Системы электронного документооборота и управления корпоративным контентом (СЭД/ECM) уже стали неотъемлемой частью современной корпоративной информационной инфраструктуры. Но сложные экономические и политические условия накладывают свои ограничения и требуют пересмотра традиционного подхода. О том, как поставщики стараются учитывать особенности нынешней ситуации, какие продукты и методы предлагают, шла речь на ежегодной конференции «Экосистема ECM», которая в этом году была посвящена действиям в условиях кризиса.

Ставка на СПО

Тема свободного ПО (СПО) заняла центральное место на конференции. По мнению докладчиков, в кризис именно ПО с открытым исходным кодом может лучше всего удовлетворить потребности предприятий, так как обеспечивает независимость от разработчика, сулит экономию за счет отсутствия платы за лицензии, предоставляет гибкость в адаптации благодаря открытым кодам и позволяет использовать стек СПО, включая СУБД PostgreSQL и другие продукты.

Обычно в каждой предметной области ведущие позиции занимают несколько ИТ-продуктов. Но судя по докладам на конференции, на российском рынке ECM с открытым кодом есть один явный лидер — платформа Alfresco, которую продвигает одноименная английская компания. Эта система существует в двух редакциях: бесплатной — Alfresco Community, которую развивает сообщество, и платной — Alfresco Enterprise, представляющей собой коммерческую версию продукта, распространяемой под проприетарной лицензией, но с открытым исходным кодом.

Другими словами, платформа Alfresco не всегда являются бесплатной, как, впрочем, и большинство СПО-систем, поэтому к тезису о бесплатности лицензий следует подходить осторожно. Правда, у Alfresco Enterprise лицензирование предусмотрено на сервер по числу одновременных пользователей, что удобнее, чем по количеству рабочих мест, считает Артур Панчоян, архитектор решений компании «Логика бизнеса».

В нестабильных условиях системы на базе СПО выходят на первый план, так как дают заказчику определенную свободу. Если ему не нравятся услуги одного поставщика, он может легко перейти к другому, не меняя саму платформу, так как сейчас в России появился большой выбор продуктов на базе Alfresco. В результате конкуренция между поставщиками растет, а именно она и является главным двигателем прогресса. И поскольку в мире СПО основным источником дохода является поддержка, можно надеяться на улучшение качества обслуживания.

Гибкость

Для кризисного периода, когда происходит резкое ухудшение экономического состояния страны, характерно нарушение сложившихся производственных связей. Предприятиям приходится приспосабливаться к таким переменам. Зачастую сотрудников увольняют, а производство перепрофилируют. В результате нужно менять выстроенные бизнес-процессы.

Если система документооборота достаточно гибкая, ее можно без особого труда подстроить под новые бизнес-процессы. Но это должно быть заложено в ее архитектуре, которую Олег Пашинин, директор практики ECM компании AT Consulting, назвал антикризисной.

Он выделил четыре режима управления предприятием:

— ручное управление, когда руководитель координирует работу сотрудников посредством прямых поручений;

— взаимное согласование, при котором сотрудники сами могут принимать решение, согласуя их друг с другом;

— стандартизация операций, в этом случае деятельности сотрудников строится на четких стандартах управления, принятых в организации;

— стандартизация навыков, когда координация деятельности сотрудников производится за счет того, что каждый является профессионалом и знает, какие решения нужно принимать в завис от ситуации.

И хотя обычно в организации используется несколько форм управления, как правило, одна из них доминирует. Если рассматривать эти формы с точки зрения кризиса, то, по словам Олега Пашинина, оказывается, что организации, в которых преобладает стандартизация навыков или операций, хорошо себя чувствуют в стабильных условиях, когда все четко и понятно. И наоборот, две другие формы управления лучше подходят для нестабильной экономики.

Поэтому когда происходят кризисные явления, форма управления зачастую меняется на ручное управление либо взаимное согласование. И здесь встает вопрос об изменении системы ECM/СЭД, так как для каждой формы управления существует своя архитектура, которая в наилучшей степени приспособлена для нее. Так, для ручного управления подходит СЭД, построенная на поручениях, для взаимного согласования — система коллективной работы с документами и т. д.

«Это нужно учитывать, так как если архитектура системы документооборота не соответствует форме управления, то ее внедрение происходит трудно, а сама система работает плохо. Но именно это может случаться в кризис, когда в организации меняется форма управления», — сказал Олег Пашинин.

Этого можно избежать, если система является достаточно гибкой, чтобы меняться вслед за изменениями формы управления. Для реализации такой гибкости AT Consulting предлагает для ECM/СЭД компонентную архитектуру, состоящую из взаимосвязанных компонентов, каждый из которых выполняет отдельную функцию, характерную для одной из перечисленных форм управления.

«В результате получается система, которая удовлетворяет любой форме управления, но в одних случаях больше используется один функционал, а в других — другой. При изменении формы управления эти акценты просто меняются», — объяснил Олег Пашинин и добавил, что в качестве основы для воплощения такой архитектуры его компания использует собственную разработку на базе Alfresco, в которой есть все основные компоненты, кроме некоторых, которые пришлось достроить, например, функционал для работы с заданиями и поручениями.

Безопасность

Кризис сейчас происходит не только в экономике, но в информационной безопасности, на что указывает резкий рост числа инцидентов и взломов, а также постоянные шпионские скандалы.

Это необходимо учитывать при построении СЭД/ECM-системы, в которой обычно хранится немало конфиденциальной информации. Для нашей страны это особенно актуально. По словам Владимира Рябчикова, генерального директора компании НЦПР, в прошлом году было принято законодательное уточнение насчет хранения персональных данных на территории России, в котором говорится, что продукты, которые не имеют сертификации на контроль по отсутствию недекларированных возможностей, не могут использоваться в государственных информационных системах и системах хранения персональных данных.

В связи с этим НЦПР сейчас занимается сертификацией во ФСТЭК своей ECM-платформы «МСВСфера Инфооборот» 4.2 на базе Alfresco Enterprise на соответствие требованиям 4-го уровня контроля недекларированных возможностей (НДВ4). По мнению Владимира Рябчикова, этот процесс завершится в ближайшее время, и тогда «МСВСфера Инфооборот» станет в России третьей ECM-платформой с таким сертификатом после EMC Documentum и IBM FileNet. Это — важное событие для мира СПО, поскольку две другие сертифицированные системы являются проприетарными.

Но недостаточно защитить одну лишь платформу. Нельзя забывать о пользователях. которые сейчас становятся все более мобильными. Для них НЦПР вместе с компанией «ИнфоТеКС» разработала решение «Мобильный Инфооборот» со встроенной криптозащитой. Представляя этот продукт, Владимир Рябчиков подчеркнул, что при его создании особое внимание было уделено возможности работы со смартфонов: «Для планшетов есть много мобильных приложений для работы с документами, а для смартфонов почему-то мало, но есть существенные отличия».

«Мобильный Инфооборот» уже прошел проверку на смартфонах Samsung, но еще осталось защитить каналы связи. Компания НЦПР этим занимается, и Владимир Рябчиков считает, что положительное заключение по этому вопросу будет получено через месяц-полтора. Он также отметил, что из мобильных платформ поддерживается только Android, так как у iOS есть ограничения с точки зрения встраивания криптографии.

СПО-проекты

Судя по докладам на конференции, у российских компаний уже накоплен немалых опыт внедрения систем документооборота с открытым кодом. Так, «Логика бизнеса», входящая в группу компаний «АйТи», реализовала в 2014-м несколько проектов на базе СУБД PostgreSQL и системы «Логика СЭД Госуправление» которая построена на СПО-платформе JBoss от Red Hat и заточена под требования госучреждений.

Оказывается, на Open Source переходят весьма закрытые организации. Например, в Федеральной службе исполнения наказаний (ФСИН) была развернута система, охватывающая до 30 тыс. пользователей (в конце проекта их будет 40 тыс.) в 82 регионах. Как рассказал Артем Захаров, руководитель направления компании «Логика бизнеса», особенностью этого проекта является большой объем документов, территориальная распределенность и большое количество пользователей.

Другой проект, который реализуется в корпорация «Тактическое ракетное вооружение», отчасти объясняет интерес госучреждений к СПО. Дело в том, что одна из компаний корпорации — НПО «Машиностроение», попала под санкции, и ей ограничили использование проприетарного ПО. Правда, по словам Артема Захарова, внедрение «Логики СЭД» не связано с санкциями, так как началось еще в 2011-м. Сейчас три организации корпорации уже внедрили систему «Логика СЭД Госуправление» и продолжают ее развивать за пределы документооборота.

При этом два представленных проекта различаются подходами к использованию ПО. «Во ФСИН система поставлялась по принципу заказной разработки, другими словами, заказчик купил начальный набор лицензий, потом мы для них разработали систему и они стали ее правообладателями. А в „Тактическом ракетном вооружении“ пошли другим путем, использовав наше коробочное решение, поэтому время на внедрение ушло в разы меньше, чем во ФСИН», — объяснил Артем Захаров.

Это иллюстрирует одно из преимуществ СПО — гибкость в выборе вариантов внедрения. Артем Захаров пояснил, что заказчики могут и сами вносить изменения в код, правда, чтобы это сделать нужно пройти обучение под руководством «Логики бизнеса». «Но если заказчик сам что-то делает с кодом, не согласуя это с нами, то мы не можем гарантировать ему техподдержку», — уточнил он.

Практический опыт внедрения решений ECM/СЭД с открытым кодом есть и у компании Citeck, которая продвигает систему EcoS, построенную на базе Alfresco и «МСВСфера Инфооборот». Одним из примеров масштабного внедрения является проект в компании Maxxium, занятой дистрибуцией алкогольной продукции. В качестве особенности этого проекта Антон Иванов, генеральный директор Citeck, выделил сложный процесс согласования договоров. По его словам, в результате внедрения удалось сократить время согласования в несколько раз и повысить качество принятия решения за счет доступа сотрудников к актуальной информации по счетам и заказам. Сейчас система, которую применяет порядка 100 пользователей, управляет 500 бизнес-процессами в месяц и объемом данных более 100 Гб в год.

Еще один проект реализован в компании «Газпром космические системы», которая создала и эксплуатирует систему спутниковой связи и вещания «Ямал». По словам Антона Иванова, основная задача заключалась в автоматизации договорной и закупочной деятельности, создании электронного архива и сканировании/распознавании технической документации. Сейчас в системе работает порядка 100 пользователей и 17 тыс. контрагентов, поддерживается консолидированное упорядоченное хранение больших объемов данных.

Также были представлены проекты по автоматизации кредитного конвейера одного из банков на территории СНГ с удаленными отделениями и по внедрению электронного архива в логистической компании. Антон Иванов отметил рост интереса к СПО вообще и к Alfresco, в частности: «Сейчас к нам поступает больше обращений, чем пару лет назад».

От управления документами к управлению процессами и кейсами

Хотя системы документооборота с открытым кодом сейчас набирают обороты, проприетарные продукты не сдают свои позиции. Все-таки Alfresco — довольно молодой продукт, а на стороне многих закрытых систем — длинный жизненный путь и обширный функционал. Видимо, чтобы выделиться на фоне СПО докладчики, представляющие проприетарные системы, сделали упор на управлении не документами, а процессами и кейсами.

По словам Александра Безбородова, руководителя отдела разработки «1С:Документооборот» компании «1С», с начала кризиса интерес к управлению процессами растет, что вполне понятно. Если раньше у предприятий были другие способы повышения эффективности работы, то сейчас таких способов уже нет, и остается только повышать эффективность труда собственных сотрудников. Процессный учет и управление процессами позволяют находить и устранять узкие места, цементировать бизнес-логику, находить точки роста.

Александр Безбородов предложил отделить процессный учет от концепции Business Process Management (BPM): «80% отдачи от процессов можно получить просто наладив процессный подход, который предполагает учет бизнес-процессов и того, что с ними происходит с помощью учетных реквизитов, позволяя следить и оценивать процессы, смотреть статистику по степени их исполнения, согласованию, узнать детали каждого процесса и т. д. Такие возможности контроля за процессами, например, позволяют посмотреть, кто долго выполняет согласование документов или имеет просрочки по процессам и уделить им особое внимание».

Что касается BPM, то это — концепция, касающаяся непрерывной адаптации к изменениям бизнеса организации, довольно сложна в реализации. По мнению Александра Безбородова, можно получить большие преимущества просто за счет процессного учета, реализованного в «1С:Документооборот». В этой системе предусмотрено шесть типовых процессов: согласование, утверждение, рассмотрение, регистрация, исполнение и ознакомление, из которых можно собирать более сложные решения для учета особенностей бизнес-процессов заказчика. Имеются средства сбора статистики, генерации отчетов, мобильная версия.

Для повышения эффективности труда предназначена и система Case Manager компании IBM, построенная, на концепции управления кейсами (Case Management), которая является дальнейшим развитием BPM. «Это — то, что идет после BPM, но здесь подход другой», — сказал Сергей Якимчук, специалист по решениям для управления корпоративным контентом, IBM в России и СНГ.

Он, как и предыдущий докладчик, также выступил с критикой в адрес BPM, но с точки зрения не излишней сложности, а наоборот чрезмерного упрощения: «Автоматизация бизнес-процессов требует больше гибкости. У нас люди, а не роботы, а BPM рассматривает каждого пользователя, как две кнопки — красную и зеленую. Но в жизни бывает много событий, влияющих на выполнение процессов, и нужно учитывать связи процессов между собой».

Для внесения изменений в бизнес-процесс IBM предлагает выделенный модуль, чтобы пользователям не нужно было залезать в движок бизнес-процессов, предусмотрены типовые сценарии для разных отраслей и автоматизации процессов.

По словам Сергея Якимчука, основными преимуществами Case Manager является более быстрое внедрение по сравнению с классическим BPM. Но если в организации есть большое количество четко прописанных, простых операций, например обработка миллионов похожих заявок, то лучше использовать BPM, а когда речь идет о пакетах документов, связанных с бизнес-процессами, тогда целесообразнее применить Case Manager.

Версия для печати (без изображений)