Полноценная реализация процессного подхода к управлению бизнесом возможна только на прочном фундаменте электронного хранилища документации (ЭХД) — иначе бумажные документы не позволят достичь ожидаемой эффективности. Это особенно актуально для крупных распределенных организаций, таких как АО «Транснефть — Прикамье», в головном офисе, пяти филиалах и на тридцати производственных площадках которой более 2500 пользователей ежемесячно обрабатывают порядка 85 тыс. только первичных финансовых документов. Развивая трубопроводный транспорт нефти, компания сегодня обслуживает около 6 тыс. км магистральных нефтепроводов, обеспечивает работу пятидесяти нефтеперекачивающих станций и резервуарного парка общим объемом 1,56 млн. куб. м. Это требует активной работы и с разнообразной технической документацией, что также не может быть эффективно организовано без перехода на электронный документооборот.
Чтобы обеспечить основу для безбумажного документооборота, в АО «Транснефть — Прикамье» начались работы по созданию комплекса электронных архивов на единой технологической платформе. Основу хранилища составляет платформа IBM FileNet, функции учетной системы возложены на «Галактика ERP», сканирование, распознавание и верификация происходят с помощью ABBYY FlexiCapture.
Исполнителем проекта на конкурсной основе была выбрана компания «Логика бизнеса» (входит в ГК «АйТи»), которая разработала два различных решения на общей платформе — электронные хранилища финансовых и технических документов. Пилотный проект по хранилищу финансовых документов был введен в постоянную эксплуатацию в
Повышение оперативности учета дает экономию
В АО «Транснефть — Прикамье» первичные документы рождаются на всех уровнях: примерно 15% в головном офисе, 10% в филиалах, а основная масса (75%) — на удаленных площадках. При этом они должны быть приняты к учету не позднее, чем через десять дней после поступления или создания. Для этого куратору необходимо предварительно обработать каждый документ и передать в ООО «Транснефь Финанс», где его принимает к учету бухгалтер.
«Из-за того, что большая часть документации появляется непосредственно на производственных объектах, а бухгалтерия находится в филиалах или в центральном офисе, существовал огромный поток физических документов, которые возили с удаленных площадок, — рассказал Айрат Садреев, начальник ИТ-отдела АО „Транснефть — Прикамья“. — Это отвлекало людей и транспорт от продуктивной работы и требовало весьма ощутимых затрат».
Поэтому в первую очередь была реализована система по обработке первичных учетных документов — актов, счетов-фактур и т. д. Цель заключалась в том, чтобы преобразовать неупорядоченный входной поток бумажных документов в структурированный архив связанных с учетной системой электронных образов и при этом свести к минимуму ручные операции.
Процесс организован следующим образом:
На этом предварительная обработка документа заканчивается, и он поступает к куратору, который может просмотреть все поля документа и скан-образ, просмотреть карточку документа в учетной системе. Последовательность дальнейших действий с документом выстроена следующим образом.
- Куратор вводит в систему дополнительные данные, такие как код управленческого учета, и проверяет корректность документа с точки зрения бизнеса.
- Электронный документ передается в бухгалтерию — внешнюю организацию, выполняющую эту бизнес-функцию на аутсорсинге. Если у бухгалтера претензий к документу нет, он принимается к учету: электронный документ получает признак архивного хранения, а бумажный оригинал подшивается в соответствующую папку.
- В противном случае документ возвращается обратно на доработку — вплоть до этапа сканирования. Цикл повторяется до тех пор, пока бухгалтерия не примет документ.
Сократилось количество ошибок. В результате реализации проекта создан архив первичной финансовой документации, интегрированный с учетной системой. Каждый документ проходит трехкратную проверку — оператором верификации, куратором и бухгалтером, а система потокового ввода позволяет сократить ошибки практически до нуля по сравнению с перепечатывание данных вручную.
Отвечать на запросы контролирующих органов стало проще. Значительно упрощены поиск документов и формирование подборок по запросу контролирующих органов.
Безопасность повысилась, а место на дисках освободилось. В электронном архиве действует строгая и гибкая система определения прав доступа к документам в соответствии со штатной структурой, а также по типам документов. Кураторы могут видеть документы по своим объектам, а юристы и бухгалтеры — участвовать в бизнес-процессе и, например, видеть все договоры. Кроме того, централизованное хранилище позволило уйти от стихийно создаваемых подразделениями файловых архивов с копиями документов.
Оптимизированы бизнес-процессы. С внедрением электронного архива исчезла необходимость в доставке бумажных оригиналов в центры обработки каждые три дня.
На удаленных площадках были созданы дополнительные центры сканирования, был обучен персонал. Теперь 99% документов вводятся в КИС ЭХД непосредственно в местах их формирования, что снизило командировочные и транспортные расходы, а также сократило общее время оформления и сдачи документов.
Оптимизация бизнес-процессов строительства и эксплуатации производственных объектов
Чтобы вести капитальное строительство и обеспечивать эксплуатацию сложных технических объектов, АО «Транснефть — Прикамье» приходится разрабатывать самостоятельно и заказывать на стороне техническую документацию — программы капитального строительства и ремонта, проектно-сметную документацию, оперативно-техническую документацию и т. д.
Бумажные документы привычны для людей, но имеют ряд недостатков: нельзя организовать коллективное пользование документацией, тяжело контролировать изменение документов и доведение информации об изменениях до всех заинтересованных лиц. Также бумажный документ может быть утрачен или поврежден. Эти причины и обусловили создание электронного архива технической документации.
Основной целью проекта была оцифровка бумажного архива, организация управления жизненным циклом технических документов (они нередко корректируются в процессе работы) и эффективного доступа к ним в электронном виде для сотрудников, которым это необходимо.
Реализованная структура хранения документов соответствует интересам разных категорий пользователей. Так, программа капитального строительства разбита по годам и видам объектов, что отвечает специфике деятельности людей, работающих с ними. Тем же, кто занят эксплуатацией, важно знать, как тот или иной объект соотносится с другими. Поэтому один и тот же документ привязан к разным схемам классификации.
Оцифровка технических документов организована проще, чем финансовых, поскольку не требуется их интеграция с внешними системами. Аналогично тому, как описано выше, выполняется сканирование и распознавание документов, их верификация и загрузка в хранилище, после чего они поступают на обработку к куратору, который определяет его место в структуре хранения.
Карточка документа содержит несколько атрибутов. Помимо децимального номера, несущего основную информацию о виде документа, в ней отображается принадлежность к конкретному техническому объекту, информация о разработчике и специализации документа, а его образы прикреплены как вложения. Система позволяет хранить версии документов и показывает различия между ними.
Благодаря внедрению пилотной версии решения стали очевидны преимущества, которые дает работа с электронным архивом технической документации.
Автоматизирован ввод разных типов документов. С помощью ABBYY FlexiCapture восемнадцати типов документов происходит автоматически.
Электронный архив стал «единым источником правды» — информационным ресурсом с высоким уровнем доверия и удобным доступом. Как следствие, снизилось количество обращений в архив за бумажными оригиналами документов, сократились сроки и повысилось качество работ, выполняемых с использованием технической документации.
Планы: сопровождение полного жизненного цикла объекта и автоматизация бизнес-процессов
Созданный комплекс электронных архивов имеет широкие перспективы развития. Сейчас документы поступают в него уже по факту завершения строительства объекта, но на самом деле объект начинает жить намного раньше — когда разрабатывается техническое задание на его проектирование. Поэтому уже идет работа над тем, чтобы «зашить» в систему полный жизненный цикл технического объекта.
ПОДГОТОВЛЕНО PC WEEK EXPERT
