Выбор подходящего решения по управлению корпоративным контентом (ECM, Enterprise Content Management) может оказаться сложной или даже непосильной задачей для компании. Главное — найти решение, отвечающее вашим конкретным потребностям, предпочтениям и бюджету. Необходимо тщательно проанализировать возможности каждой ECM-системы — то, как она может упростить текущие рабочие операции, повысить безопасность документооборота и снизить затраты.
Само собой разумеется, что подходящее ECM-решение должно обладать функцией автоматического сбора, обработки и сохранения бумажных документов в цифровом формате.
Таким образом, вы сможете минимизировать человеческий фактор, связанный с ручной обработкой файлов и документов, повысить точность данных, содержащихся в документах, и улучшить продуктивность работы благодаря легкому доступу к любой необходимой информации.
В этой статье мы приводим список основных вопросов, которые необходимо учитывать при выборе оптимального ECM-решения для вашего бизнеса.
Что такое ECM?
ECM представляет собой эффективную систему хранения, управления и совместного использования всех информационных ресурсов компании. В ней используется комплексный подход к управлению информацией, который позволяет компаниям:
- размещать все данные в едином безопасном хранилище документов;
- оптимизировать рабочие процессы для того, чтобы сотрудники могли легко настраивать и получать доступ ко всем документам;
- повышать безопасность документации благодаря предоставлению четко установленных уровней доступа для сотрудников, а также сбору статистики о том, кто и когда получил доступ к информации.
ECM-решения также помогают перевести бумажные документы в цифровой формат, чтобы их можно было легко отслеживать, управлять и контролировать.
Что следует учитывать при выборе ECM-системы?
Если вашей компании потребовалась система по управлению информационным контентом, и вам поручено найти подходящее решение для бизнеса, вот основные вопросы, которыми стоит задаться перед выбором ECM-системы.
1. Соответствует ли система целям вашей компании?
Внедрение решения по управлению информационным контентом предполагает серьезные вложения. Именно поэтому оно должно помогать вашей компании двигаться вперед и достигать поставленных целей:
- чего ожидают от данной системы руководство и вся компания?
- как ее внедрение повлияет на текущие операции и рабочие процессы?
При анализе конкретного решения по управлению информационными ресурсами убедитесь, что его функциональные возможности позволят повысить эффективность ваших бизнес-процессов.
2. Проста ли система в использовании?
Как и любое другое программное обеспечение или платформа, для максимально широкого внедрения в рамках всей компании ECM-решение должно быть простым в использовании и обеспечивать ожидаемый результат для каждого сотрудника:
- насколько проста в использовании система управления информационными ресурсами?
- каков срок обучения персонала пользованию данным ECM-решением?
Даже минимальные знания системы должны способствовать повышению производительности труда и позволять сотрудникам легко работать с нужными им файлами и документами.
3. Легко ли интегрировать новую ECM-систему с существующими системами и приложениями?
Иногда самая долгая и трудоемкая часть любого проекта по внедрению — это интеграция с существующей ИТ-средой. Правильно выбранное ECM-решение должно легко интегрироваться с вашими существующими системами и приложениями:
- какой объем работ по настройке конфигурации требуется для интеграции с существующими системами?
- сколько времени ИТ-специалисты будут постоянно тратить на поддержание интеграции ECM-решения?
Другими словами, ваша команда ИТ-специалистов или разработчиков не должна тратить много времени и ресурсов только на то, чтобы заставить новую систему управления цифровым контентом работать в текущей сети. ECM-решение, которое позволит частично или полностью обойтись без программирования, будет лучшим вариантом, поскольку оно сможет обеспечить достаточную совместимость с широким спектром систем и приложений.
4. Является ли новая система достаточно гибкой с точки зрения любых будущих изменений?
ECM-решение должно иметь возможность расширения по мере роста вашей компании и ее потребностей:
- достаточно ли оно гибкое, чтобы адаптироваться к растущим требованиям рабочего процесса?
- может ли оно масштабироваться при росте штата сотрудников по мере расширения бизнеса? Возможно ли добавление новых функций и возможностей для удовлетворения будущих потребностей?
Таким образом, при выборе ECM-системы вы будете принимать решение не на основе текущего размера и потребностей компании, а заглядывая в будущее.
5. Является ли решение облачной системой?
Хранение данных в облачных средах может дать бизнесу множество преимуществ, включая повышенную масштабируемость, доступность и безопасность.
- поддерживает ли ECM-система работу в облачных средах?
- насколько безопасно это облачное решение для управления информационными ресурсами?
Найдите такое облачное ECM-решение, которое позволит легко работать с документами в защищенном частном или публичном облаке. Надежная защита тут является обязательным условием, и поэтому необходимо ознакомиться с мерами и протоколами безопасности поставщика услуг.
6. Насколько просто получить доступ к файлам и документам при удаленной работе?
Сотрудники все чаще работают с документами и файлами с ноутбуков, смартфонов или планшетов, и ECM-решение должно быть кроссплатформенным.
- могут ли сотрудники легко получить доступ к необходимой информации в любом месте и в любое время с любых устройств и платформ?
- могут ли сотрудники загружать и редактировать документы, находясь в пути?
Это особенно важно для компаний, где часть сотрудников работает в удаленном режиме.
7. Обладает ли система встроенными средствами безопасности?
Насколько хорошо защищено ECM-решение? Безопасность является актуальной проблемой для многих предприятий, особенно если данные хранятся на облачных серверах.
ECM-решение должно иметь возможность:
- предоставлять индивидуальные и групповые уровни доступа и разрешений;
- регулярно выполнять резервное копирование в автоматическом режиме;
- контролировать использование документов;
- обеспечивать полную наглядность и контроль.
Не лишним будет поинтересоваться о мерах по предотвращению утечки данных.
8. Соответствует ли ECM-решение всем нормативным требованиям?
Любая компания вынуждена постоянно обеспечивать соблюдение нормативных требований. И, к сожалению, требования, касающиеся безопасности цифровых данных, становятся все более и более строгими.
Вот почему так важно, чтобы ECM-решение обладало гибкостью, достаточной для соответствия любым требованиям к ведению документооборота и обеспечению безопасности.
9. Предлагает ли поставщик ECM-решения специализированное обучение и поддержку во время и после внедрения?
При выборе поставщика ECM-решений необходимо учитывать его опыт, знания и репутацию, чтобы в дальнейшем работать с ним как с партнером, а не просто поставщиком продукта:
- специализируется ли поставщик на решениях по управлению документооборотом/цифровыми ресурсами?
- как обстоят дела с обучением и поддержкой?
Необходимо тщательно изучить решение на предмет услуг и поддержки, которые будут предоставляться до, во время и после внедрения. Они включают в себя программу обучения для всех сотрудников с любым уровнем технических навыков.
