ОАО «КЭС-Энергостройсервис» — филиал энергетической компании «КЭС Холдинг» — является одним из крупнейших объединений на рынке инжиниринговых и энергосервисных услуг в России. Централизованный бухгалтерский и налоговый учет компании с 2011 г. осуществляет ЗАО «Учетно-финансовый сервис» («УФС»), которое обслуживает и другие предприятия «КЭС Холдинга».
Не секрет, что подобные компании ежедневно сталкиваются с большим объемом информации и необходимостью обработки значительного числа документов, которые кроме всего прочего должны быть доступны другим структурам холдинга, а это предполагает постоянное совершенствование учетных систем.
По словам Станислава Карамушко, заместителя начальника информационно-аналитического управления ЗАО «УФС», с
Тем не менее ввод данных большого числа документов на предприятии продолжал осуществляться главным образом вручную, а согласование — через электронную почту, что отнимало немало времени. На передачу документов из филиалов в центр уходило от трех до семи рабочих дней.
«Следующей важной задачей стала стандартизация работы с договорами и первичными бухгалтерскими документами, так как в холдинге не было единой корпоративной системы управления документами или любой другой корпоративной информацией (СЭД или электронного архива). В отдельных компаниях существовали локальные СЭД, но они служили в основном для автоматизации организационно-распорядительного документооборота внутри каждой компании. Информация между компаниями холдинга передавалась в чаще всего по электронной почте либо с помощью общих сетевых папок. Это влекло за собой потери и дублирование информации, которое уверенно приближалось к 50%», — рассказал г-н Карамушко.
По его словам, чтобы решить эти проблемы, необходимо было оптимизировать документооборот. Были сформулированы следующие задачи: централизовать бухгалтерский и налоговый учеты, сократить затраты на обработку документов, повысить ее качество. Кроме того, пояснил г-н Карамушко, к началу года закончились все проекты по унификации учетных систем и возник некий период стабильности, который необходимо было использовать для анализа текущих производственных процессов компании и их реинжиниринга в соответствии с поставленными задачами. «Внутри компании появилось понимание, что без перемен не будет прогресса. Руководство регулярно принимало участие в конференциях общих центров обслуживания и владело необходимой информацией о том, каким образом строят свою работу лидеры отрасли», — отметил он.
Выбор оптимального ИТ-решения — всегда непростая задача, требующая тщательно сформулированных требований к ПО, а в перспективе — грамотной организации его внедрения. «Выбирая решение важно правильно определить его компоненты, учитывая масштаб, бюджет и конечные цели проекта, создать грамотную команду профессионалов и привлечь пользователей. Без обратной связи со стороны людей, которые будут работать с системой, любой проект обречен на провал, — считает г-н Карамушко, — Мы руководствовались несколькими параметрами. Прежде всего, решение должно быть широко представлено на рынке и иметь положительные отзывы. Далее, безусловно, важны цена решения, возможность масштабирования. Компания должна иметь большой опыт в данном направлении, к тому же немаловажный фактор — возможность самостоятельной поддержки решения после окончания проекта».
В итоге для организации электронного архива был выбран продукт «1С:Документооборот 8». «Трудностей с выбором не возникло, платформа „1С“ используется в холдинге, специалисты располагают необходимой компетенцией, — пояснил он. — Сложнее оказалось с системой ввода данных, так как большого опыта и информации по этому направлению у нас не было. В итоге мы встретились с несколькими поставщиками и выбрали решение ABBYY FlexiCapture для потокового ввода данных. В его пользу было несколько факторов: ABBYY фактически являлась поставщиком „движка“ для решений конкурентов, также компания сумела убедить нас своей ценовой политикой и предоставлением тестового экземпляра решения, на котором мы фактически провели пилотный проект».
По словам г-на Карамушко, в проекте внедрения со стороны «УФС» были задействованы сотрудники, условно разделённые на три группы: руководство компании, отвечавшие за административную поддержку проекта; три человека из информационно-аналитического управления, отвечающие за техническую и методологическую поддержку проекта в части информационных систем, методов и подходов к работе с информацией; пользователи, отвечающие за методологию хранения документов в электронном архиве. «Со стороны ИТ участвовало всего три человека, и мы считаем это одним из ключевых факторов успеха проекта. Система сделана пользователями для самих себя, естественно, с правильной организацией процесса», — отметил он.
«Практически весь проект выполнялся силами заказчика. Сотрудники ABBYY помогали с обучением и решали возникавшие в ходе реализации проекта вопросы», — добавил Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам «ABBYY Россия».
На этапе формирования технических требований и рабочей группы происходило также составление проектной документации и внутренних нормативных актов. По словам г-на Карамушко, одним из ключевых моментов проекта явилось создание (приказом руководства) методологического комитета, председателем которого был назначен исполнительный директор компании. В его состав вошли руководители и пользователи всех ключевых направлений. «Комитет имеет полномочия вносить предложения и принимать решения по каждому из представленных направлений: бухгалтерский учет, расчет зарплаты, кадровый учет, канцелярия и ИТ. Из нормативных актов отмечу создание регламента по обработке документов, утверждённого приказом компании, в котором описаны все роли, процессы и форматы хранения данных в электронном архиве», — рассказал он.
Своевременное издание приказов и их неукоснительное исполнение участниками проекта помогло избежать простоев в работе. «В большинстве компаний холдинга у нас не было периода, когда необходимо было сначала загрузить „исторические“ данные, а затем работать с текущими документами. Издавался приказ, в котором указывалось, с какого момента те или иные участки должны хранить документы в электронном архиве. Если все-таки нужно было загружать в систему обработанные ранее данные и документы, то период загрузки мог затянуться на шесть-девять месяцев, но, тем не менее, ощутимого влияния на текущую работу это не оказывало», — рассказал г-н Карамушко.
По его словам, проект начинался как создание электронного финансового архива «УФС». «Это обстоятельство заставило нас уже на первом этапе более внимательно отнестись к технической и информационной архитектуре решения, что позволило заложить некий базис для дальнейшего развития системы. Честно говоря, у нас не было какой либо стратегии развития данного решения, но по мере ее использования новые подразделения компании, а потом и холдинга стали работать с данной системой. Одновременно с этим при поддержке системы мы придерживаемся принципов минимальной кастомизации и максимального использования типового функционала, что позволяет на текущий момент осуществлять обслуживание системы тремя-четырьмя специалистами без отрыва от выполнения других задач, не связанных с поддержкой данной системы», — пояснил г-н Карамушко.
«Нашу сертификацию по работе с ABBYY FlexiCapture прошли несколько ИТ-специалистов „КЭС Холдинга“. Обучение операторов сертифицированные специалисты „КЭС Холдинга“ проводили уже своими силами. Дистрибутив продукта, который мы передаем заказчику, содержит всю необходимую документацию: справки к различным модулям программы, руководства для системного администратора и операторов. Кроме того, после обучающего курса клиенты получили весь комплект учебных материалов: презентации и практические задания, набор тестовых проектов. Так как проект выполнялся силами заказчика, проектную документацию они готовили самостоятельно», — прокомментировал Дмитрий Шушкин.
Г-н Карамушко добавил, что обучение продукту FlexiCaptire 10 прошло четыре сотрудника, что повлияло на сокращение стоимости поддержки и владения системой.
«Решение было внедрено даже быстрее, чем планировалось. Пилотный проект для «УФС» и 12 ее филиалов на всей территории присутствия «КЭС Холдинга», был разработан всего за три месяца. А за счет унификации процессов внедрения период реализации проекта для «КЭС-Энергостройсервис» с учетом всех филиалов составил два месяца. Так как в данном проекте использовался успешно работающий функционал, проект по сути превратился в тиражирование с уточнением информации по первичным формам, используемым в «КЭС-Энергостройсервис», — отметил г-н Шушкин.
Говоря о трудностях в ходе реализации проекта, г-н Карамушко прежде всего отметил неприятие большинством сотрудников новых средств и методов работы с информацией: «Понимание нужности этих решений пришло со временем, примерно через год, когда база архива наполнилась информацией, с которой можно было работать без бумажных копий».
В результате внедрения удалось сократить время обработки документов и их подготовки к проверкам. «Обработка и передача документов между филиалами занимает сейчас не дни, как раньше, а часы, причем количество потерь документов и ошибок в процессе передачи документов снизилось примерно с
Сейчас функционирует электронный архив финансовых документов «КЭС Холдинга», в том числе в качестве хранилища ЮЗДО. Канцелярией «УФС» в электронном виде ведется управление организационно-распорядительной документацией, казначейством «КЭС Холдинга (обработка и управление векселями, налоговым департаментом «КЭС Холдинга»), согласование налоговых требований.
На сегодняшний день внедренным решением пользуется около 1,5 тыс. человек на всей территории присутствия «КЭС Холдинга».
В качестве важного критерия эффективности, определяющего в итоге оправданность внедрения, г-н Карамушко отметил выполнение ежегодных целевых показателей оптимизации численности сотрудников компании с учетом повышения качества предоставляемых услуг: «Наша компания за три года сократилась в численном составе примерно на 30%, и естественно без нового подхода к производственному процессу невозможно сохранить, а тем более повысить качество услуг».
По его словам, говорить о полном завершении внедрения в принципе некорректно, поскольку каждый день появляются новые способы и инструменты управления информацией, без которых современный бизнес не сможет выжить в конкурентной борьбе. «Наш проект позволил при сравнительно скромном бюджете отработать процессы управления корпоративной информацией и создать плацдарм для еще более масштабного внедрения. Предпосылки к этому в холдинге сейчас имеются, в этом году должен закончиться первый этап внедрения корпоративной СЭД. Мы также продолжаем знакомство с продуктами ABBYY, сейчас нас заинтересовало их решение для семантического поиска информации, планируем в следующем году использовать его в нашем архиве», — резюмировал г-н Карамушко.
