена бизнес-системы (а в современном мире система управления контентом представляет собой решение, непосредственно поддерживающее ведение бизнеса) — это не технологический, а бизнес-проект. В создаваемую в вашей компании рабочую группу проекта по замене системы обязательно должны входить и представители бизнес-подразделений, которые являются пользователями старой системы, и те коллеги, чьи подразделения планируется привлечь к использованию новой.

4: тщательно определите критерии

Следующий шанс на замену системы появится у вас не скоро, поэтому стоит убедиться в том, что новая ЕСМ действительно удовлетворяет всем вашим потребностям — и текущим, и тем, что могут появиться в обозримом будущем. Составьте исчерпывающий список и проведите тщательное сравнение кандидатов.

5: не наступайте на те же грабли

Убедитесь, что система, которую вы выбираете, не станет для вас обузой через год-другой после внедрения. Проверьте открытость и расширяемость ее архитектуры, убедитесь в развитости экосистемы поддерживающих ее ИТ-компаний, вспомните о кросс-платформенности, оцените аппаратные требования с учетом роста бизнеса. Если система поставляется с открытыми исходными кодами, это может стать дополнительным преимуществом, так как в самом крайнем случае возникшие проблемы можно будет устранять «в домашних условиях», с помощью собственных специалистов.

6: внимательно отнеситесь к выбору подрядчика

Вам нужна компания, имеющая опыт работы и с вашей старой системой, и с той, на которую вы переходите. Желательно также, чтобы в её «портфеле» было несколько завершенных проектов по переходу с одной системы на другую, поскольку такие проекты имеют свою специфику, касающуюся вопросов мэппинга данных, жизненных циклов, регламентов синхронизации информации в случае продолжительной миграции.

Если ваша система совсем уж специфична, может быть целесообразным сначала провести небольшой исследовательский проект, чтобы понять все имеющиеся ограничения.

7: определите правила и этапы

Миграция, как правило, не одномоментный процесс. Совместно с подрядчиком определите этапы переноса данных, разработайте регламенты переходного периода — кто, когда и по каким правилам переходит к работе в новой системе. Модифицируйте имеющиеся регламенты, сориентировав их на работу с новой системой.

8: запаситесь планом «Б»

Даже в случае самой лучшей системы и самого лучшего подрядчика что-то может пойти не так. Ваш бизнес не должен страдать от этого. Совместно с подрядчиком определите возможные риски и составьте планы реагирования в аварийной ситуации, запасные регламенты работы. Создайте консультативный центр, куда пользователи смогут обратиться в случае возникновения проблем или потери информации.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ «ЛОГИКА БИЗНЕСА»

Другие спецпроекты

Версия для печати