Аудиторская компания «КАПЭ-Энерго» автоматизировала хранение документов. В ходе своей работы с клиентом формируется большой пакет как постоянной, так и текущей рабочей аудиторской документации, который состоит из порядка 20-ти видов документов. В связи с этой спецификой и встал вопрос грамотного хранения и доступа к этим документам. С увеличением клиентов, используемая схема хранения документов на сетевом диске начала себя изживать, так как поиск документов становился все более проблемным и отсутствовало отслеживание версионности, то есть невозможно было понять кем, когда и какие правки в документы были внесены. В связи с вышеописанным руководством компании было принято решение о поиске и внедрении системы электронного архива.

Основными требованиями к системе были: обязательная адаптивность архива под структуру и задачи компании, без внесения изменений в код системы; разграничение прав доступа к архиву как отдельным пользователям, так и группам пользователей; наличие механизмов настройки автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения документов; поддержка версионности хранимых документов; наличие быстрой регистрации документов со сканера, а также ввода и автоматической регистрации документов из корпоративной почты; быстрый и настраиваемый поиск документов как по их параметрам, так и по их содержимому; наличие подсистемы формирования отчетов; наличие инструментов для самостоятельной настройки и внедрения системы.

После проведенного анализа систем электронного архива, представленных на нашем рынке, выбор был остановлен на системе «Этлас», как наиболее подходящего решения.

В ходе внедрения системы специалистами «КАПЭ-Энерго» была разработана структура архива рабочих документов, которая позволила получить доступ пользователям и группам пользователей к требуемым сегментам архива, тем самым значительно упростив работу сотрудников и повысив информационную безопасность компании.

Также были сформированы карточки для каждого типа документов. Настройка механизмов автоименования, автонумерации и авторазмещения документов в зависимости от типа и подтипа значительно упростила регистрацию документов в системе и позволила минимизировать ошибки, связанные с опечатками и заполнением неправильными данными.

Результатом внедрения архива стало значительное повышение, как надежности хранения пакетов рабочих документов, так и ускорение их поиска и совместной разработки, а также выстраивание абсолютно прозрачной структуры их хранения.

Пресс-релиз

Версия для печати