Госсектор

В конце марта мэр Москвы Сергей Собянин заявил о решении сократить численность штата госслужащих столицы на 30% ввиду системного подхода к оптимизации и повышению эффективности деятельности органов государственной власти. Позже это решение было закреплено в постановлении правительства Москвы № 129-ПП. Документ вступает в силу с 1 июня 2015 г.

По словам мэра, сокращение стало возможно благодаря успешно внедренным информационных технологиям. Он полагает, что возможностей для оптимизации деятельности органов государственной власти более чем достаточно и связаны они с переходом на электронный документооборот, устранением дублирующих функций, возможностью получения электронных услуг, предоставляемых в многофункциональных центрах (МФЦ) и т. д.

Его мнение во многом разделяет Алексей Чукарин, руководитель аналитического подразделения Департамента информационных технологий города Москвы, считающий, что применение инструментов автоматизации вполне позволяет сократить штатную численность чиновников. «Внедрение электронного документооборота во всех органах исполнительной власти и подведомственных учреждениях Москвы позволило сократить время доставки документа от одного дня до одной минуты. А использование электронной системы заседаний и совещаний позволило избежать распечатки тысяч страниц для сотен пользователей с протоколами, презентациями, повестками и другими документами», — рассказал он.

В целом, по его словам, за прошедшие три года с момента начала реализации государственной программы «Информационный город» на 2012–2018 гг. ДИТ Москвы реализовал большое количество проектов как по автоматизации и оптимизации деятельности столичных чиновников, так и ИТ-проектов для горожан. «Был создан единый московский портал государственных услуг pgu.mos.ru. В результате, получая услуги в электронном виде, горожане не тратят время на ожидание в очереди. Запустили систему электронных референдумов „Активный гражданин“ ag.mos.ru, с помощью которой только в прошлом году проведено свыше 400 голосований общегородского и районного масштаба. На портале поставщиков market.zakupki.mos.ru свои услуги и продукцию предлагают десятки тысяч предпринимателей», — пояснил Алексей Чукарин.

Поэтому он считает возможным говорить о том, что использование ИТ позволяет значительно ускорить как межведомственное взаимодействие, так и обслуживание населения. Однако при этом надо понимать, что с ускорением и повышением качества работы чиновников растут и требования к ним со стороны населения и бизнеса.

«Использование ИТ позволит оптимизировать рутинные бизнес-процессы, избавиться от бумажной работы, которую сейчас выполняют сотрудники госорганов. Вместе с тем стоит отметить, что у сотрудников госорганов постоянно увеличивается количество задач и функций, поэтому только лишь внедрение ИТ само по себе может не дать необходимого эффекта по сокращению трудозатрат. Особенно на первом этапе, когда внедрение новых технологий зачастую приводит к кратковременному увеличению трудозатрат, связанному с внедрением программного обеспечения, адаптацией сотрудников к его использованию», — сообщили нам в пресс-службе Минэкономразвития.

Более сдержанное мнение по этому поводу высказывает бизнес-сектор.

По мнению Елены Ивановой, руководителя управления маркетинга компании ЭОС, о сокращении персонала как результате внедрения современных технологий следует говорить очень осторожно: «Все же это не производство, где автоматизация позволяет создавать целые цеха, управляемые одним человеком. В государственных органах главными результатами использования ИТ являются уменьшение доли рутинного (механического) труда и общая экономия трудозатрат, в том числе и за счет более эффективных способов коммуникации и доступа к информации. Однако эта экономия на рутинных операциях не должна быть самоцелью: она призвана способствовать повышению качества работы государственных органов и уровня удовлетворенности граждан их деятельностью».

Она считает, что о сокращении персонала можно говорить, если эти показатели были до автоматизации близки к идеальным. Но в этом случае внедрение ИТ-систем должно сопровождаться серьезной перестройкой деловых процессов и алгоритмов работы госорганов, чтобы не утратить ранее достигнутого качества.

«Новость подана громко. Тем не менее озвученное в заголовках 30%-ное сокращение чиновников — эффектное преувеличение. Речь идет о сокращении около 3000 служащих в структуре правительства города и, возможно, в ряде подведомственных учреждений. Поэтому, если говорить обо всех чиновниках столицы, процент сокращения не будет столь большим. Кроме того, Сергей Собянин сказал, что будут сокращены в основном работники вспомогательных служб: кадровых, юридических, информационных. Так что говорить, что автоматизация сыграла здесь ключевую роль, нужно с осторожностью», — считает Максим Кайнер, бизнес-аналитик компании Directum.

Коммерческий сектор

«Внедрение ИТ, в частности СЭД, дает возможность повысить качество труда служащих, потому что позволяет сэкономить время и сосредоточиться на более содержательной работе. Автоматизированный госорган сможет принять больше граждан, обращающихся за услугами или приходящих на прием, обработать больше документов (все это для многих ведомств — серьезные проблемы). Кроме того, на характер взаимодействия госоргана с гражданами, а также на его удовлетворенность услугами влияет сам факт накопления базы данных и наличие аналитического инструментария. Например, можно легко и быстро подобрать материалы о предыдущих обращениях и при необходимости тематически связанных с ними. В случае с госуслугами — не запрашивать уже имеющиеся в базе данных документы (что и реализуется сейчас в СМЭВ). Таким образом, ИТ призваны способствовать повышению профессионализма госслужащих и госорганов в целом, и в этом направлении всегда есть перспективы», — полагает г-жа Иванова.

По словам г-на Кайнера, опыт внедрения СЭД в госорганах и построения на основе СЭД систем исполнения регламентов и межведомственного электронного взаимодействия в нескольких регионах говорит об оптимизации процессов и существенно облегчает работу служащих, позволяя предоставлять госуслуги в строго установленные сроки. Но не лишает людей работы. «В Удмуртии мы вместе с республиканским агентством информатизации и связи перевели в электронный вид более 170 услуг, внутри правительства региона удалось уйти от использования бумаги, но это не создало прецедент для сокращения числа служащих, а обеспечило новый уровень качества обслуживания жителей республики. Важно то, что внедрение любой системы предполагает оптимизацию существующих процессов. Ускоряется процедура обработки документов, поиска сопутствующей информации, подготовка и передача ответа запросившему, что выливается в новый уровень качества обслуживания. Это идеальная ситуация», — считает он.

По его словам, какие-то процессы могут быть упрощены, какие-то роли могут оказаться ненужными. «Сотрудники, ранее задействованные в выполнении данных ролей, частично освобождаются, что позволяет им уделять внимание более полезной работе. Ключевые же сотрудники, принимающие непосредственно участие в процессах, после автоматизации могут не только не разгрузиться, но и — за счет повышения общей эффективности — оказаться более занятыми», — считает г-н Кайнер.

Резкое сокращение штата столичных чиновников, по его мнению, может свидетельствовать о том, что изначально, до автоматизации, процессы были выстроены неэффективно. «Свою роль также могло сыграть естественное омоложение состава служащих, это позволяет больше задействовать именно информационные технологии, знакомые и понятные молодым людям. Но в целом, возможно, сокращение штата — это заявленная цель, которая еще не подкреплена расчетами и выкладками», — добавил он.

Влияние ИТ на организацию бизнес-процессов и занятость персонала в коммерческом секторе

По мнению г-жи Ивановой, организация работы в бизнес-секторе иная, чем в госструктурах. «Бизнес привык все считать, и если после внедрения СЭД или иной ИТ-системы ключевые показатели эффективности будут достигнуты усилиями меньшего, чем до внедрения, числа сотрудников, то такое их количество и будет работать. Другое дело, если бизнес расширяется, захватывает новые рынки и территории — тогда, естественно, сэкономленные трудовые ресурсы будут перераспределены в эти области. Таким образом, в бизнес-среде принято считать экономический эффект от внедрения СЭД или иных ИТ-систем».

Кроме того, по ее словам, следует учитывать, возможности современных СЭД, которые позволяют ускорить бизнес-процессы, привязанные к документам, а также благодаря мобильным технологиям расширить географию применения ИТ и вовлеченность персонала в коллективное взаимодействие. «В сегменте B2C, таким образом, менеджер сможет, например, обработать больше заявок (следовательно, сделать больше продаж). А электронное взаимодействие с контрагентом и онлайн-доступность документов для топ-менеджеров в некоторых случаях позволят решить, быть или не быть миллиардным контрактам».

Автоматизация, полагает г-жа Иванова, помогает экономить на персонале, особенно в тяжелые для бизнеса времена. Однако она наиболее ценна как эффективный инструмент, позволяющий делать больше за то же время и с теми же человеческими ресурсами.

«В коммерческих структурах человеческий капитал является одним из самых дефицитных. Поэтому внедрение СЭД и автоматизация ключевых бизнес-процессов не приводят к сокращению штата», — полагает г-н Кайнер. По его мнению, полноценная СЭД облегчает работу, самостоятельно выполняет ряд рутинных операций за предметных специалистов, повышает прозрачность, контролируемость бизнеса, в результате процессы ускоряются, эффективность труда растет.

«Оценки на реальных проектах показывают, что после внедрения системы 70–80% экономии приходится именно на сокращение внутренней стоимости процессов и на устранение рисков (утеря документов, несвоевременные ответы и т. п.), а вовсе не на снижение затрат на материальные ресурсы (печать и т. п.). Парадоксально, но есть примеры, когда внедрение СЭД не только не сокращало количество печатаемых документов, а увеличивало его, так как возрастала производительность. При этом надо понимать, что окупаемость вложений в систему достигается не за счет сокращения штата сотрудников», — отметил он.

Версия для печати