В прошлом году стало ясно, что у ClearChoice есть проблема. Число стоматологических центров компании достигло тридцати и продолжало расти, что стало для ИТ-систем компании серьезной проверкой на гибкость и адаптируемость. У каждого центра была своя собственная база данных и специфическая конфигурация программного обеспечения (главным образом Great Plains ERP), с помощью которого велась работа с базой данных. Все это затрудняло оценку эффективности работы компании.

С учетом того, что к 2014 г. ClearChoice планирует расширить свою сеть до пятидесяти центров, ей была нужна платформа, позволяющая работать с единой базой данных, что существенно упростило бы создание необходимых отчетов. Кроме того, эта платформа должна была обеспечить бóльшую прозрачность для докторов, владеющих франшизой, предоставляя им более быстрый доступ к финансовой информации, необходимой для управления своими филиалами.

В компании не искали именно облачное программное обеспечение для решения поставленных задач, но вскоре внимание руководства привлекли SaaS-платформы, поскольку они позволяли снизить стоимость разворачивания сервиса для только что открывающихся стоматологических центров. “Более того, эти платформы могли предоставить улучшенный доступ к информации”, — говорит Кристофер Миллер, руководитель программы стратегического планирования и аналитики и де-факто глава ИТ-подразделения ClearChoice.

Поиск ERP-системы привел к облачному сервису компании NetSuite, но потенциальные заказчики еще сомневались, стоит ли размещать критически важную информацию в облаках. “Нужно было помочь людям осознать, что их данные находятся не в каком-то абстрактном облаке, а в современном дата-центре”, — вспоминает Миллер.

Когда приходит пора переходить на SaaS-приложения, для большинства компаний главный вопрос заключается не в том, “что будет, если…”, а в том, “когда” и “как широко”. Чем больше компаний узнаёт, что сделали в ClearChoice, тем меньше остается опасений за безопасность данных: SaaS-приложения дают немедленный бизнес-эффект при минимальных технических сложностях и убедительных преимуществах.

Всего через несколько месяцев после миграции ERP-системы окружение NetSuite стало настолько незаменимым в ClearChoice, что там стали рассматривать возможность уже в текущем году перенести на эту платформу систему закупок и CRM. В настоящий момент у компании есть возможность быстрее собирать данные, например, о том, сколько она платит стоматологам-хирургам. Упростилось и составление ежемесячной отчетности.

“Вопросы, на которые раньше мы тратили не один час, сейчас решаются нажатием кнопки”, — радуется Миллер.

Время, выбранное для миграции в облако, было очень критично для ClearChoice и по другой причине: она продавала долю в своем бизнесе закрытой акционерной компании. “Эта сделка, — сказал Миллер, — не могла быть совершена, останься мы работать со старой ERP-системой”.

Пересмотр ИТ

Для Welcome Wagon решение о переходе на SaaS-платформу было принято исходя из финансовой необходимости. В конце 90-х с увеличением числа семей, оба члена которых работали, все меньше женщин оставалось дома в течение дня. И когда-то культовому сервису пришлось отказаться от своих узнаваемых всеми “домохозяек”, приветствовавших новых домовладельцев в течение 70 лет.

Обновленная компания Welcome Wagon, занимающаяся доставкой рекламных буклетов с купонами новым домовладельцам, отчаянно боролась с проблемами до 2009 г., когда была приобретена South Florida Media Group. “Столкнувшись с растущими затратами на ИТ-персонал и обслуживание, новые владельцы быстро поняли, что вместо того чтобы разбираться с зоопарком техники, который им достался, лучше полностью пересмотреть ИТ-структуру Welcome Wagon”, — говорит Эрик Нудельман, руководитель ИT-службы.

Первые шаги в этом направлении были сделаны год назад с переходом на vtiger — открытую облачную CRM-систему, которая могла быть использована в том числе для управления рекламными контрактами (от ввода заказа до выполнения). Затем компания начала поиск финансового SaaS-приложения, и в конечном счете выбор был сделан в пользу Intacct.

В процессе разворачивания системы было обнаружено, что Intacct имеет один потенциально критичный недостаток: система не могла определять доход компании принятым в ней способом. Но ввиду того, что vtiger — это открытое программное обеспечение, у Welcome Wagon была возможность модифицировать его, чтобы вывод функций определения выручки в vtiger соответствовал виду, который мог использоваться в Intacct.

“Vtiger может получать данные в любом виде, какой мне необходим, и результат можно использовать практически где угодно”, — рассказывает Нудельман.

Welcome Wagon скорее всего будет использовать облачное окружение vtiger — Intacct параллельно со своими старыми системами до того момента, когда компания сделает последний шаг по переносу своих систем в облако.

Оглядываясь назад, Нудельман говорит, что теперь он был бы чуть осторожнее в плане миграции на Intacct. Он предполагает, что другие компании, рассматривающие возможность перехода на облачные SaaS-приложения, будут более осмотрительными.

“Убедитесь, что перед переходом на SaaS вы расставили все точки над “i”, — предупреждает он. — Точно опишите, что вам нужно сделать, и разберитесь, как это приложение будет работать в вашем случае. Четко придерживайтесь своих базовых требований и убедитесь, что им все соответствует.”

Опасения потерять контроль

Одна из проблем, которую многие компании связывают с SaaS-сервисами, — это проблема потери контроля. Джефф Мускарелла, исполнительный вице-президент и консультант по мониторингу затрат NPI Financial, утверждает, что эта проблема проявляет себя в момент переговоров по контракту. Чтобы избежать разочарования, необходимо четко определить потребности компании.

“В большинстве подобных соглашений первое слово за поставщиком, — говорит Мускарелла. — Договоры обычно не настолько хорошо проработаны, как должны бы, если вы как покупатель хотите обезопасить себя”.

На традиционном рынке программного обеспечения небольшие компании, по его словам, практически не имеют влияния на поставщиков, а значит, им тем более важно задавать вопросы своим поставщикам, а также самим себе о том, что делает (или должен делать) сервис и что учитывает (или должно учитывать) соглашение о сервисе.

Планирование, опрос пользователей

В штате Орегон была проведена обширная внутренняя работа по переоценке ценностей перед тем, как был начат поиск платформы для совместной работы в рамках целого штата. Приступая к поиску, руководители ИТ-служб штата провели переговоры с различными ведомствами по поводу того, что они хотят получить от приложения для совместной работы и какие бизнес-процессы оно может обслуживать. “Они лучше других знают бизнес-процессы и эффективнее могут применять технологии”, — говорит Уолли Роджерс, начальник службы электронного правительства Орегона.

В конечном счете была выбрана платформа корпоративной социальной сети компании Jive Software в качестве основы для Oregon GovSpace, который позволяет совместно работать различным ведомствам штата — не только друг с другом, но и с гражданами, сотрудниками, поставщиками, частными компаниями, округами и консультативными комитетами. Платформа особенно хорошо подходила для ИТ-организации, у которой нет централизованной группы разработки приложений, но растёт потребность в эффективных инструментах, обеспечивающих передачу информации в масштабах всего предприятия.

“Для нас SaaS является идеальным решением, — говорит CIO Дуган Петти. — Массивы данных с открытыми API позволяют разработчикам делать разнообразные выборки данных, что в свою очередь дает пользователям возможность лучше контролировать отображение и ввод информации”.

В запущенной в 2008 г. системе Oregon GovSpace было зарегистрировано двести пользователей, на сегодняшний день их насчитывается более пяти тысяч из сорока с лишним ведомств штата и двухсот сторонних организаций. Они используют SaaS-платформу для предоставления общего доступа к документам, управления проектами, коммуникации, множественного сорсинга, накопления информации и в то же время имеют гораздо более широкие возможности кастомизации по сравнению с типовым приложением, используемым в правительстве штата.

По мнению Петти, успех системы Oregon GovSpace обусловлен в первую очередь тем, что свойственно всем хорошим SaaS-приложениям: людям нравится работать с ними. И чем больше им это нравится, тем больше людей они привлекут к использованию данного приложения.

“Рост числа пользователей свидетельствует о том, что это хорошее решение, — говорит Петти. — Оно дает людям рабочий инструмент, который не выглядит как молоток с гвоздями”.

Нельзя сказать, что компания не столкнулась с трудностями, которые стали для нее уроком. Например, по словам Роджерса, первоначальный лимит на двести пользователей в первой версии Oregon GovSpace был явно недостаточен для организации со штатом в 40 000 человек для того, чтобы обеспечить полноценную совместную работу. “Если бы мне пришлось заниматься этим проектом еще раз, — рассуждает Роджерс, — я установил бы первоначальное ограничение на уровне тысячи пользователей”.

На основе полученного опыта внедрения Oregon GovSpace у штата появилась стратегическая инструкция по SaaS. В соответствии с этой инструкцией любое ведомство, рассматривающее возможность работы с облачными сервисами, должно прежде всего убедиться в том, что это приложение удовлетворяет его бизнес-потребностям, а затем постараться понять, есть ли необходимость в разворачивании данного сервиса в масштабах штата.

Нужно также учесть, что любая компания, желающая перейти на SaaS, должна быть готова дополнить эти общие рекомендации, а на это потребуется время.

Версия для печати