Крупнейшей российской организации, объединяющей людей с инвалидностью, Всероссийскому обществу инвалидов, удалось сделать работу с корреспонденцией и процессы обработки внутренней документации более эффективными. Работы по реализации проекта автоматизации в системе Docsvision выполнялись силами сотрудников компании «Смарт-Докс». Теперь вся работа с обращениями граждан, входящими, исходящими письмами и организационно-распорядительными документами полностью происходит в системе электронного документооборота.

Сегодня ВОИ — это более 1,5 млн человек, 24 300 первичных организаций, 2 100 местных и 83 региональные организации. Главная цель ВОИ — содействие инвалидам в осуществлении равных прав и возможностей с другими гражданами Российской Федерации; защита общих прав и интересов инвалидов; содействие в интеграции инвалидов в современное общество. Учитывая специфику деятельности Общества, в т.ч. работу с большим количеством обращений граждан, значительную численность сотрудников и наличие отделений ВОИ в каждом регионе Российской Федерации, в первую очередь было необходимо автоматизировать работу с организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения, служебные записки) и корреспонденцией (входящие, исходящие письма).

Проектной командой заказчика рассматривались различные платформы и решения для автоматизации. Выбор был сделан в пользу российской платформы Docsvision 5, на базе которой специалисты «Смарт-Докс» представили оптимальное решение и продемонстрировали возможности дальнейшего развития системы.

После аудита существующих процессов ВОИ экспертами «Смарт-Докс» были собраны и систематизированы основные требования, подготовлено и согласовано техническое задание, выполнена настройка решения в инфраструктуре заказчика, после чего проведено тестирование и обучение сотрудников работе в системе. На этапе опытной эксплуатации оказывалась гарантийная поддержка.

Проект был полностью завершён за два месяца. По его итогам весь внутренний документооборот ведётся в системе Docsvision: учет и рассмотрение входящей корреспонденции, подготовка и согласование исходящих писем, подготовка, согласование и отслеживание исполнения ОРД (приказов, распоряжений, служебных записок).

Ушла в прошлое проблема поиска документов, так как система Docsvision содержит информацию по всей документации, сократились сроки согласования документов, не теряются промежуточные версии документов. Процессы ознакомления сотрудников с приказами или выполнения поручений стали прозрачными.

Значительно сократились сроки рассмотрения и подготовки ответов на поступающие в ВОИ обращения, что является важным моментом с учетом большого объема поступающих писем от граждан и организаций. Сегодня обращения поступают в виде бумажных документов, по электронной почте, а также с сайта из раздела «Обращения граждан», поэтому была сделана интеграция сайта с системой Docsvision.

Повысилось качество исполнительской дисциплины во всех подразделениях, теперь роль контролера выполнения поставленных заданий или поручений в срок берет на себя СЭД на платформе Docsvision. По окончании проекта внедрения руководитель Всероссийского общества инвалидов получает полную картину по работе ВОИ и на практике убедился, что Docsvision делает процесс рассмотрения обращений эффективным — автоматизированы регистрация писем и вынесение резолюции по ним.

В будущем ВОИ и «Смарт-Докс» планируют дальнейшее сотрудничество по части подключения СЭД Docsvision в региональных отделениях общественной организации.

Пресс-релиз

Версия для печати