Поддержка эффективности управления в условиях пандемии

Основные решаемые задачи сотрудника организации при работе с документами

Любая организация стремится обеспечить максимальную эффективность своих бизнес-процессов, и одним из основных инструментов для достижения этой цели является цифровизация бизнес-процессов. В средних и крупных организациях в перечень критичных бизнес-процессов входит управленческий документооборот. Соответственно эффективность этого документооборота напрямую зависит от степени его цифровизации (в пределе — полностью электронный документооборот), а также от удовлетворённости ожиданий пользователей в решении задач по исполнению документов и поручений. Немаловажную роль при этом имеет удобство работы (user experience), минимизация рутинных операций и представление в интерфейсе рабочего места только той информации, что нужна конкретному пользователю, выполняющему свой круг задач.

Управленческий документооборот как бизнес-процесс в целом состоит из нескольких подпроцессов, исполняемых в рамках отдельных стадий жизненного цикла документа. Основные стадии таковы: подготовка проектов документов, согласование проектов документов, утверждение или подписание документов, регистрация документов, ознакомление с документом, контроль исполнения документов, архивное хранение документов. Для разных типов документов состав стадий может быть несколько другим, некоторые стадии могут отсутствовать или включаться какие-либо другие стадии, но для основной массы документов те стадии, которыеперечислены, актуальны.

Таким образом, чем более полнофункционально система электронного документооборота будет решать задачи этих стадий жизненного цикла документов, чем удобней и привычней будет организован пользовательский интерфейс, тем более эффективным будет управленческий документооборот организации.

Особенность работы во время пандемии

В чем же заключается особенность работы организации в период ограничений во время пандемии? В основном это удаленный режим работы большого числа работников организации, включая руководителей разного уровня, с необходимостью периодически приезжать в офис по необходимости или по установленному графику. Эти условия ставят задачу мобильности участника документооборота, заключающуюся в непрерывности работы в системе попеременно на компьютере, планшете или смартфоне при решении основных задач стадий жизненного цикла документов, начиная работу с документом или поручением в системе с одного устройства, продолжая на другом устройстве, завершая на исходном или на третьем.

В дополнение к перечисленным особенностям следует добавить новые условия технического сопровождения программного обеспечения при удаленной работе пользователя с компьютера или работе с мобильных устройств. Службам технического сопровождения организации приходится оперативно решать задачу поддержки установленного на этих устройствах программного обеспечения, причем достаточно оперативно. Как правило, на устройствах разных пользователей могут быть разные операционные системы и/или разные её версии, а значит, придется поддерживать несколько версий прикладного ПО. Поэтому оптимальным случаем для прикладной системы является возможность работы пользователя исключительно из браузерного приложения, что позволит снизить нагрузку на службу технического сопровождения, так как такой клиент системы не будет требовать обновлений прикладного программного обеспечения на устройствах, а кроме того, внешний вид приложения будет иметь единый стиль, что удобно для пользователя.

Категории пользователей и типы клиентов системы, адаптированные для потребности пользователей

В корпоративной системе электронного документооборота CompanyMedia из браузера работают все пользователи — сотрудники подразделений, руководители, делопроизводители, администраторы. Но для этих категорий пользователей в клиенте системы требуются разные составы функций. Более того, даже в рамках одной категории часто бывает нужно предоставлять разным группам пользователей (или индивидуально) разные наборы бизнес-приложений (модулей), разные составы функций.

Как в CompanyMedia реализованы эти потребности? В первую очередь предоставлением возможности работы для каждой категории пользователей в своем клиентском браузерном приложении, дизайн и возможности которого разработаны с учетом задач этой категории пользователей.

• Клиент для делопроизводителя или сотрудника подразделения — выполнение любых задач на любой стадии жизненного цикла документа.

• Клиент для руководителя организации или подразделения — возможность согласовывать, подписывать документы, знакомиться с документами, направлять их на исполнение, выдавать поручения и при этом работать с различных типов устройств.

• Клиент для предметного администратора — ведение справочников, классификаторов, шаблонов документов, шаблонов маршрутов, шаблонов поручений, настроек отчетов и других сервисов системы.

• Клиент для администратора информационной безопасности — ведение справочника с политиками подписи, просмотр журналов событий безопасности, ведение справочника грифов доступа.
• Клиент для системного администратора — настройка системы в целом, настройка и мониторинг прикладных модулей, управление и мониторинг работы микросервисов системы и интеграционных решений.

Каждый из этих типов клиентов имеет возможность профилирования предоставляемого набора функций и доступных информационных ресурсов. Профили могут быть групповыми и персональными.

Обеспечение защиты информации

Важно отметить еще одно принципиальное требование для поддержки эффективности управления в условиях пандемии — сохранение юридической значимости электронных документов, результатов согласования, выданных поручений и фактов их исполнения. Это решается с помощью защищенного подключения к серверам системы и применением усиленной электронной подписи (УЭП), вычисленной с использованием средств криптографической защиты информации (СКЗИ). Поэтому браузерные приложения на устройствах всех типов должны работать по защищенным каналам связи (https, VPN), вычислять и проверять УЭП в автоматическом режиме или по команде пользователя.

В CompanyMedia в связи с определенными ограничениями работы браузера в мобильных операционных системах для мобильных устройств на платформах iOS и Android реализована гибридная схема: браузерное приложение WebDocs встроено в нативное приложение МРМ («Мобильное рабочее место»). Основное назначение такой схемы — информационное взаимодействие WebDocs с СКЗИ.

Таким образом, исключение необходимости личного присутствия и проведения бумажных процедур, обеспечение максимальной информированности участников документооборота в реальном времени на всех стадиях жизненного цикла документов в защищенном режиме создают предпосылки для перехода к полностью цифровому режиму работы, в том числе и в формате удаленного взаимодействия. При этом одним из обязательных условий является обеспечение максимальной комфортности работы специалистов разного профиля с применением различных устройств из любого места и в любое время.

ПАРТНЕРСКИЙ МАТЕРИАЛ