В преддверии намеченной на 17 февраля онлайн-конференции «Современный цифровой офис 2022» редакция itWeek обратилась к отраслевым экспертам с предложением поделиться своим видением ситуации в сфере организации удаленной/гибридной работы, соответствующей трансформации ИТ-инфраструктуры и автоматизации офисных задач, складывающейся в нынешнем году на фоне утихания пандемии в России.

Вот что нам рассказала Надежда Шалимова, руководитель управления маркетинга компании ЭОС.

После двух лет пандемии далеко не все организации адаптировались к гибридной модели работы, сочетающий традиционное присутствие в офисе и удаленную работу из дома и других мест. В чем преимущества и недостатки такой модели и какие организационные и технологические проблемы приходится решать? Какие возможны альтернативы?

Переход к гибридной модели работы требует серьезной перестройки многих процессов. Нужно не только обеспечить персонал оборудованием и программным обеспечением для работы из дома так, чтобы не приходилось бороться за одно устройство с остальными членами семьи. Требуется перестроить и офисное пространство. Одно из преимуществ гибридной работы — возможность сэкономить на содержании офиса, но, если просто сократить занимаемые площади, могут появиться существенные проблемы: например, пришедшим в офис сотрудникам может не хватить рабочих мест. Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо наладить систему сбора информации о наличии свободных устройств в офисе — это нужно и организации, и персоналу. Также нужно организовать рабочие места, которыми могут пользоваться разные сотрудники: это работа по управлению доступом к ИТ-системам организации. Еще одна задача — организовать коммуникационную среду, чтобы процессы были непрерывными независимо от локации сотрудника, чтобы каждый работник при этом продолжал ощущать себя частью компании, а вовлеченность и эффективность не страдала.

Опыт нашей компании и наших клиентов и партнеров показал, что те организации, где СЭД была развернута до пандемии, значительно легче перенесли переход на удаленку и гибридный формат взаимодействия. У них был инструмент или даже среда, которая позволила не останавливать текущую деятельность и на этом фундаменте потом выстраивать новые процессы. При этом функционал СЭД оказался востребован зачастую даже теми сотрудниками, которые раньше с электронными документами не работали.

На мой взгляд, альтернативы гибридному формату нет: он останется с нами навсегда. Для этого есть несколько причин, среди которых — ускорение темпа бизнеса, требующее частого отсутствия вне офиса без выпадения из процессов, а также общая глобализация: появляется все больше организаций с разветвленной структурой, требующей цифровой связности и взаимодействия. К тому же образовалась большая прослойка людей, которые распробовали преимущества гибридной и удаленной работы и не готовы отказываться от них и после пандемии.

Каким вы видите будущее цифровых технологий в офисе? Можно ли ожидать реализации платформенного подхода к построению распределенного цифрового офиса будущего?

Если исходить из посыла, что гибридный формат никуда не денется, то необходимо фундаментально подходить к решению организационных вопросов по его технологическому обеспечению. Нужно учитывать опыт предыдущих этапов автоматизации и цифровизации: многие прекрасно помнят, к чему привела лоскутная автоматизация процессов и как непросто и недешево было устранять ее последствия. Так что было бы правильным использовать платформенный подход к организации ИТ-инфраструктуры офисов нового формата, увязать разрозненные системы в единый контур. В качестве такой платформы вполне может выступить СЭД, что уже доказано практикой пандемийного периода.

Я считаю, что все происходящие изменения традиционных офисов к лучшему. Предприятия получают возможность сокращать расходы, повышать эффективность процессов, нанимать ранее недоступных высококвалифицированных сотрудников. В нашей компании, к примеру, теперь ряд подразделений работает из дома: ИТ-фундамент для этого создан.

Сотрудники же получают более комфортные и разнообразные условия для работы: из дома, в офисе или в гибридном формате. При этом открываются новые карьерные возможности: трудоустроиться можно в компанию не только в своем регионе, но и за его пределами.

Да, к новому придется адаптироваться и наверняка будут возникать спорные ситуации, когда желания работодателя и сотрудника по формату работы не совпадут. Управлять трансформировавшимся коллективом первое время будет непросто. Придется искать новые пути поддержания лояльности, вовлечения и мотивации, но в целом все-таки изменения носят позитивный характер — я в этом уверена.

Зарегистрироваться для участия в конференции «Современный цифровой офис 2022» можно на сайте.