НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Бумажный документооборот жив и, кажется, будет жить у нас еще долго

Андрей Колесов
18.10.2017 15:07:38

То, что наш термин "электронный документооборот" является крайне двусмысленным – давно известный факт. Точнее даже, не двусмысленным, а просто вводящим в заблуждение людей, которые не соприкасаются с сутью терминам непосредственно.
Такие люди, в большинстве своей искренне считают, что "электронный" – это тождественно "безбумажный". Но самом деле в 90% (или больше) случаев это совсем не так. В действительности обычно "электронный документооборот" подразумевает лишь некоторую дополнительную систему ИТ-управления все тем же обычным бумажным документооборотом.

Давайте посмотрим, как это происходит в случае Администрации города Рыбинска (тут я продолжаю рассказ о своей деловой поездке в те края, см. предыдущий пост "Последовательность развития СЭД-инфраструктуры в муниципалитете областного значения". Еще раз обратимся вот к этому слайду, на котором я тут убрал уже не используемые сегодня системы.



Вот как выглядит жизненный цикл документа

1. С точки зрения данной ИТ-системы, документ рождается в бумажном виде (подлинник документа) после его подписания (с печатью, если нужно) "кем нужно". Как происходит процесс "вынашивания документа" – это лежит вне поля ответственности данной ИТ-системы. А процесс "вынашивания" – это совсем не только "набивка" текста, но довольно непростой, а порой и просто сложный процесс написания и согласования (групповая работа над документом).

2. После "рождения" документа производится операция по его регистрации, которая делается уже с помощью СЭД: формируется то, что у нас называется "карточкой документа". Но тут опять же есть тонкий момент: вполне возможно, что и тут есть бумажный подлинник карточки, а в СЭД формируется лишь ее электронная копия.

3. На этом процессы с бумажным подлинником закачиваются. Он продолжает жить (сколько ему положено по закону), но отправляется в бумажный архив, откуда его достают только в каких-то чрезвычайных случаях (нагрянули с проверкой "кому надо", потребовал суд для разбирательств и пр.).

4. Сразу после регистрации создается электронная копия документа – производится его сканирование и преобразование в графический PDF-файл. Обратите внимание – именно в графический образ. Очень похожий на оригинал, но это именно картинка, а текст, который можно как-то анализировать компьютерным образом.

5. Именно с этими электронными копиями (карточки и самого документа) работает СЭД. Что она делает? Позволяет смотреть содержимое документа (кому это позволено), следит за исполнением заданий, которые зафиксированы в документе) и т.д.

6. Кроме того PDF-файл попадает в СЭА (систему электронного архива). Для начала файл просто помещается в файловое хранилище, а на основе СЭД-карточки создается СЭА-карточка (надо думать, это делается автоматически).

7. Но поскольку одна из основный задач Архива – поиск нужного документа, который зачастую делается в режиме "найди то, не знаю что", то нужен контектный поиск. Для этого PDF-файл дополнительно распознается некоторым OCR-инструментом и в результате получается еще и TXT-файл.

На этом процесс "преобразований" закачивается, а созданные документа (бумажный, PDF и TXT) продолжают жить в неизменном виде.

Это такая, достаточно типичная схема управления документами, когда подлинники хранятся в бумажном виде, а фактическая работа выполняется с электронными копиями.

С одной стороны, все это выглядит, вроде бы, лучше, чем обычный бумажный документооборот. Тут мы видим достаточно четкое разделение жизненного цикла документа на две части: на первом (бумажном) документ создается (и фиксируется в некотором окончательном виде), на втором его содержание в виде электронной копии используется в реальных деловых процессах. Правда, на самом деле, бумажный документ и на втором этапе продолжает свою параллельную жизнь, хранясь в бумажном архиве и извлекаясь оттуда в некоторых экстренных случаях. При этом роль СЭД в этом процессе, зачастую заключается совсем не в управлении документами, а в решении каких-то задач на основе этих документов (чаще всего – контроль выполнения заданий на основе этого документа).

Но, с другой стороны, новый бумажно-электронный жизненный цикл документа трудно назвать, мягко говоря, эффективным. Посмотрите, как они выглядит.

1. Формируется некий ТХТ-файл1 (или какого-то еще формата, например DOC)
2. ТХТ-файл1 распечатывается. Бумага подписывается.
3. Бумага сканируется и получается PDF-файл.
4. Бумага отправляется в бумажный архив.
5. PDF-файл распознается и преобразовывается в TXT-файл2.
6. PDF-файл и TXT-файл2 отправляются в электронный архив и используются в реальной работе.

Возникает естественный вопрос: зачем нужно городить этого огород? Зачем нужно два архива и зачем нужно столько преобразований (TXT-Бумага-DPF- TXT), зачем нужны дополнительные средства (принтер, сканер, распознавание образов и пр.), если мы в результате (TXT2) получаем ровно то, с чего начали (TXT1)?

Ведь все это как-то очень похоже на вычерпывание воды решетом... Эффект, конечно, есть (согреваешься), но все же не очень большой…

Ответ на эти вопрос дается простой: "А как же без бумаги? Во-первых, мы не знаем, как можно и нужно хранить электронные документы в долгосрочном плане. А во-вторых – и это главное – иметь бумажные подлинники нас обязывают нормативные требования, проверяющие органы требуют именно их. Не говоря уже о том, что мы не знаем, примет ли суд, в случае чего, электронные документы к рассмотрению. В общем, электронные документы нам нужны для работы, а бумажные – для соответствия нормативным требованиям".

Короче говоря, выясняется (точнее, подтверждается известное ранее), что мы сейчас находимся ровно в той же ситуации, что и десять лет назад (когда начались разговоры об уходе от бумажно-электронного документооборота). А именно: нормативные органы требуют одно (бумажные документы), а реальные пользователи – другое (электронные документы).

Собственно, в этом и заключается проблема: нормативные требования не соответствую требованиям пользователей. И самое печальное: это давнее противоречие никто, кажется, и не собирается разрешать.

Комментариев: 12

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

18.10.2017 22:29:31

Цитата
Собственно, в этом и заключается проблема: нормативные требования не соответствую требованиям пользователей. И самое печальное: это давнее противоречие никто, кажется, и не собирается разрешать.


Все гораздо проще - "интерфейсы" через бумагу все еще являются более доступными чем электронное взаимодействие.

19.10.2017 06:54:28

Не очень пониманию (или даже - вовсе не пониманию) - о каких "интерфейсах" вы говорите? Чем они "доступнее"?

19.10.2017 08:55:35

Цитата
о каких "интерфейсах" вы говорите?

Т.е. обычное взаимодействие между сторонами - это первое.
Второе - оно все еще дешевле чем электронное.

19.10.2017 09:02:11

Вот именно в ВАШЕМ вопросе и отличаются - общаясь через данный веб-интерфейс Вы "не очень понимаете".
Тогда как при очной встрече всё бы быстро(!) объяснили и по полочкам разложили...

19.10.2017 15:15:31

Проблему с "интерфейсом" можно решить обучением/образованием/воспитанием, а вот изменить инструкции/указания/приказы не всегда одному поколению удаётся. Вспомните фильм "Белорусский вокзал", когда герой Папанова предлагает своему молодому начальнику отменить ещё довоенную инструкцию...

19.10.2017 17:29:41

Вопрос о.том, что бумажный документооборот дешевле и проще, даже не хочу обсуждать. Ложность этого тезиса заказана давно.
Что касается интерфейса, то вообще не понимаю, о чем речь. Где вы в посте видите тему интерфейса. Тут видно, что бумага в деловых процессах вообще не используется. Она применятся только для получения скана. Все!

19.10.2017 18:00:32

Как я понял, народ слово "интерфейс" использует несколько всуе, обозначая, что визуально, с бумагой, большинству российского руководства работать понятнее. Именно поэтому, прежде, чем попасть в сканер, бумага у нас в конторе проходит километров 50 по Москве, т.к. нужно собрать от 5 до 15 автографов людей, сидящих на разных площадках. А потом, конечно, мы можем увидеть её в "СЭД"-е, со всеми автографами. Как-то так...

19.10.2017 19:25:02

Ок. Пусть так - бумага лучше, удобнее и пр.

Но скажите: зачем нужно делать распознавание текст, чтобы получить TXT2, если можно использовать готовый TXT1?

Да, есть теоретическая (именно теоретическая) вероятность, что TXT2 будет не очень соответствовать TXT1. Но ведь такое отличие совершенно некретично! Ведь и TXT2 может отличаться по содержанию от PDF! А TXT2 нужен не суда, а для создания поискового индекса...
Распознавать-то зачем?

20.10.2017 09:00:08

А это чтобы не плодить РАЗНЫЕ копии одного и того же тугамента, т.к. в конечном есть (или могут быть):
исправления, дополнения, замечания, комментарии, приписки и, главное, ПОДПИСИ ответственных!!!
PS: Есть технология https://www.abbyy.com/ru-ru/isearch/ - её и вставили не мудрствуя лукаво.

19.10.2017 22:29:29

Игорь Безручкин как видите ниже выше приведен прекрасный пример "не работоспособности" обычного блогового "интерфейса": совершенно не понятно к какому комментарию - то ли к Вашему - то ли к моему - был обращен последующий комментарий Василия Севрука.
По смыслу, как мне кажется - больше относится к моему, чем к Вашему, однако, почему то, он отвечает на Ваш комментарий.
Ни сколько не отрицаю того факта, что, возможно, Василий Севрук хотел ответить именно на Ваш комментарий - я могу и ошибаться.
Но зато какой красноречивый получился дальнейший диалог - такое ощущение, что два человека встали с Вами рядом и не обращаясь к Вам на прямую упоминают Вас или Ваши слова - причем с таким намеком, чтобы их разговор обязательно был доступен и Вам.
К сожалению их диалог не был доступен мне: мне не приходили сообщения на почту, что кто-то заинтересовался моим комментарием в данном блоге - такого устройство блога - обращение было не ко мне.

Цитата
общаясь через данный веб-интерфейс Вы "не очень понимаете"

Здесь Вы совершенно правы... Но если пример данного блога настолько красноречив - то какие из методик нужно применить
Цитата
Проблему с "интерфейсом" можно решить обучением/образованием/воспитанием

чтобы это работало на федеральном - муниципальном - частном уровне?

Причем это только одна сторона медали - я же, говоря о взаимодействии, подразумевал еще и другую сторону медали.

Ничего, что весь мой "спичь" был обращен именно к Вам? Решил воспользоваться примененной ниже выше методикой.... smile:D

20.10.2017 08:56:16

Думаю, "дешевле чем электронное" только потому, что во многих [гос?]конторах челмесы, затраченные на беготню по кабинетам по сбору подписей и согласований никто в расчёт не берёт. Вижу явный пример у себя - закупки по 223-ФЗ создали отдел закупок из 30-40 человек ТОЛЬКО лишь для того, чтобы оформлять все бумажки по этим правилам. Длительность закупок с 2-3 дней (макс. недели раньше) увеличилась до НЕ МЕНЕЕ(!) 3 месяцев, причём с НЕ гарантированным результатом (закупкой). Зато "по отчётности" экономия есть...

24.01.2018 19:15:08

"о НЕ МЕНЕЕ(!) 3 месяцев, причём с НЕ гарантированным результатом (закупкой)" - Оно создавалось, чтобы обеспечить НЕгарантированность. Но, по факту, эти клоуны все равно проводят своих.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии