Практика управления документооборотом имеет многолетнюю историю и любые изменения в ней принимаются крайне осторожно. Тем не менее, инновации в ИТ и в методах управления, связанные с развитием интернета и мобильности, не могут не проникать и в эту, довольно консервативную область. О чем свидетельствует, в частности, активное обсуждение подобных вопросов и на и на сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2016, организованной еженедельником PC Week.

К развертыванию облачных СЭД отношение в нашей стране всегда было настороженным, в частности, из-за опасений потерять контроль над своими документами и войти в противоречие с нормативной базой. Но так ли уж велики риски? По мнению генерального директора «АЛВ Груп» Сергея Савинова, для многих компаний, особенно сегмента СМБ, они не столь уж существенны. Об этом свидетельствует опыт «АЛВ Груп», которая предлагает своим заказчикам СЭД-решения на базе ПО Microsoft, в частности SharePoint, более десяти лет. Начиная с 2011 г. в ее портфеле появились аналогичные облачные сервисы на платформе Office 365, которыми уже воспользовались десять заказчиков. Особенно востребованы не кастомизированные, а стандартизованные версии решений для управления договорами, закупками и запросами на оплату счетов.

Достоинства облачного развертывания хорошо известны: быстрый ввод в эксплуатацию, не нужно самим поддерживать оборудование и базовое ПО, резервировать данные и администрировать систему. Приложение доступно из любого места, где есть Интернет, и с любого устройства через интерфейс браузера. Все документы и их версии хранятся в облаке Microsoft, где реализованы функции поиска, контроля исполнения, маршрутизации обработки и т. д. Как утверждает Сергей Савинов, по функциональности и скорости работы облачное решение ничем не отличается от офлайнового. Реализованный в SharePoint Online формат SharePoint Add-In исключает необходимость апгрейда приложений при обновлении платформы. Облачный сервис, так же как и онпремисное приложение, можно интегрировать с существующими системами через API-интерфейсы.

По мнению докладчика, облачный вариант развертывания дешевле онпремисного в терминах совокупной стоимости владения. Впрочем, численных оценок экономического эффекта он не представил. В ходе обсуждения, слушатели отметили и слабые места данного предложения: система физически размещается в облаке Microsoft за пределами России, что влечет для ряда заказчиков проблемы с трансграничной передачей информации и защитой персональных данных. Дальнейшее развитие своего облачного сервиса в «АЛВ Груп» связывают с интеграцией аудио- и видеокоммуникаций (Skype for Business) и списка задач Outlook, а также с включением его в более широкий пакет, включающий услуги электронной почты Exchange, доступа в Интернет, облачного хранилища данных и т. д.

Электронный документооборот представляет собой совокупность бизнес-процессов, причем сами документы могут быть элементами и внешних по отношению к документообороту процессов. На протяжении многих лет складывалась практика управления такими процессами, как жестко зафиксированной последовательностью процедур. Однако далеко не всегда сами процессы по своей сути характеризуются подобной жесткостью и стабильностью: бывает, маршруты движения документов в компании постоянно меняются, состав пакета документов варьируется, да и сами процессы корректируются или не поддаются описанию в существующей нотации.

Как убежден руководитель отдела маркетинга и продаж компании Citeck Дмитрий Проскуряков, в этих случаях целесообразно использовать наряду с классическим BPM методы адаптивного кейс-менеджмента (Adaptive Case Management, ACM), в которых каждый процесс рассматривается как некоторый кейс с набором определенных элементов (документы, роли, события, задачи и т. п.). Такие процессы часто встречаются при рассмотрении заявок на кредит, организации закупок, подготовке сложных договоров, рассмотрении обращений граждан, продаже технически сложных продуктов и услуг и в проектной деятельности. Citeck предлагает собственную ECM-систему EcoS с функциями ACM, построенную на Open Source-платформе Alfresco.

Система не требует детального обследования существующих процессов, настройки и программирования. Новые кейсы формируют администраторы, а иногда и сами пользователи, создавая задачи и корректируя кейсы во время выполнения процессов. Любой кейс может быть сохранен как шаблон. Благодаря этому для нового проекта можно подобрать подходящий готовый шаблон с перечнем задач, людей, поручений, документов, проверок и согласований. Формирование и корректировка кейсов не должны нарушать некие заранее заданные администратором бизнес-требования. С использованием механизма бизнес-требований существенно снижается стоимость разработки (доработки), а сама она выполняется гораздо быстрее.

В активе Citeck уже есть ряд проектов, выполненных на базе EcoS. Один из них в компании «Газпром космические системы», где автоматизировались процессы договорной и закупочной деятельности, а также создания электронного архива конструкторской документации. В зависимости от поведения участников и наличия документов ситуация может развиваться по-разному, и заранее невозможно определить единую схему решения кейса в виде жестко структурированного бизнес-процесса. В частности, в подсистеме «Управление закупками» каждый проводимый тендер рассматривался как отдельный кейс, элементами которого выступали организатор и участники тендера, совещания, события, набор необходимых документов и т. д.

Версия для печати (без изображений)