Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) является одним из крупнейших федеральных архивов страны, в котором хранятся документы как современной истории страны, так и прошлых эпох. Как и для любого другого архива, задачей ГА РФ является не только сохранение, но и обеспечение возможности работы с документами. Вторая задача особенно важна. И ключевую роль в ее решении сегодня играет использование современных ИТ-средств. О том, как ведется эта работа в ГА РФ, с какими проблемами сталкивается архив и какие задачи предстоит решить в ближайшей перспективе, директор ГА РФ Лариса Роговая рассказала корреспонденту PC Week Ольге Звонаревой.

PC Week: Какую роль в работе ГА РФ играют ИТ-средства?

Лариса Роговая: На сегодня в архиве собрано и хранится около 7 млн. дел. Со всем этим огромным объемом документов активно работают и наши специалисты, и разные категории внешних пользователей. Можно уверенно сказать, что развитие всей мировой архивной отрасли — и Россия тут не исключение — в последние годы определяется именно все более широким использованием ИТ-средств. Это касается и вопросов хранения, и обеспечения доступа к документам. В нашем читальном зале можно работать как с традиционными бумажными документами, так и с электронными. С 2009 г. информационные ресурсы электронных путеводителей и электронных описей стали доступными нашим пользователям.

Переход к электронным методам работы с архивом мы начали еще двадцать лет назад, первой задачей была ретроконверсия существующего научно-справочного аппарата (НСА) в цифровой формат. С того времени все виды НСА создаются только в электронном формате. Это существенно упрощает поисковую и справочную работу архива, учитывая большое число поступающих к нам запросов от различных государственных структур и граждан. Кроме того, у всех передаваемых сегодня в архив описей обязательно есть электронный вариант, что прописано в договоре передачи дел на государственное хранение, который сразу пополняет нашу информационно-поисковую систему (ИПС), становясь доступным и в читальном зале, и в интернет-ресурсах. Цифровая ИПС «Электронные описи ГА РФ» была полностью сформирована в 2014 г.

PC Week: А что изменил цифровой подход для пользователей?

Л. Р.: В наших читальных залах всегда работает много исследователей. С 2009 г. их регистрация ведется только в электронном формате, в нашей ИПС их вниманию представлены все описи и оцифрованные документы. Конечно, это сильно облегчает поиск и заказ необходимых документов.

PC Week: Могут ли пользователи удаленно работать с документами архива?

Л. Р.: В 2009 г. ГА РФ к своему 90-летию первым из федеральных архивов предоставил удаленный доступ исследователям в читальном зале и в Интернете к ИПС «Электронные описи». Пользователь имеет возможность сохранить на своем компьютере перечень выявленных документов, распечатать его или направить в архив в виде требования-заказа на выдачу дел. Такая возможность есть для всех 7 млн. заголовков дел, хранящихся в архиве. Что касается удаленного доступа к документам, то на сегодняшний день возможна работа с БД документов «Электронный архив фондов Советской военной администрации в Германии», содержащей более 260 тыс. аннотированных записей с образами документов, коллекцией документов по убийству семьи последнего российского императора, альбомами фотографий из коллекции документов по истории ХIХ века. На портале Росархива «Документы советской эпохи» из коллекции ГА РФ размещены электронные образы всех постановлений Совета Министров СССР за 1923-1945 гг. По всем остальным документам в удаленном доступе пользователь работает только на уровне поисковых систем.

PC Week: Но заказать удаленно документы можно?

Л. Р.: Да. И это очень удобно, в особенности для иногородних и иностранных пользователей, которые, отсмотрев электронные описи дома, делают заказ, а к их приезду дела уже находятся в читальном зале. К примеру, сейчас мы наблюдаем активный интерес к генеалогической информации: за последнее время резко возросло число заказанных электронных копий по этой тематике. Так, в прошлом году было выдано по запросам исследователей около 17 тыс. образов таких электронных документов. Их также можно получить по электронной почте, и нами это только приветствуется.

PC Week: Расскажите, пожалуйста, с какими другими иностранными и российскими архивами вы сотрудничаете?

Л. Р.: У ГА РФ довольно тесные контакты со многими национальными архивами мира. Были проекты межархивного сотрудничества с Гуверовским институтом войны, мира и революции, Бахметьевским институтом и другими центрами — где хранятся большие коллекции документов по истории России. В рамках заключенных с ними договоров проводился обмен информацией в виде микрофильмов, мы получили порядка 8 млн. кадров, столько же было передано в зарубежные архивы. Теперь и они представлены в нашем читальном зале. Есть действующие договора с национальными архивами Германии, Финляндии, Кореи, с Венгерским архивным институтом и др.

Также проводится большая работа в России по комплектованию архивов субъектов Российской Федерации документами по истории региона. В частности, это касается Архивного управления Чеченской республики, где в годы военных кампаний часть документов была утрачена. После согласования перечней выявленных документов мы туда передаем их электронные образы.

PC Week: Как ГА РФ выглядит на фоне зарубежных коллег? Какие их достижения вас привлекают?

Л. Р.: На последних двух Международных конгрессах архивов много говорилось об облачных технологиях. Мы таким похвастаться пока не можем. Кроме того, стало очевидным, что в архивах мира уже 60-70% сотрудников — специалисты в области ИТ. У нас пока это невозможно представить. Однако зарплата такого специалиста значительно выше зарплаты архивиста, поэтому они неохотно к нам идут. Кроме того, для сравнения, наши зарубежные партнеры уже с 2000-го активно принимают электронные документы. И речь там уже идет не только об оцифровке и хранении электронного массива документов, но и о возможном уничтожении после оцифровки бумажных аналогов. У нас, к сожалению, этот вопрос даже на методическом уровне не проработан.

PC Week: Получается, вы пока принимаете на хранение преимущественно бумажные документы?

Л. Р.: Да, в основном мы принимаем на хранение документы на бумажной основе. В электронном формате мы приняли на хранение материалы двух переписей: Всероссийскую перепись населения 2002 г. и сельскохозяйственную перепись 2006 г. Бумажных аналогов этих документов нет. Электронный формат позволяет нам хранить их вечно. Конкретно для этих документов разработаны методические рекомендации по хранению, которые в перспективе, возможно, станут базовыми для других электронных подлинников. Над этим продолжаем работать, и на повестке дня стоят вопросы нормативного регулирования работы с ЭДО.

PC Week: Каково процентное соотношение бумажных и электронных документов, хранящихся в архиве?

Л. Р.: Электронных — 5%. И это не подлинники документов, а их электронные образы. Подлинников у нас на сегодня, думаю, 0,01% — это как раз две переписи.

PC Week: Что, по вашему мнению, необходимо сделать, чтобы этот процент увеличился?

Л. Р.: Увы, пока нет закона об электронном документе, который определил бы единый формат и регламент работы с электронными документами. Нет четкого понимания, что такое единица хранения и единица учета электронного документа. В этой связи основательное методическое сопровождение этого вопроса — также одна из главных задач. Учитывая повсеместное использование электронного документооборота, это вопрос будущего формирования Архивного фонда РФ.

И конечно развитие электронных ресурсов напрямую связано с финансированием — это ключевая проблема. Необходимо обновление нашего компьютерного парка.

PC Week: Тем не менее прием электронных документов неизбежен. Какие проблемы в этой связи возникают уже сегодня?

Л. Р.: В этом году мы проводили анкетирование среди наших источников комплектования, а это 278 организаций, в числе которых органы законодательной и исполнительной власти. Результат показал, что 80% организаций имеют электронные документы. И тут, вновь встает проблема единого для всех организаций формата электронного документа. По действующим правилам организации будут хранить у себя весь этот массив 15 лет. Но, учитывая общую проблему нехватки площадей, мы вполне возможно должны будем получить их и раньше. А для этого нам понадобится ЦОД.

PC Week: По результатам общения с представителями архивной отрасли нередко возникает ощущение непонимания разной сути бумажного и электронного документа. Что вы думаете по этому поводу?

Л. Р.: Безусловно, у электронного и бумажного документа суть разная. И различны принципы учета и хранения. Нами закуплены специальные электронные библиотеки, чтобы хранить то, что получено и существует только в электронном формате.

PC Week: Электронная подпись также необходима?

Л. Р.: Это тоже проблема. На сегодня далеко не все организации имеют электронную подпись, что уж говорить о гражданах. По запросам частных лиц невозможно идентифицировать заявителя. Но мы принимаем и такие запросы. И заявитель в любом случае получит ответ, в том числе и на бумаге, в том случае, если он указал почтовый адрес.

PC Week: Это обязательное правило — дублировать ответ на бумаге?

Л. Р.: Для ответов гражданам по запросам социально-правового характера — обязательно. Особенно, когда речь идет о подтверждении стажа, зарплаты, каких-то льгот, полученных наград. Архивная справка на сегодняшний день даже органами социального обеспечения пока принимается только в бумажном формате. Для оперативности мы отправляем им искомую информацию по электронной почте, но вслед обязательно пойдет официальный ответ на бланке. Есть организации, которые не требуют бумажного аналога, и мы общаемся с ними только в электронном формате и без использования электронной подписи. Но это относится к тем из них, с кем существует договоренность, которая предполагает оговоренный канал связи и заявителю от нас нужна только информация о наличии документов. Конечно, таким образом взаимодействовать гораздо удобнее и быстрее, тем более, когда речь идет о переписке с регионами. Ведь не секрет, что письмо, отправленное обычной почтой, не всегда доходит до адресата. Иной раз приходится дублировать ответ два-три раза.

PC Week: Какие еще ИТ-задачи решаются в ГА РФ?

Л. Р.: Одна из главных задач на сегодняшний день — компьютеризация всех процессов архивной работы. Так, в результате сотрудничества с фирмой «АС» в читальном зале уже работает система учета движения дел. К примеру, исследователь заказал дело. Требование пересылается сотруднику читального зала, далее оно регистрируется и по локальной сети передается в архивохранилище, где хранитель наклеивает штрихкод на дело, который системно включает в себя все: номер архивохранилища, номер полки, стеллажа, коробки и архивный шифр дела. Эта система привязана к нашей ИПС «Электронные описи». В результате получаем исключительно электронную регистрацию движения дела: из хранилища в читальный зал и обратно.

PC Week: В чем преимущество использования системы штрихкодирования?

Л. Р.: Система позволяет проследить, где в данную минуту находится дело: в хранилище, у курьера, который несет его в читальный зал, у сотрудника читального зала или уже отдано исследователю. Кроме того, эта система позволила сделать невозможной закладку дела — одну из проблем любого архива, когда дело попадает не на свое место. Система полностью исключает это.

PC Week: Каковы перспективные направления работы ГА РФ? Что планируется сделать в 2017 году?

Л. Р.: Продолжим распространение системы штрихкодирования на другие фонды. Планируем проведение тематических выставок, в которых будет задействован электронный читальный зал. Продолжим плановую оцифровку фондов, прежде всего тех, которые востребованы исследователями, активно используются в читальном зале. Начат перевод в электронный формат наградной картотеки, картотеки военнопленных Первой мировой войны — эта информация сейчас очень востребована. Также продолжится оцифровка тех документов, которые не имеют на сегодняшний день страхового фонда. И здесь надо отметить, что по действующему законодательству электронная копия на сегодня не является страховой копией документа. Это тоже одна из насущных проблем, которую предстоит решить.

PC Week: Спасибо за беседу.

Версия для печати (без изображений)