Блог

То, что наш термин "электронный документооборот" является крайне двусмысленным – давно известный факт. Точнее даже, не двусмысленным, а просто вводящим в заблуждение людей, которые не соприкасаются с сутью терминам непосредственно.
Такие люди, в большинстве своей искренне считают, что "электронный" – это тождественно "безбумажный". Но самом деле в 90% (или больше) случаев это совсем не так. В действительности обычно "электронный документооборот" подразумевает лишь некоторую дополнительную систему ИТ-управления все тем же обычным бумажным документооборотом.

Давайте посмотрим, как это происходит в случае Администрации города Рыбинска[spoiler] (тут я продолжаю рассказ о своей деловой поездке в те края, см. предыдущий пост "Последовательность развития СЭД-инфраструктуры в муниципалитете областного значения". Еще раз обратимся вот к этому слайду, на котором я тут убрал уже не используемые сегодня системы.



Вот как выглядит жизненный цикл документа

1. С точки зрения данной ИТ-системы, документ рождается в бумажном виде (подлинник документа) после его подписания (с печатью, если нужно) "кем нужно". Как происходит процесс "вынашивания документа" – это лежит вне поля ответственности данной ИТ-системы. А процесс "вынашивания" – это совсем не только "набивка" текста, но довольно непростой, а порой и просто сложный процесс написания и согласования (групповая работа над документом).

2. После "рождения" документа производится операция по его регистрации, которая делается уже с помощью СЭД: формируется то, что у нас называется "карточкой документа". Но тут опять же есть тонкий момент: вполне возможно, что и тут есть бумажный подлинник карточки, а в СЭД формируется лишь ее электронная копия.

3. На этом процессы с бумажным подлинником закачиваются. Он продолжает жить (сколько ему положено по закону), но отправляется в бумажный архив, откуда его достают только в каких-то чрезвычайных случаях (нагрянули с проверкой "кому надо", потребовал суд для разбирательств и пр.).

4. Сразу после регистрации создается электронная копия документа – производится его сканирование и преобразование в графический PDF-файл. Обратите внимание – именно в графический образ. Очень похожий на оригинал, но это именно картинка, а текст, который можно как-то анализировать компьютерным образом.

5. Именно с этими электронными копиями (карточки и самого документа) работает СЭД. Что она делает? Позволяет смотреть содержимое документа (кому это позволено), следит за исполнением заданий, которые зафиксированы в документе) и т.д.

6. Кроме того PDF-файл попадает в СЭА (систему электронного архива). Для начала файл просто помещается в файловое хранилище, а на основе СЭД-карточки создается СЭА-карточка (надо думать, это делается автоматически).

7. Но поскольку одна из основный задач Архива – поиск нужного документа, который зачастую делается в режиме "найди то, не знаю что", то нужен контектный поиск. Для этого PDF-файл дополнительно распознается некоторым OCR-инструментом и в результате получается еще и TXT-файл.

На этом процесс "преобразований" закачивается, а созданные документа (бумажный, PDF и TXT) продолжают жить в неизменном виде.

Это такая, достаточно типичная схема управления документами, когда подлинники хранятся в бумажном виде, а фактическая работа выполняется с электронными копиями.

С одной стороны, все это выглядит, вроде бы, лучше, чем обычный бумажный документооборот. Тут мы видим достаточно четкое разделение жизненного цикла документа на две части: на первом (бумажном) документ создается (и фиксируется в некотором окончательном виде), на втором его содержание в виде электронной копии используется в реальных деловых процессах. Правда, на самом деле, бумажный документ и на втором этапе продолжает свою параллельную жизнь, хранясь в бумажном архиве и извлекаясь оттуда в некоторых экстренных случаях. При этом роль СЭД в этом процессе, зачастую заключается совсем не в управлении документами, а в решении каких-то задач на основе этих документов (чаще всего – контроль выполнения заданий на основе этого документа).

Но, с другой стороны, новый бумажно-электронный жизненный цикл документа трудно назвать, мягко говоря, эффективным. Посмотрите, как они выглядит.

1. Формируется некий ТХТ-файл1 (или какого-то еще формата, например DOC)
2. ТХТ-файл1 распечатывается. Бумага подписывается.
3. Бумага сканируется и получается PDF-файл.
4. Бумага отправляется в бумажный архив.
5. PDF-файл распознается и преобразовывается в TXT-файл2.
6. PDF-файл и TXT-файл2 отправляются в электронный архив и используются в реальной работе.

Возникает естественный вопрос: зачем нужно городить этого огород? Зачем нужно два архива и зачем нужно столько преобразований (TXT-Бумага-DPF- TXT), зачем нужны дополнительные средства (принтер, сканер, распознавание образов и пр.), если мы в результате (TXT2) получаем ровно то, с чего начали (TXT1)?

Ведь все это как-то очень похоже на вычерпывание воды решетом... Эффект, конечно, есть (согреваешься), но все же не очень большой…

Ответ на эти вопрос дается простой: "А как же без бумаги? Во-первых, мы не знаем, как можно и нужно хранить электронные документы в долгосрочном плане. А во-вторых – и это главное – иметь бумажные подлинники нас обязывают нормативные требования, проверяющие органы требуют именно их. Не говоря уже о том, что мы не знаем, примет ли суд, в случае чего, электронные документы к рассмотрению. В общем, электронные документы нам нужны для работы, а бумажные – для соответствия нормативным требованиям".

Короче говоря, выясняется (точнее, подтверждается известное ранее), что мы сейчас находимся ровно в той же ситуации, что и десять лет назад (когда начались разговоры об уходе от бумажно-электронного документооборота). А именно: нормативные органы требуют одно (бумажные документы), а реальные пользователи – другое (электронные документы).

Собственно, в этом и заключается проблема: нормативные требования не соответствую требованиям пользователей. И самое печальное: это давнее противоречие никто, кажется, и не собирается разрешать.