НовостиОбзорыСобытияIT@WorkРеклама
Документооборот/ECM:
Атом.РИТА — платформа программной роботизации от Росатома
До относительно недавнего времени понятие «робот» практически однозначно ассоциировалось с различного рода …
B2B.xcom.ru: портал для бизнеса с человеческим лицом
В эпоху торжества смартфонных приложений коммерческие каналы онлайн-коммуникаций нуждаются в глубоком …
Облачная ИБ: состояние и перспективы
Согласно исследованию «ИКС Медиа», более 80% российских компаний считают современные облачные технологии …
Цифровизация ТОиР: как достичь эффективности, управляя процессами в “едином окне”
Проблема снижения затрат на содержание и обслуживание производственных активов хорошо знакома всем …
IBS: “Корпоративные решения “1С” нуждаются в поддержке корпоративного уровня”
Группу компаний IBS хорошо знают на российском ИТ-рынке: это один из старейших и крупнейших игроков …
 

Сквозной документооборот на 28 000 пользователей в Правительстве ЯНАО

12.10.2022

Проект внедрения СЭД ТЕЗИС в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа стал одним из самых масштабных в истории системы. Он охватил более 850 организаций, в числе которых аппарат губернатора, органы государственной власти и местного самоуправления, а также подведомственные государственные и муниципальные учреждения. Общее количество пользователей СЭД превысило 28 000 человек.

Задача по автоматизации документооборота

До ТЕЗИС в Правительстве ЯНАО использовали систему на базе иностранного ПО Lotus Notes с территориально распределенной схемой размещения и взаимодействием через шлюз. Он накладывал ряд архитектурных и технических ограничений. Так, в Правительстве ЯНАО не было возможности вести единую базу данных документов и резолюций. Поскольку обмен документами происходил через шлюз, это был небыстрый процесс. Также распределенная схема размещения усложняла администрирование системы. Кроме того, Lotus Notes отличалась сложностью развития функциональности. В Правительстве региона было решено внедрить новую систему, которая не будет иметь всех этих недостатков. Кроме того, планировалось перейти на российские технологии.

Выбор СЭД

В ходе конкурсной процедуры по выбору СЭД победила СЭД ТЕЗИС, российский продукт, включенный в реестр Минцифры РФ. Это полностью кроссплатформенное решение, совместимое с отечественным и свободно распространяемым ПО: операционными системами, СУБД, офисными пакетами. В основе СЭД ТЕЗИС лежит open source платформа Jmix (ранее CUBA Platform), также зарегистрированная в реестре Минцифры РФ.

Процесс внедрения

С самого начала был понятен масштаб проекта. В Lotus Notes работало порядка 15 тысяч пользователей, требовалось перевести их в новую СЭД одномоментно. Из прошлой системы предстояло мигрировать более 800 тысяч документов. API для приема документов новой системой подготовила команда СЭД ТЕЗИС, выгрузку из старой системы и перенос документов осуществляли специалисты со стороны заказчика. В итоге было перенесено намного больше документов, чем планировалось сначала — свыше 1 миллиона.

Команда СЭД ТЕЗИС реализовала широкий набор функций:

  • Автоматизация документооборота, включая работу с входящими, исходящими и внутренними документами, а также организационно-распорядительной документацией.
  • Подготовка резолюций, их утверждение, исполнение и контроль.
  • Работа с помощниками — все документы и поручения проходят предварительный контроль.
  • Мобильное рабочее место для руководителей.
  • Учет обращений граждан.
  • Электронная канцелярия.
  • Поддержка использования электронной подписи.
  • Шлюзы с учетной системой, ССТУ, ФИАС (ГАР), МЭДО 2.2, 2.5, 2.7, 2.7.1, Интернет-приемная и ЛК ЕПС, ПОС.

При внедрении СЭД ТЕЗИС в Правительстве ЯНАО много внимания уделялось обучению сотрудников органов власти. Для более чем 500 ключевых пользователей совместными усилиями вендора и заказчика были проведены обучающие курсы. Для всех сотрудников запущен обучающий портал с памятками, видеоинструкциями и возможностью проверки знаний. Им воспользовалось около 4500 человек.

Для поддержки пользователей команда со стороны заказчика разработала Telegram-бот. Через него можно получить ответы на часто задаваемые вопросы, восстановить доступ к учетной записи, связаться со специалистом или узнать контакты нужного сотрудника. Команда СЭД ТЕЗИС в первые две недели после запуска организовала круглосуточное дежурство для оказания технической поддержки и решения возникающих вопросов.

Для контроля нагрузки на инфраструктуру и архитектуру системы проводились серии тестовых запусков как с участием синтетических тестовых алгоритмов, так и с привлечением реальных пользователей. Подготовительные мероприятия помогли оперативно выявить и устранить ряд проблем до запуска системы в промышленную эксплуатацию.

Результат автоматизации

СЭД ТЕЗИС стала единым облачным решением для аппарата губернатора, органов государственной власти и местного самоуправления, а также подведомственных государственных и муниципальных учреждений. Система охватывает все базовые процессы работы с документами, поручениями и резолюциями. За счет этого заметно выросла скорость коммуникаций между структурами Правительства автономного округа. Обмен документами между муниципальными образованиями и органами исполнительной власти ускорился с двух часов до считанных секунд. Таким образом, СЭД ТЕЗИС заметно экономит время на взаимодействии, что помогает своевременно реагировать на срочные задачи и поручения.

У пользователей появилась возможность сквозного полнотекстового поиска документов. Для этого достаточно знать одно или несколько ключевых слов, неважно, где они находятся — в заголовке, тексте или любом другом поле карточки. Кроме того, при поиске можно задавать различные дополнительные условия, фильтры и сортировки, например, искать все документы по взаимодействию с конкретной организацией, за определенный срок и с определенным подписантом. Найденные документы можно сгруппировать по различным параметрам и быстро выгрузить в отчет.

Заметно упростила коммуникации возможность обсуждения документов с исполнителями прямо внутри СЭД.

Кроме того, пользователи могут устанавливать замещение на определенный срок, например, на время отпуска или больничного. По окончанию срока замещение будет автоматически снято и доступ к документам замещаемого будет автоматически отключен.

Руководители большую часть времени работают в мобильном приложении, которое было адаптировано к требованиям заказчика как в функциональной части, так и в части интерфейса. Со смартфонов или планшетов глава региона и его заместители обрабатывают тысячи документов в день. Они принимают управленческие решения, корректируют поля карточек и оставляют пометки для исполнителей или помощников в графическом образе документа. Работать в мобильном приложении можно как онлайн, так и офлайн.

Кроссплатформенность СЭД ТЕЗИС позволила Правительству ЯНАО перейти на российскую операционную систему RED OS Murom и российскую СУБД Postgres Pro. Оба этих программных продукта входят в реестр отечественного ПО Минцифры РФ и сертифицированы ФСТЭК России.

Новая система электронного документооборота запущена в эксплуатацию в ноябре 2021 года. За полгода использования количество пользователей увеличилось до 28 тысяч из более чем 850 организаций. Одновременно в СЭД ТЕЗИС работает более 8 000 сотрудников, ежедневно создается более 20 000 уникальных документов и 15 000 уникальных резолюций. Таким образом, с начала промышленной эксплуатации в общей сложности накопилось уже более 2,5 млн. документов.

Правительство ЯНАО готово безвозмездно передавать другим регионам исходные коды проекта, а вендор СЭД ТЕЗИС — предоставить бесплатные лицензии на СЭД ТЕЗИС. В 2022 году исходные коды и лицензии на безвозмездной основе получили республики Коми и Алтай, Челябинская и Тамбовские области. На текущий момент в рамках исполнения государственных контрактов в данных регионах проходит процесс внедрения решения ЯНАО.

Комментарии

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарий.

Регистрация
Авторизация

ПОДГОТОВЛЕНО ITWEEK EXPERT

 
Интересно
7 декабря 2022 г. (среда), 09:00 — 18:00, офлайн/онлайн, Москва
Интересно
Чем подтвердить расходы на перевозку в случае потери транспортных накладных и как этого избежать
Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку груза и может служить первичным учётным документом …
Сквозной документооборот на 28 000 пользователей в Правительстве ЯНАО
Проект внедрения СЭД ТЕЗИС в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа стал одним из самых масштабных …
Унифицированные коммуникации уступают место унифицированной совместной работе
Совместная работа над контентом сливается с унифицированными коммуникациями, утверждает на портале …
RECS'22: Внутренний документооборот становится электронным
Хотя термин «электронный документооборот» появился еще в конце прошлого столетия, лишь в второй половине …
RECS'22: Готовимся к внедрению машиночитаемых доверенностей
Если раньше, говоря о развитии электронного документооборота в России, эксперты традиционно сетовали …