НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Нужно ли уходить от бумаги?

Сергей Голубев
16.10.2013 14:57:15

Вадим Малых в своей статье "Можно ли уйти от бумаги, постоянно на нее равняясь?" приходит к абсолютно логичному выводу, что нельзя. Я же хочу поставить вопрос несколько иначе, о чём и говорит заголовок этой заметки.

Правда, мои рассуждения в данном случае совершенно негосударственны и некорпоративны. Меня позиция в этом вопросе совершенно обывательская и проблемы оптимизации труда госслужащих меня волнуют меньше всего.

Всем сторонникам тотального отказа от "бумаги" я предлагаю ответить на один простой вопрос. Готовы ли вы к тому, что документ, в котором зафиксировано ваше персональное право на владение дачей, будет лежать не у вас в шкафчике в виде бумаги с подписью и печатью, а болтаться непонятно где в виде записи в базе данных?

Мой ответ однозначный — нет, я с этим категорически не согласен. Мне нужна только "Окончательная бумажка. Фактическая! Настоящая!! Броня!!!". Мало того, с этой бумажки я сделаю ещё несколько копий, заверю их у нескольких нотариусов. И только потом буду спать относительно спокойно.

Дело в том, что у бумажного документа есть одна важная черта, отличающая его от документа электронного — "что написано пером, того не вырубишь топором". Вероятность внезапно обнаружить, что площадь твоего дачного участка стала на пару соток меньше, при "традиционной" системе практически нулевая. А как именно защищена электронная запись, народу в моём лице пока непонятно. И я сильно подозреваю, что никак.

Таким образом, на выходе любой системы документооборота должна быть именно бумага (глинянная пластинка, кусок бересты…). Иначе сама система лишена сколько-нибудь внятного практического смысла, ведь электронный документ не позволяет обеспечить равный контроль за хранением со стороны обеих потенциально антагонистичных сторон.

Комментариев: 30

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

16.10.2013 15:25:32

Ну а если документ у вас будет, и вы даже сможете сделать с него сколько захотите копий (но их не надо будет заверять у нотариусов, т.к. они будут полностью идентичными, благодаря цифровым технологиям). Но документ будет электронным. В чем принципиальная разница? Если вы будете полностью уверены, что точно также с ним пойдёте в любой суд и там не будут интересоваться насколько он равнозначен или нет какому-то там бумажному? Ведь это на порядки удобней. Ну так ведь?

А вообще, если честно, на такого рода документы пока никто и не покушается. Это дело гражданина как и что ему хранить. Я думаю и бумажные паспорта будут долго в ходу наряду с электронными. Т.к. тут же найдутся те кто увидит в эл. паспортах очередную "печать зверя" и т.д. Но это эволюция, она закономерна и никуда от нее не деться. Ну не будет бумаги в будущем. Незачем она!

16.10.2013 15:30:09

Цитата
В чем принципиальная разница?


В невозможности обеспечить неизменяемость его содержания. Бумага у меня — та же бумага у государства. Любые подтирки и исправления сразу определяются экспертизой. А если документ электронный?

16.10.2013 15:37:14

Как раз сейчас в фейсбуке пришли к тому, что очень часто бумагу то подделать ещё проще smile:)

16.10.2013 15:42:11

По-моему, это давно известная, банальная истина.
Вспомните, хотя бы "Двенадцатую ночь" с подложной любовной запиской...

Вспмоните, как почти все из нас подделывали записи в школьном дневнике и даже подписи преподавателей.
О чем тут разговор...

16.10.2013 16:20:15

В случае с бумагой этот вопрос хотя бы теоретически решаем. Допустим, одна из сторон сумеет доказать, что в момент подписания договора она вообще была в другом городе. С электронкой-дистанционкой это невозможно.

16.10.2013 16:18:44

Проще подделать "свой" экземпляр. И вопрос будет по крайней мере спорным. Если же есть один "рекорд" где-то на госсервере, то вопроса не будет в принципе.

16.10.2013 17:19:46

Добрый день.

Сергей, Вы немного путаете свойство документа "отчуждаемость". Да, система документооборота, которая не позволяет отчуждать документы бессмыслена (кроме сов.секретно smile:) ).

Форма отчуждённого документа уже менее принципиальна - бумажный или электронный с квалифицированной подписью, главное, чтобы он прочитался. Например, на острове Пасхи вполне может не быть человека, знакомого с русским языком. smile:)

PS
Для чего нужны документы? Для разрешения конфликтных ситуаций. Соответственно пока в судебном делопроизводстве не будет указано, что материалы предоставляются только в электронном виде с квалифицированной подписью и лишь в качестве исключения в бумажном виде IMHO всё остальное локальные разговоры.

16.10.2013 17:25:26

Мы говорим о разных документах. ЭД хорош для передачи информации, но категорически непригоден для разруливания конфликтных ситуаций.

16.10.2013 17:45:48

Пригоден с учётом "PS" предыдущего сообщения.

16.10.2013 17:49:25

Коллеги, IMHO Вы не замечаете "слона в кунсткамере" - возможно, из-за традиционной склонности ИТ-специалистов защищать документы индивидуально smile;)

На самом деле при серьёзных "разборках" подлинность документа может доказываться не только и не столько его реквизитами, УКЭП и т.п., сколько его взаимосвязью с деловыми процессами и со множеством других документов - с теми, что привели к его появлению, с теми, которые он сам породил, а также из сопоставления с подобными ему документами, созданными в то же время и в том же месте. Мораль: чтобы сделать качественную подделку. часто нужно подделать много документов.

Хочу обратить Ваше внимание ещё на один любопытный момент: при традиционном делопроизводстве правоустанавливающие документы в основном находятся у людей на руках. По мере освоения электронных технологий исчезает потребность в самостоятельных документах такого рода, а соответствующие сведения концентрируются в государственных электронных реестрах.

Как мне кажется, ответ на вопрос, что легче подделывать - электронные документы или бумажные - очень сильно зависит от обстоятельств, а также от особенностей судебной системы (в англосаксонских странах Вас, в случае чего, заставят показать все ваши электронные "богатства" и как следует их перетряхнут - а у нас этого нет).

16.10.2013 17:55:04

Цитата
традиционной склонности ИТ-специалистов защищать документы индивидуально

На самом деле при серьёзных "разборках" подлинность документа может доказываться не только и не столько его реквизитами, УКЭП и т.п., сколько его взаимосвязью с деловыми процессами и со множеством других документов - с теми, что привели к его появлению, с теми, которые он сам породил, а также из сопоставления с подобными ему документами, созданными в то же время и в том же месте. Мораль: чтобы сделать качественную подделку. часто нужно подделать много документов.


Вообще-то, именно об этом тут все и говорят, в том числе как раз ИТишники.

16.10.2013 18:10:37

Цитата
Мораль: чтобы сделать качественную подделку. часто нужно подделать много документов.


Конечно же. И в случае с электронкой это сделать проще, поскольку взаимосвязи прозрачны. В моих семейных преданиях есть история о том, что выяснить настоящую фамилию одного из моих предков удалось только через церковную книгу, поскольку из-за связности всех госбумаг потерянная по ошибке буква распространилась везде. И только в церкви всё было правильно, поскольку никакого взаимодействия с госархивами у неё не было.
Потерянную букву, конечно, в паспорт не добавили, но всё-таки smile:).

16.10.2013 20:27:18

1. Никто задачу полного отказа от бумаги не ставит, и вообще задачей является не отказ от бумаги, а повышение эффективности жизни (и труда).

2. Нужно различать вопросы управления документов (оперативного движения документов) и управления рекордсами (важными архивными документами). Рекордсы в общем объеме документов составляют доли ОДНОГО процента.

3. Нужно понимать, что рекордс частного хранения такой как свидетельство о собственности, является сугубо вторичным документом. Это не что иное, как выписка из ГосРеестра, где это право зафиксировано. Точно также как свидельство о рождении, о бракосочетании и пр. Это всего лишь выписка.
И, строго говоря, она вообще конкретному человеку не очень сейчас нужна. В любом случае любой орган власти должен использовать не эту бумагу,а обратиться в соответствующий Реестр и получить сведения непосредственно оттуда.

4. У меня тоже есть важные личные рекордсы в бумажном виде. Их собралось не более 15 за долгую прожитую жизнь. Это капля в океане прошедших через меня документов.

16.10.2013 20:39:33

Цитата
И, строго говоря, она вообще конкретному человеку не очень сейчас нужна. В любом случае любой орган власти должен использовать не эту бумагу,а обратиться в соответствующий Реестр и получить сведения непосредственно оттуда.


А что делать конкретному человеку, если внезапно выясниться, что согласно Реестру его дача находится совсем не там, где он привык считать, земли там в два раза меньше и вообще он её уже давно продал? smile:)
Ты предлагаешь делать совершенно недопустимую вещь — предоставить полный доступ к документу только одной из потенциально антагонистичных сторон и лишить этого доступа другую. Получится как в анекдоте "И тут, Петька, мне фишка попёрла" smile:).

Что касается океана неархивных документов, то вопросы их оперативного управления — исключительно частное дело участников процесса. Если документ не предназначен для прокурора или суда, то как участники переписки договорятся (или как решит их начальство), то так тому и быть.

16.10.2013 20:54:07

Цитата
если внезапно выясниться, что согласно Реестру его дача находится совсем не там


Разбираться с Реестром, а если не удастся договорится, то обращаться в суд.

И в данном случае будешь ты использовать бумагу или файл, хранимых на флешке - без разницы.

Но главное не этом. Свидетельство о собственности, которое хранится у тебя, будет совсем не единственным доказательством твое правоты. Суд должен будет изучить ВСЕ обстоятельства дела. В том числе поднять все документы и опросить свидетелей.

16.10.2013 21:07:37

Всё верно. Суд теоретически разберётся, только это лишняя тягомотина и нервотрёпка. Разница между бумагой и флешкой тут в том, что проверка бумаги на подлинность пока проходит быстрее и проще. Если есть бумага, то реакция чиновника — "ой, ну наверное это у нас что-то девочки напутали" и вопрос решается быстро. С файлом на флешке всё будет не так, а значительно сложнее.
И смысл совершенно непонятен. Как ты уже списал, "настоящих" документов в море бумаг — 1-2%. Они должны быть бумажными. Остальные — без разницы. Точнее — на усмотрение руководства или равноправных сторон. Кому-то удобнее с бумагой, кому-то с электронкой.

17.10.2013 06:56:43

Цитата
Как ты уже писал, "настоящих" документов в море бумаг — 1-2%. Они должны быть бумажными.

В корне не согласен! В корне! Да ладно, история рассудит smile:)

17.10.2013 07:27:51

Цитата
Рекордсы в общем объеме документов составляют доли ОДНОГО процента.
Цитата
"настоящих" документов в море бумаг — 1-2%.

Без обид, коллеги, но Вы тут совсем "утонули" в терминологии (даже в Вашей самопальной) и благополучно путаете божий дар с яичницей. Эх. если бы эту Вашу дискуссию перевести на английский и выложить на международном форуме - вот бы народ порадовался! smile:)

Да и цифра в любом случае должна быть малость побольше - что у нас, что в США в качестве ориентира называется 5% (у госорганов эта цифра выше).

17.10.2013 07:30:26

Все завсит от терминологии и понимая термина "документ".

17.10.2013 07:34:49

Кстати, а есть какое-то специальное название для "настоящих" документов, а не чиновничих переписок?

17.10.2013 07:39:48

А чем, по-Вашему, отличаются "настоящие" от "ненастоящих"? Свою дачу Вы можете потерять как раз в ходе "чиновничьей переписки" smile;)

Специалисты предпочитают иногда выделять "юридически значимые" или "правоустанавливающие" документы, но чёткой грани между ними и всеми остальными документами нет.

17.10.2013 07:59:14

"Настоящий" документ регулирует отношения потенциально антагонистических сторон. Скажем, трудовой договор — "настоящий" документ. А направленное жене письменное приглашение посетить ювелирный магазин — нет smile:).

17.10.2013 07:45:55

Нет таких названий.
И вообще у нас предметная терминология в этой сфере, не сильно лучше, чем у Эллочки-людоедки.

Но только я хочу сказать, что не нужно сводить проблемы управления документами к теме госсектора.

При огромной доле госсектора в стране, его доля в производстве и использованиии документов совсем не так велика. Думаю, его доля не превышается 10-20% от страны в целом.

17.10.2013 07:35:50

Цитата
ISO 15489-1:2001 "Information and documentation — Records management — Part 1:General"

3.15 records - information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business

Вчитайтесь.

17.10.2013 07:42:07

Я не буду продолжать тут многолетний спор на эту тему.
Я знаю, что вы считаете, что документом является только то, что попадает в Архив, и трактуете понятие рекордс как синоним документа.

Я знаю, что вы в ответ сошлетсь на ГОСТЫ, написанные вами же...

17.10.2013 07:47:42

Цитата
Я знаю, что вы считаете, что документом является только то, что попадает в Архив...
Таких глупостей я никогда не говорила
Цитата
...и трактуете понятие рекордс как синоним документа
Ага.

Слабо перевести англоязычное определение, приведенное выше? Вам какие-то из этих слов непонятны? Или англосаксы тоже не понимают термина record? smile:{}

17.10.2013 07:49:46

Цитата
Я знаю, что вы в ответ сошлетсь на ГОСТЫ, написанные вами же..
.
Завидовать нехорошо. Но, по правде сказать, ГОСТ Р ИСО 15489 - не моя работа; существует мой собственный перевод, который заметно отличается, http://www.slideshare.net/sspchram/iso-15489-12001-ru-v259

17.10.2013 07:55:29

Я не буду продолжать дискуссию на эту тему. И было бы хорошо, если бы вы перестали в обсуждении использовать слова типа "завидовать"...

17.10.2013 07:50:41

Ну что касается госсектора, почти каждый документ может так или иначе угодить в это определение.

17.10.2013 07:57:28

Я не согласен, что "каждый".
Но дело не в этом.

Как ведущий раздела, я предлагаю, не уводить тему поста в бесконечные разговоры о терминологии. Если есть желание обсудить этот вопрос: напишите отдельный пост, и там проведите соответствующее обсуждение.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии