НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Еще раз о юридической значимости электронных документов

Вадим Малых
27.06.2015 06:17:21

Юридическая значимость.
Вопрос о юридической значимости документов многим кажется малоинтересным и незаслуживающим особого внимания. Однако, сам термин практически у всех на слуху. В частности, за это можно благодарить отечественных e-invoice операторов, которые свои улуги называют не иначе как юридически-значимым документооборотом (ЮЗД), нимало не смущаясь отсутствием какого-либо законодательно закрепленного значения этого термина и тем, что раньше объект их автоматизации и документооборотом то никто не называл.

Употребить этот термин спокойно может даже человек с юридическим образованием. "Ваш скан не будет иметь юридическую значимость". А попросите его четко сформулировать, что это значит?

В свежем терминологическом ГОСТе по делопроизводству (ГОСТ Р 7.0.8 - 2013) есть определение: юридическая значимость документа - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Скан не является юридически значимым? Вы уверены? А почему? Он не может быть подтверждением? На каком основании? Есть сомнения в его подлинности? Вот! Кажется мы подбираемся к чему-то важному!

В российской нормативно-законодательной базе определение юридической значимости отсутствует. Не находил я его и в теории права (поправьте, если ошибаюсь).

Более интересное, на мой взгляд, определение есть в решении совета Евразийской Экономической Комиссии от 18.09.2014 г. № 73 "О концепции использования при межгосударственном информационном взаимодействии сервисов и имеющих юридическую силу электронных документов." Согласно ему, юридическая значимость электронного документа - свойство электронного документа, позволяющее воспринимать содержание данного документа как подлинное.

В недавно вышедшем постановлении Правительства Хабаровского края (текст приложения доступен здесь) мы немного переформулировали данные определения: под юридической значимостью документа в СЭД понимается присущее ему свойство, позволяющее выносить заключение о подлинности документа, на основании которого он может применяться в правоотношениях, вызывать правовые последствия, использоваться при совершении юридически значимых действий или являться результатом таких действий.

Очевидно, что вопрос о юридической значимости документа связан прежде всего с такими его свойствами, как подлинность и целостность. Причем, сама по себе юридическая значимость свойством документа являться не может, она может лишь возникнуть (или не возникнуть) когда документ необходимо использовать в качестве подтверждения тех или иных юридических фактов (например, в качестве доказательства в суде). По большому счету надо говорить не об обеспечении юридической значимости электронных документов, а о принятии мер, направленных на повышение вероятности того, что в нужный момент ваш документ будет признан юридически значимым.

ЮЗ по русски и 63-ФЗ.
В России вопрос применения электронных документов призван решить закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи". Прежде всего речь идет о статье 6 этого закона, в которой устанавливаются критерии равенства электронных документов аналогичным бумажным. Однако, если проследить за изменениями, вносимыми в российское законодательство в последнии несколько лет, можно просто ужастнуться от количества поправок, вводящих возможность использования электронных документов практически во все законы, в которых речь идет о каких либо документах.

Известный российский эксперт Наталья Александровна Храмцовская в одной из своих статей, посвященных теме юридической значимости документов справедливо замечает, что у нас все идет к "созданию двух параллельных законодательств – одного для бумажных документов, и второго – для электронных. Между ними неизбежно возникают расхождения, на которых можно играть в случае судебных споров." Например, как рассматривать документ, для которого в специальном законе не установлена электронная форма? Ведь для других документов такие поправки в законы внесены. При чем тут вообще 63-ФЗ с его условиями эквивалентности двух видов документов?

Более того, я уверен, что 63-ФЗ не только не помогает в деле использования электронных документов, а наоборот - активно мешает! Поскольку в нем речь идет о признании электронных документов исключительно как эквивалентов аналогичным бумажным, используя подходы этого закона мы обречены на бумагоподобный электронный документооборот. Стоит немного усовершенствовать процесс и получить электронный обмен, который не имеет хорошо известных бумажных эквивалентов, как сразу возникает вопрос о законности такого обмена. Конечно можно по каждому такому случаю выпускать специальный закон (как 210-ФЗ для СМЭВ), но это продолжение движения в тупиковом направлении к двум параллельным законодательствам.

Впрочем, согласно оценкам многих экспертов (см. например здесь), закон не работает и в отношении других вопросов - собственно электронной подписи и удостоверяющих центров.


ЮЗ, хранение, метаданные, реквизиты.
Вопрос юридической значимости документов неразрывно связан с вопросом их хранения (неважно долговременного или оперативного). Доказательство, которое обеспечивается юридической значимостью документа, как правило требуется спустя какое-то время по прошествии доказываемых событий. В этом и состоит основная миссия документа: фиксировать информацию и передавать ее во времени и пространстве.

За рубежом ведется множество исследований, направленных на обеспечение доверия к электронной информации, т.е. подлинности и целостности электронных документов. Пожалуй, наиболее известным из них является проект InterPARES Trust. Этой же теме посвящены многие работы экспертов в области электронных архивов, например Long-Term Preservation of Digital Records: Trustworthy Digital Objects.

В большинстве таких исследований речь идет о правильной организации метаданных документа. Например проект PREMIS посвящен исключительно этому вопросу. В нем предложена структура метаданных, позволяющая сохранять информацию обо всех событиях и действиях, относящихся к хранимому цифровому объекту.


Во многом правильной организации метаданных посвящен MoReq, стандарт по организации систем электронных архивов OAIS и другие подобные разработки.

Правильная организация метаданных позволяет сохранять всю значимую информацию о движении документа с момента его создания до текущего момента. Во многих работах по отношению к электронным документам применяется понятие "chain of custody", пришедшее из судебной системы и связанное с правилами обращения с доказательствами по делу, которые призваны обеспечить гарантию их подлинности.

Chain of custody и правильный сбор метаданных обеспечивается, в частности, trust services, которые получили законодательное закрепление в Евросоюзе. На сайте среди прочих возможных применений сервисов доверия упомянута и "legal admissibility", т.е. та самая наша юридическая значимость. Согласно сайту, её цель - обеспечить гарантию аутентичности и целостности электронного документа.

Что же говорит современная отечественная "наука о документе" по этому поводу? К понятию метаданных ближе всего русские "реквизиты документа". Перечень реквизитов можно найти, например, в ГОСТ Р 6.30-2003. "Требования к оформлению документов". И ни один из этих реквизитов никак не помогает в деле обеспечения доказательной силы электронных документов, разве что электронная подпись. Про попытки ВНИИДАД создать какую-то свою уникальную систему работы с электронными документами тут не упоминаю, т.к. смеяться над убогими грешно.

Выводы.
Выводы делайте сами. Кто виноват давно понятно. А что делать?

Комментариев: 13

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

29.06.2015 16:52:53

Мой комментарий по теме: http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/7633.php

30.06.2015 00:10:43

Вадим, Вы затронули сразу очень много тем, по каждой можно спорить и говорить долго. Я попробую выделить некоторые моменты, если будет желание, можно будет отдельные вопросы обсудить. Итак, что хотелось бы отметить:
1. Мы с Вами юристы, а не журналисты, поэтому точность определений должна быть у нас, как говорится, в крови smile:) В российском законодательстве есть понятие оператор электронного документооборота. Правовая основа работы операторов - Налоговый кодекс РФ, Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, ПРИКАЗ от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253@ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОГО ПОЛОЖЕНИЯ О СЕТИ ДОВЕРЕННЫХ ОПЕРАТОРОВ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ВРЕМЕННОГО ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ПРИСОЕДИНЕНИЯ К СЕТИ ДОВЕРЕННЫХ ОПЕРАТОРОВ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА и другие НПА. Никаких e-invoice операторов в российском законодательстве нет. Что под ними подразумеваете Вы - совершенно непонятно. В то время как, чтобы понять функции операторов электронного документооборота, нужно просто заглянуть в законодательство. Если Вы хотите о чем-то дискутировать - используйте общеупотребительные термины, а не чьи-то придумки smile:)
2. Операторам ЭДО смущаться нечего - они действуют в правовом поле, очерченном законами (ГК, НК, ТК, Закон об электронной подписи, Закон о бухгалтерском учете и т.п.) многочисленными подзаконными актами. Часть из них я перечислил выше.
3. С бумажными документами человечество как-то научилось обращаться. Я бы условно выделил две процедуры проверки подлинности бумажных документов - повседневная и криминалистическая. В "обычном", повседневном обороте мы используем наши глаза, другие документы (к которым уже есть доверие), дополнительные сведения, чтобы принять решение о подлинности того или иного документа. К помощи суда (и криминалистов) мы обращаемся только в случае спора, которого не смогли решить сами. Привлечение суда к разрешению спора - процедура небыстрая и дорогостоящая, к ней мы прибегаем только в исключительных случаях. Поэтому бы я не стал сводить вопрос юридической значимости только к признанию документа судом. Тем более, тут даже признается не столько юридическая значимость документа, сколько относимость доказательства. На мой взгляд, это несколько разные вещи. Думаю, что юридическая значимость - это ближе к договоренности сторон считать что-то, какой-то документ юридически значимым в данных правоотношениях. Или, если отношения неравноправные, одна сторона сама своей волей и властью формирует правила, что считать юридически значимым. Например, закрепил законодатель, что паспорт удостоверяет личность - граждане обязаны предоставлять его в указанных законодательством случаях, например, на выборах. Да, может случиться всякое, и может потребоваться вмешательство правоохранителей и суда, но это уже исключительные обстоятельства, связанные с нарушением кем-то прав и обязанностей.
Точно так же и с электронными документами. Суд может принять в качестве доказательства то, что сам посчитает относимым. Но в "мирной жизни" стороны сами определяют, что может быть юридически значимым в их правоотношениях. Еще недавно в догворах специально устанавливали юридическую значимость отправленных друг другу факсов. Факсы были юридически значимыми в данных правоотношениях. Если вдруг возникал спор, суд мог не принимать факс в качестве доказательства, если у него были основания. Но суд - это уже какой-то непредвиденный случай, спор, который не удалось разрешить самостоятельно. Повторю: суд - это дорого и долго, в него каждый день бегать не станешь.
Опять же, как в случае с бумажными документами, если отношения административные, то одна сторона устанавливает правила. Например, законодатель установил только один легальный вариант обмена ЭСФ - через операторов ЭДО. И, если сторонами выполняются все требования законодательства, ЭСФ считаются юридически значимыми. В случае других документов юридическую значимость определяют стороны, в том числе путем присоединения к операторам ЭДО.
3. По поводу законодательства об электронных документах у меня есть такие мысли:
3.1. Возможно, чтобы сохранить существующую правовую систему, законодатель просто решил установить критерии, когда электронный документ в правовом смысле соответствует бумажному. И тогда во всех случаях, если это прямо не запрещено, электронный документ может применяться вместо бумажного. Например, установил законодатель соответствие бумажных и электронных документов в законе об электронной подписи и все - мы можем применять ЭД вместо бумажных во всех случаях, где законом прямо это не запрещено. Обратная сторона такого подхода - ЭД останутся бледной тенью бумажных документов, и невозможно будет использовать ЭД вообще в новых, "небумажных" (или постбумажных) сценариях.
3.2. На практике оказывается, что физическая природа ЭД бумажных документов сильно отличается, поэтому применение ЭД нужно регламентировать более детально, применимо к каждой ситуации. Поэтому выстраивается параллельное электронное законодательство.
4. Операторы ЭДО как раз выступают в роли третьей доверенной стороны в спорах своих клиентов. По крайней мере, их так задумывала ФНС smile:)
5. Хранение ЭД, в том числе чтобы его предоставить по прошествии времени - это даже не тема, это целая вселенная. Универсальных рецептов нет - когда-то нужны электронные подписи, когда-то метаданные, когда-то аппаратные гарантии неизменности. Тут для меня единственным авторитетным экспертом выступает Наталья Храмцовская smile:)

30.06.2015 07:51:37

Сергей, спасибо за развернутый коментарий. Да, обсудить есть что smile:)
По поводу 1) и 2) - это вообще не тема поста. Операторам ЮЗД мы благодарны за популяризацию термина юр. значимость, поэтому они тут. Операторы ЮЗД - не моя тема, так что стараюсь много про них не рассуждать smile:)

30.06.2015 07:54:55

По 3), согласен - суд это экстремальный случай. Но, наверное при определении сущности ЮЗ и надо ориентироваться на некие крайние точки. Хотя, согласен, договорившись мы можем вполне вести дела, используя хоть голубиную почту. Но мы должны оба держать в уме, что в случае чего (тех самых непредвиденных обстоятельств) мы в суде не хотим иметь бледный вид.

03.07.2015 22:50:22

Да, тут разум лучший советчик smile:)

30.06.2015 07:55:37

Да, кстати, я никакой не юрист. Только учусь, с переменным успехом, так как время на это не особо есть.

30.06.2015 07:57:29

3.1) - так и я о том же! smile:)

30.06.2015 07:59:06

3.2 - да, применение ЭД надо регулировать отдельно. Но не для каждого случая их применения! Надо определить требования один раз, и документы, удовлетворяющие таким требованиям использовать везде!
Именно такая попытка - ст. 6 закона 63-ФЗ. Но сами видите - не работает.

03.07.2015 23:01:02

Да, было бы хорошо определить требования один раз. Но, мне так кажется, это невозможно. Электронный документ - термин, объединяющий самые разные технологии, носители, среды для обмена и т.п. Добавим сюда самые разные правоотношения, сроки хранения, и получится такая матрица вариантов, что единые требования сформулировать будет невозможно. Или их придется обобщить до пошло-банального "чтобы все было надежно, безопасно, экономично".
Поэтому приходится для каждых правоотношений расписывать: для СМЭВ - одни требования, для обмена ЭСФ - другие, для хранения банковских документов опердня - [img]http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_174040/[/img]другие. Я не знаю универсальных технологий и методик, которые бы подошли для всех случаев. Может, кто-то знает?

30.06.2015 08:02:43

4. Да, операторы ЭДО это по сути доверенный сервис.
5. Хранение - тоже не тема этого поста (одним постом тут точно не обойтись). Просто она очень сильно завязана на тему ЮЗ. Мы хотим не просто сохранить информацию, а сохранить ее юр. значимость.

03.07.2015 23:08:02

Тут я бы стал плясать от срока хранения. Для сроков до 5 лет вполне подойдет КЭП. Для более длительных сроков - запись на однократные носители и система организационных мер, не позволяющих (не вообще, что вряд ли возмоно, а сколрее с затратами не превышающими аролученную ценность от фальчификации) фальсифицировать документы. Есть устройства CAS (Content Addressanle Storage), но они и до кризиса были оооооочень недешевы.
В любом случае это будет комплекс организационных и технических мер. И некая стоимость хранения.

04.07.2015 16:18:25

Еще по поводу доверенных сервисов и операторов ЮЗД. Да, это случай доверенных сервисов, но это же казуистический подход! Представьте, завтра агенству по рыбной ловле какому-нибудь приспичит с кем-то обмениваться специфической информацией и они тоже начнут свою нормативку пилить?
В Европе подход максимально абстрактный и универсальный. Сервисы доверенной передачи документов это частный случай! Есть еще сервисы доверенного времени, генерации и проверки ЭП, доверенного хранения и т.д.
По-моему вещи, известные любому начинающему программисту (про абстракцию, лишние сущности и т.д.), невдомек большинству наших правотворцев.

06.07.2015 06:42:43

1. Возможно, мы "варились" в разной среде, поэтому видим разные аспекты рассматриваемых вопросов. Для бизнеса важны транзакции, поэтому трудно представить хранение документов и проверку ЭП без самой сущности -транзакций, то есть обмена документами. Даже если счет-фактура подписывается одной стороной, важны ответные технические документы, то же уведомление о получении или уведомление о корректировке. Я уже не говорю про документы, где подписи ставят обе стороны. Тут именно оператор обмена выступает третьей доверенной стороной - с ним уже интегрируются сервисы проверки ЭП и хранения.
Госорганы выпускают односторонние НПА, поэтому здесь актуальна, как я полагаю, проблема проверки ЭП подписанта и хранения - доступности документов для круга лиц, чью деятельность они регламентируют.
2. Не все сценарии можно свести к использованию технологии асимметричного криптопреобразования, тут уже большая часть "ответственности" за сохранность документа ложится на организационные меры. Особенно это актуально для документов длительного срока хранения. Например, неизменность содержания документа при миграции, скажем, на другие форматы или носители можно, скорее всего, обеспечить только организационными методами.
3. Если сервис работает на коммерческой основе, то его услуге не бесплатны для потребителей. Готовы госорганы платить коммерческим операторам? Платить придется за все время пользования услугами, в случае хранения это может быть очень даже заметные расходы.
4. Есть еще коммерческая, служебная, государственная и прочие тайны, тут тоже появляется вопрос доверии к оператору. Некоторые документы можно доверить только ведомственному или сертифицированному (аккредитованному) оператору.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии