Электронный документооборот постепенно проникает во все сферы российского бизнеса. Не заменяя при этом полностью традиционного, бумажного, но сосуществуя и непрерывно пересекаясь с ним. Так, очень часто бумажную документацию приходится переводить в цифровой вид. Инструмент для этой операции — сканер — присутствует сегодня практически в любом, даже в малом офисе в составе многофункционального устройства.

Вместе с тем существуют и специализированные потоковые документ-сканеры, основное предназначение которых — как раз оцифровка значительных объёмов деловых бумаг. Чаще всего интерес к документ-сканерам проявляют заказчики из области крупного бизнеса. Однако и для СМБ эти устройства могут оказаться чрезвычайно полезными и, главное, выгодными по сравнению с интегрированными сканер-модулями в составе МФУ.

Ресурс и скорость

Ключевое отличие специализированных документ-сканеров от тех, что встроены в МФУ, — возможность обеспечить безотказное сканирование значительных объёмов документов. Полный ресурс большинства сканирующих устройств в МФУ среднего уровня редко достигает 100 тысяч страниц, в то время как аналогичный по стоимости специализированный сканер может похвастаться способностью сканировать до 5 тыс. страниц в день или больше, а общий его ресурс исчисляется даже не сотнями тысяч страниц, а миллионами.

Вдобавок специализированные потоковые сканеры располагают особыми аппаратными средствами для того, чтобы с гарантией оцифровать все загруженные пользователем страницы. Ведь раньше было как: если подающие ролики случайно захватят из лотка два листа вместо одного, то на скорости, качестве и иных параметрах работы устройства это не отражалось. И когда пользователь всё-таки обнаруживал, что в оцифрованном документе недостаёт страниц, ему приходилось снова возвращаться к сканеру, тратя на это драгоценное время.

Небольшая организация ещё в состоянии себе это позволить, но многие средние и тем более крупные компании — уже нет. Вот почему потоковые документ-сканеры оборудуются такими приспособлениями, как ультразвуковые детекторы, которые помогают определить момент двойного захвата бумаги. В ряде случаев листы могут не просто слипнуться, но оказаться прошитыми скрепкой, которую забыли извлечь перед сканированием. Ультразвуковой датчик уверенно обнаружит посторонний предмет ещё до того, как он получит шанс повредить что-либо внутри аппарата.

Ещё одна особенность специализированных сканеров для документов — наличие обширного пакета программных средств для дальнейшей обработки оцифрованных деловых бумаг. Специализированные сканеры могут чрезвычайно гибко интегрироваться в различные системы документооборота. Справедливости ради отметим, что существенные для обработки больших объёмов бумаг способности характерны не для одних только потоковых сканеров. «Компания HP, понимая потребность своих заказчиков в использовании МФУ корпоративного уровня в том числе для оцифровки больших объемов документов, предлагает отдельный модельный ряд МФУ серии Flow, которые отличаются от обычных МФУ наличием всех перечисленных преимуществ отдельных специализированных сканеров для документов», — говорит Михаил Сорокин, менеджер по развитию категории корпоративных устройств печати HP в России.

Конфиденциальность и интеграция

Сканеры для документов HP начального уровня комплектуются пакетом HP Scan, который по дизайну и функциональности аналогичен ПО, предназначенному для офисных МФУ HP серии Pro. Благодаря такому подходу заказчикам с не самыми высокими потребностями в оцифровке потоков документов не придётся изучать ещё один программный интерфейс для взаимодействия с офисной оргтехникой.

Более высокопроизводительные сканеры HP, такие как ScanJet 5000S4, ScanJet 7000S3, ScanJet 7500, ScanJet N9120, комплектуются более насыщенным функциональностью пакетом для обработки документов HP Smart Document Scan Software (SDSS). Помимо собственных решений HP в комплекте со сканерами поставляются пакеты Nuance PaperPort, I.R.I.S. Readiris Pro, I.R.I.S. Cardiris Pro, расширяющие их возможности.

В комплект со сканерами ScanJet Enterprise Flow 7500, N9120, 7000 s3 и ScanJet Pro 4500 fn1 входит также Kofax VRS Pro, специальное ПО, позволяющее повысить читабельность даже самых сложных документов при минимизации размера цифровой копии. Сканеры для документов HP могут быть интегрированы в системные решения благодаря поддержке драйверов, таких как TWAIN, ISIS, Kofax VRS, WIA (Windows), ICA (Mac), Sane (Linux).

Современные МФУ и сканеры получают возможность взаимодействовать со столь изощрёнными программными средствами потому, что фактически представляют собой высокоспециализированные компьютеры. Они располагают полным набором аппаратных компонентов — процессором, памятью, BIOS, интерфейсами обмена данными и т. п. Устройства функционируют под управлением операционной системы — и, разумеется, могут оказаться подвержены таким же атакам компьютерных злоумышленников, как любые серверы, настольные компьютеры и ноутбуки.

«Компания HP, являясь одним из основных инноваторов внедрения систем безопасности на ПК, внедряет и новые программно-аппаратные средства для обеспечения безопасности документов», — подчёркивает Михаил Сорокин. Прежде всего такие системы важны для устройств, оснащённых сетевыми интерфейсами. Для подобного оборудования HP предлагает комплексный подход к защите, который заключается в ограждении документ-сканеров тремя «щитами».

Первый из них — защита BIOS, которая обеспечивается системой HP SureStart, предотвращающей специфические атаки на этот элемент архитектуры системы и несанкционированное изменение микропрограммы. Даже если микрокод BIOS всё-таки был изменен, HP SureStart позволит выявить это — и в автоматическом режиме произвести откат к последней «чистой» версии кода.

После загрузки управляющей микропрограммы из BIOS начинается инициализация исполнительных блоков операционной системы. HP использует проверку по белым спискам, исключая саму возможность имитации и загрузки вредоносного кода вместо загрузки того или иного легитимного исполнительного блока операционной системы. Когда устройство уже работает, сохраняется угроза того, что вредоносное ПО будет загружено в оперативную память. Чтобы предотвратить эту угрозу, производится непрерывный мониторинг системы специальными защитными средствами, аналогичными антивирусам для ПК.

Кроме того, для обеспечения безопасности чувствительных данных документ-сканеры НР предоставляют возможность передавать оцифрованные документы по сети в зашифрованном виде. Такой комплексный подход если и не полностью решает вопросы с безопасностью данных, то, безусловно, в значительной мере усложняет возможность несанкционированного доступа к ним.

Предложения и услуги

Модельный ряд сканеров HP ScanJet представляет широкий ассортимент устройств, каждое из которых способно значительно укрепить эффективность документооборота и оптимизировать рабочие процессы в организации любого размера. Аппараты серии HP ScanJet полностью соответствуют стандартам TWAIN и ISIS и готовы к работе с документами любых форматов, включая стандартные формы государственного образца и документы на недвижимость, сложенные вдвое письма, пачки из листов разного размера и даже визитные карточки.

Существенный объём подлежащих оцифровке документов делает чрезвычайно трудозатратным скрупулёзный контроль за этим процессом со стороны человека-оператора. Вместе с тем допускать неточности и пропуски в ходе сканирования потока деловых бумаг ни в коем случае нельзя. Сканеры HP ScanJet поддерживают такие возможности оптимизации и автоматизированного контроля, как одновременное сканирование обеих сторон листа, удаление пустых страниц, оптическое распознавание текста и возможность отправки отсканированного документа по нескольким адресам одновременно. Их программное обеспечение само скорректирует положение перёвернутых при сканировании страниц, устранит геометрические искажения и верифицирует исходный размер бумажного оригинала.

Модельный ряд HP ScanJet открывают планшетные сканеры с устройством автоматической подачи документов, младшие модели которых, HP ScanJet Pro 2500 f1 (20 стр./мин или 40 изобр./мин, порт USB 2.0) и HP ScanJet Pro 3500 f1 (25 стр./мин или 50 изобр./мин, порт USB 3.0) с автоподатчиками на 50 листов, не обременят бюджет даже SOHO-заказчика. Для первого из этих аппаратов рекомендованная ежедневная рабочая нагрузка составляет 1,5 тыс. стр., для второго — 3 тыс. Эти устройства без встроенных сетевых интерфейсов оптимизированы для прямого подключения к компьютеру или для полностью автономной работы.

Подсемейство планшетных сканеров с автоподатчиками продолжают модели HP ScanJet Pro 4500 fn1 (30 стр./мин или 60 изобр./мин, порт USB 3.0, интерфейсы Ethernet, Wi-Fi, Wi-Fi Direct), HP ScanJet Enterprise Flow 7500 (50 стр./мин или 100 изобр./мин, порт USB 3.0) и HP ScanJet Enterprise Flow N9120 fn2 (формат бумаги A3, 120 стр./мин или 240 изобр./мин, порт USB 2.0). Первое из них рассчитано на оцифровку 4 тыс. стр./сут, второе — на 3 тыс. стр./сут, третье — на 12 тыс. стр./сут. Все эти аппараты располагают драйверами TWAIN/ISIS/WIA, тогда как два самых младших — только TWAIN/WIA.

Устройство HP ScanJet Pro 4500 fn1 отличается наличием цветного сенсорного экрана с функциями отправки отсканированных документов на ПК, по электронной почте и в сетевые папки, что значительно облегчает работу с ним в многопользовательском окружении — на малом предприятии либо в отделе/филиале более крупного. Последние два сканера поставляются с комплектом HP Smart Document Scan (со встроенными средствами оптического распознавания текста), а три младшие модели из подсемейства планшетных сканеров с автоподатчиками — с HP Scan.

Более солидные документ-сканеры в модельном ряду НР представлены подсемейством потоковых аппаратов с полистовой подачей. Это модели HP ScanJet Pro 2000 s1 (24 стр./мин или 48 изобр./мин, 2 тыс. стр./сут, USB 2.0), HP ScanJet Pro 3000 s3 (35 стр./мин или 70 изобр./мин, 3,5 тыс. стр./сут, USB 2.0 и 3.0), HP ScanJet Enterprise Flow 5000 s4 (50 стр./мин или 100 изобр./мин, 6 тыс. стр./сут, USB 2.0 и 3.0) и HP ScanJet Enterprise Flow 7000 s3 (75 стр./мин или 150 изобр./мин, 7,5 тыс. стр./сут, USB 2.0 и 3.0), каждая из которых сопровождается трёхлетней гарантией.

Все эти модели поставляются с драйверами TWAIN/ISIS/WIA и различным фирменным ПО со встроенными средствами оптического распознавания текста: первая — HP ScanJet, вторая — HP Easy Scan, две старшие — HP Smart Document Scan Software. Оба аппарата серии Enterprise Flow вдобавок к ряду управляющих кнопок располагают двухстрочным ЖК-экраном (16 символов в каждой строке).

Наиболее же универсальным решением для автоматизации документооборота в арсенале НР можно считать единственного представителя подсемейства «Сетевые сканеры» — рабочую станцию HP Digital Sender Flow 8500 fn2 Document Capture (100 стр./мин или 200 изобр./мин, 10 тыс. стр./сут, Ethernet 10/100/1000). Этот высокопроизводительный сканер предназначен для того, чтобы его могли совместно эксплуатировать множество авторизованных пользователей, каждый из которых волен отправлять отсканированные документы непосредственно в общую папку либо на принтер, а также по электронной почте, в SharePoint и на USB-накопители.

Рабочая станция HP Digital Sender Flow 8500 fn2 обеспечивает обработку уже отсканированных документов в фоновом режиме, что позволяет следующему в очереди на оцифровку сотруднику не тратить время на ожидание и приступить к сканированию сразу, как только освободится штатный автоподатчик на 150 листов. Крупная цветная панель управления HP Easy Select позволяет быстро и с удобством выбирать однажды заданные и сохранённые в памяти параметры сканирования.

Наконец, конфиденциальные данные в потоке оцифровываемых на HP Digital Sender Flow 8500 fn2 документов оказываются надёжно защищены благодаря зашифрованному жёсткому диску HP High-Performance Secure Hard Disk, который входит в стандартную комплектацию. Устройство также способно формировать зашифрованные PDF-файлы с парольной защитой, которые безо всякой опаски можно переправлять по открытым каналам (обычной электронной почтой, например).

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ НР INC.

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)