Сложность придания юридической значимости электронному документообороту (ЮЗЭДО) нередко объявляется чуть ли не главным препятствием на пути более широкого применения межорганизационного электронного документооборота (ЭДО). Направление это развивается в нашей стране уже достаточно долго, но, как отметил в своем выступлении на организованной еженедельником PC Week сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2017 исполнительный директор ассоциации РОСЭУ Анатолий Миклашевич, результаты довольно скромны. Российские организации за год передают 10 млрд. бумажных документов, при этом, как ожидают, в 2017 г. оборот юридически значимых электронных документов (ЭД) составит примерно 285 млн. штук, или 2,8% от всего документооборота. Немного утешает то, что в прошлом году таковых было всего 1,5%. Не удивительно поэтому, что заседание соответствующей секции RECS вызвало заметный интерес.

Как отметил руководитель бизнес-направления Synerdocs компании DIRECTUM Иван Агапов, сопротивление встречает внедрение даже не юридически значимого, а обычного ЭДО. Компании, принявшей решение перевести взаимодействие со своими контрагентами на ЭДО, приходится сталкиваться с нежеланием тех или иных субъектов делать это. Если с внутренними подразделениями, имея всю полноту власти, справиться довольно легко, то с внешними организациями договориться уже не так просто (обычно свою готовность выражают лишь 10-30%).

Докладчик отметил, что в его компании данной проблеме придается большое значение, и у нее есть определенный опыт в ее решении. Главное не пускать все на самотек, а вести подобную работу в рамках отдельного проекта по подключению контрагентов. Проект должен включать мероприятия по трем основным направлениям: информированию, мотивации, а также обучению и поддержке. Информирование предполагает донесение до контрагента по всем возможным каналам сведений о выгодах и преимуществах. Способы мотивации зависят от того, насколько контрагент заинтересован в работе с вашей организацией, и сводятся в конечном счете к политике кнута и пряника. При этом нужно не переборщить ни с тем, ни с другим, учесть интересы всех контрагентов и не потерять их лояльность. Кнут выступает в виде ультиматума: обещания штрафных санкций, отказа сотрудничать или взимания дополнительной платы за обработку бумажных документов. Пряником могут стать рекомендации в комплекте с определенными бонусами, скидками и спецусловиями. Обучение распространяется как на собственных сотрудников, так и на специалистов контрагента.

Проект включает этапы подготовки, собственно подключения и подведения итогов. На первом из них назначается руководитель, выбирается стратегия, производится классификация контрагентов и определяется набор конкретных мероприятий. На втором — по ходу подключений осуществляется обратная связь и в случае необходимости вносятся коррективы.

В качестве примера Иван Агапов рассказал о двух таких проектах. В первом производилось подключение к системе ЭДО контрагентов компании Wildberries. С некоторыми контрагентами в ходе проекта пришлось перейти от бонусов к ультиматумам, пообещав прекратить принимать бумажные документы по поставкам товаров. Весь проект занял три месяца, и в его результате удалось перевести на ЭДО 100% контрагентов (более 2 тыс.). Целью второго проекта было подключение к ЭДО контрагентов сервиса такси Gett. Здесь сначала провели пилотный проект в одном регионе, и на его опыте внесли коррективы. В отношении партнеров решили применять тактику ультиматумов, а корпоративных клиентов уговаривали с помощью поощрений. В итоге удалось перевести на ЭДО 70% контрагентов. Это, конечно, не 100%, как в предыдущем примере, но как показал опыт другого проекта, где мотивация была слабой, возможен положительный результат и всего лишь в 30% случаев. В заключение Иван Агапов порекомендовал там, где это возможно, применять ультиматумы и активнее привлекать операторов ЭДО, которые, в случае необходимости, могут предоставить клиентам ЭП.

О том, как лучше внедрять ЮЗЭДО в крупных и средних организациях, рассказал старший аналитик компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») Александр Наливайко. Что чаще всего стимулирует компании к использованию ЮЗЭДО? Это необходимость обмена ЭД с поставщиками/покупателями, в том числе в связке с EDI, аналогичный обмен внутри холдинга, а также реализация по требованию банка электронного факторинга. Для всего этого есть необходимая правовая база и инфраструктура (удостоверяющие центры, уполномоченные операторы ЭДО, сервисы роуминга между операторами ЭДО).

По мнению докладчика, зачастую компании ставят перед собой неверные стратегические цели, полагая что ЮЗЭДО призван просто обеспечить переход на обмен ЭД с контрагентами или сокращение времени такого обмена. На самом деле целью должна стать доставка юридически значимых ЭД во внутренние информационные системы и работа с ними в соответствии с принятыми в компании стандартами.

В реальной жизни при переходе на ЭДО приходится решать целый ряд сложных проблем. Как изменить существующие процессы, чтобы реализовать смешанный (бумажно-электронный) документооборот? Как привлечь контрагентов к ЭДО (своими силами сложно вовлечь более 5%)? Как осуществлять обмен документами контрагентам, использующим различных операторов ЭДО (технические ограничения роуминга)? Как интегрировать разнородные ИТ-системы для поддержки ЭДО (учетные приложения, СЭД, CRM)? Как применять ЭП, когда в организации много уполномоченных лиц, способных подписывать ЭД? Как обеспечить хранение накопленных ЭД по истечении регламентированного срока их оперативного хранения?

Начиная с августа 2017 г. все ветеринарные сопроводительные документы (ВСД) должны были оформляться в электронном виде в ГИС «Меркурий» (своего рода аналог ЕГАИС — единой системы учета алкогольной продукции). В сентябре нынешнего года Россельхознадзор объявил о переносе даты перехода на обязательную электронную ветеринарную сертификацию на июль 2018 г. Руководитель проекта OpenCertificate компании E-COM Рашид Мухарлямов рассказал о реализации проекта, в результате которого все хозяйствующие субъекты, пользующиеся услугами EDI-провайдера E-COM, с помощью шлюза EDI-ГИС «Меркурий» получат удобный механизм автоматического оформления электронных ветеринарных сертификатов на подконтрольную продукцию, в обороте которой они участвуют.

Система позволит создавать в ГИС «Меркурий» набор ВСД к одной транспортной накладной или к одному уведомлению об отгрузке, гасить набор ВСД к одной транспортной накладной в соответствии с данными о приемке, предоставленными заказчиком, создавать производственные ВСД на одну партию одного наименования товара, формировать ВСД на утилизацию одной партии одного наименования товара.

По словам руководителя проекта фирмы «Служба налогоплательщика» Игоря Гулия, многие компании сегодня нуждаются в технологическом В2В-сервисе обмена документами между контрагентами, дающем возможность автоматически вводить данные из ЭД в учетные системы. Он снизит трудоемкость данной операции и уменьшит число ошибок ввода. Мешает реализации подобного сервиса недостаточность состава показателей в утвержденных Минфином и ФНС форматах ЭД. «Служба налогоплательщика» разработала в рамках своего программного комплекса «Налогоплательщик ПРО» указанный сервис, который может осуществляться без привлечения операторов ЭДО. Последнее обстоятельство, по мнению докладчика, важно в силу того, что ЮЗЭДО еще не вошел в повседневную практику.

Сервис позволяет сформировать файл с набором всех необходимых документов, организовать его пересылку по электронной почте контрагенту и выгрузку требуемых данных в его БД. Положительно оценив опытную эксплуатацию сервиса, компания предлагает сделать РОСЭУ центром разработки и продвижения технологического ЭДО и рекомендует ассоциации собрать предложения от ведущих разработчиков бухгалтерского ПО.

Директор по прикладному ПО компании «ОВИОНТ ИНФОРМ» Владимир Виноградов обратил внимание на проблемы, возникающие при создании и использовании архивов ЭД оперативно-хозяйственного учета. Ведь без недвусмысленных рекомендаций по архивному хранению юридическое и психологическое доверие к ЭД не будет полным и широким. Как хранить такие документы на протяжении срока до трех лет, сегодня понятно. Но когда сроки становятся более длительными, хотя бы до пяти лет, возникают ограничения, которые обусловлены временем жизни электронной подписи, определяющей подлинность документа и его юридическую значимость. Клиенту нужно знать, каков срок действия сертификата для проверки ЭП и совпадает ли он со сроком действия сертификата для формирования ЭП. Для архивного документа последнее важно, чтобы четко представлять, был ли сертификат действителен на момент подписания.

Большой интерес аудитории вызвало сообщение советника генерального директора компании «Такснет» Рената Закиева, посвященное возможности построения систем ЭДО на основе технологии блокчейн. В компании ведутся поисковые работы по данной теме, но блокчейн рассматривается не как модель бизнеса или заработка, а как технология, опирающаяся на распределенную БД с информацией о всех проведенных транзакциях.

По мнению докладчика, блокчейн можно использовать везде, где необходимо обеспечить распределенность и анонимность операций, высокий уровень безопасности, не привлекая для этого какую-либо третью сторону. В частности, ЭДО на блокчейн мог бы упростить многие процессы, обеспечить правовую безопасность, организовать надежное хранение документов, предотвратить их подделку и потерю, дать возможность верифицировать бумажные документы по цифровым оригиналам, которые при таком подходе подделать невозможно.

Ренат Закиев рассказал, что его компания в рамках своего «Проекта Z» ведет разработки по этому направлению на платформе .NET. Предусмотрен API-интерфейс, изолирующий пользователей от деталей реализации блокчейн и дающий возможность оперировать понятиями более высокого уровня, такими как документ. Пользователь создает свою собственную уникальную ЦП, так что всегда можно проверить, кто подписал тот или иной документ. Гибкий самоконтролируемый документооборот между контрагентами обеспечивается с помощью механизма смарт-контрактов — специально созданных алгоритмов, которые автоматически запускаются при выполнении определенных условий. Сами смарт-контракты также хранятся в распределенной системе и ни одна из сторон не способна их заменить или переделать.

В числе проблем на пути промышленного использования блокчейн в ЭДО докладчик назвал низкую скорость работы из-за необходимости криптографии, сложность настройки инфраструктуры, отсутствие готовых надежных и эффективных технологических решений и самое главное — отсутствие правовой основы для гарантии юридической значимости записей в блокчейн.

Версия для печати (без изображений)