Организация и упорядочивание бизнес-процессов — одна из частых целей внедрения ECM-системы. Но насколько эффективным и наглядным бывает контроль за настроенными процессами?

Рассмотрим интерактивный инструмент анализа эффективности работы сотрудников в облачной ECM-системе DirectumRX.

Сводная картина

В DirectumRX выделено несколько показателей:

  • исполнительская дисциплина — насколько своевременно сотрудники выполняют задания. Отображается в виде круговой диаграммы со значением от 0 до 100%;
  • загруженность сотрудников показывает, на ком завязано слишком много процессов. Отображается в виде полосок с двумя частями: зеленая — количество заданий без нарушения срока, фиолетовая — число просроченных заданий;
  • своевременность выполнения задач может дать информацию о наличии проблем с их исполнением. Отображается в виде круговой диаграммы, доли которой — разные типы задач;
  • общая динамика по количеству заданий позволяет оценить, насколько интенсивно сотрудники используют систему, и определить тенденции исполнения заданий в срок. Отображается в виде линейного графика — общее число активных заданий и число заданий с нарушением срока.

Все эти показатели расположены на стартовой странице ECM-системы DirectumRX (рис. 1).

Анализ исполнительской дисциплины

График исполнительской дисциплины показывает процент заданий, выполняемых в срок. Отличным считается значение выше 90%, хорошим — от 70 до 90%. Более низкие значения говорят о том, что выполнение большей части заданий задерживается, следовательно:

  • либо система не используется;
  • либо сотрудники работают неэффективно;
  • либо сроки заданий заведомо нереальны.

Если исполнительская дисциплина за прошлый месяц не превысила 50%, то без сомнений можно дать оценку «плохо». Чтобы понять, почему сложилось такое значение и какая тенденция наблюдается, уходим в детализацию (рис. 2).

Здесь мы видим значение показателя в разрезе сотрудников и его динамику за выбранный период. В нижней части выводится список заданий сотрудника. Из списка можно перейти в задание, посмотреть переписку и понять, на ком затормозилось его выполнение.

Наиболее типичные причины невыполнения заданий в срок таковы:

  • сотрудник забывает проверить входящие документы, если работает в системе нечасто;
  • работа по факту может быть сделана, но сотруднику безразлично, когда выполнение задания будет отражено в системе;
  • незнание того, что выполнение заданий — это цепочка работ и несвоевременное их выполнение может сорвать сроки целого процесса.

В таких случаях достаточно донести до исполнителей информацию о том, как следует работать в системе и для чего это нужно.

Анализ загрузки сотрудников

В сводной картине мы видим самых загруженных сотрудников, количество полученных ими заданий и долю просроченных. Переходим в детализацию по конкретному сотруднику (рис. 3) и здесь уже видим:

  • какие типы задач преобладают;
  • какого рода задания он не успевает выполнить в срок;
  • какова динамика числа получаемых заданий и какова доля просроченных.

На практике самыми загруженными сотрудниками часто являются руководители, которые согласуют и подписывают множество документов, и делопроизводители. Большой поток входящих заданий у руководителя говорит о том, что на нем замкнуто слишком много процессов. Но возможна и другая ситуация — перегрузка сотрудника, когда он просто физически не может справиться со своим объемом работ. Здесь возможны два вида мер:

  • оперативные — дать кого-то в помощь, передать часть работ другим;
  • стратегические — пересмотреть и оптимизировать процессы.

Анализ задач с нарушением срока исполнения

На стартовой странице со сводными данными мы видим типы задач, которые чаще всего выполняются с нарушением срока. Переходим в детализацию (рис. 4), чтобы проанализировать:

  • какие конкретно задания были просрочены и кто был исполнителем;
  • меняется ли ситуация и в какую сторону.

Нормальной ситуацией в долгосрочной перспективе являются минимальные значения числа заданий с нарушением срока.

Если в системе уменьшается количество инициированных процессов, то это может быть сигналом к тому, что сотрудники перестают ею пользоваться. Если растет количество задач с нарушением срока исполнения, то возможны следующие причины:

  • сотрудники не справляются со своими обязанностями;
  • сроки заданий слишком оптимистичны;
  • сотрудники перестают пользоваться системой и задания остаются невыполненными.

***

Процессы не всегда бывают оптимальны даже в ECM-системе: внутри процесса может быть скрытый подпроцесс еще из нескольких этапов; может быть использовано параллельное согласование вместо последовательного, но при этом один согласующий ждет решения другого; функции могут быть возложены не на того человека.

ECM-системы хранят в себе огромное количество информации, но большая ее часть скрыта. Визуализация скрытых данных открывает новые возможности и позволяет системе выйти на качественно новый уровень контроля процессов.

Развивать практики анализа можно и в других предметных областях: продажи, управление проектами, работа канцелярии. Какую бы область мы ни выбрали, всегда есть показатели, отражающие реальное состояние дел. А как это преподнести пользователю — это уже задача СЭД и предоставляемых ими инструментов визуализации.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ DIRECTUM

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)