Microsoft Office 365 — это набор облачных сервисов, базирующихся вокруг хорошо известного офисного пакета. В России он стал доступен по модели SaaS в декабре 2011 г. Фактически частный или корпоративный пользователь получает доступ к данному продукту дистанционно, из браузера, и платит деньги за его арендное использование. Я поделюсь впечатлениями о корпоративной версии Office 365, предоставленной для изучения российским отделением Microsoft.

Коротко о главном

В Office 365 объединены возможности типовых клиентских программ классического Office, реализованные в виде тонких клиентов (при желании доступны и офлайновые версии, устанавливаемые локально на жёсткий диск), и мощь серверных технологий Exchange, SharePoint и других, работающих в облачном формате. Отмечу, в частности, сервис унифицированных коммуникаций Lync, поддерживающий моментальный обмен контактами и сообщениями с возможностью взаимных звонков со Skype, голосовые и видеоконференции и т. п.

Office 365 включает в себя известный всем офисный пакет, доступный как автономно, так и из браузера, э-почту и различные облачные дополнения наподобие службы мгновенных сообщений, календаря и списков контактов, которые можно запускать не только на ПК с Windows или Mac OS X, но и на планшетах и смартфонах практически всех ведущих марок, способных поддерживать протокол Exchange ActiveSync. Всё, что нужно пользователю, — это компьютер или мобильное устройство, подключённые к Интернету. Office 365 работает, в частности, на гаджетах под управлением Windows Phone, iPad/iPhone, Android, Symbian и BlackBerry. Для просмотра документов разных форматов в таком случае используется приложение Office Mobile Viewer.

К корпоративным функциям продукта отнесу прежде всего средства организации бизнес-процессов и движения документов, а также возможности SharePoint Online по управлению проектами. Важен для корпоративных задач и механизм контроля версий документов. Существенное внимание в Office 365 уделено поддержке онлайновых взаимодействий. Предлагается даже собственная служба Microsoft DNS, которая позволяет организовывать почтовые адреса в формате @companydomainname.com.

Приятно, что пользователям настойчиво предлагается не только потреблять информацию, но и генерировать ее самостоятельно — с помощью развитых технологий создания внутрикорпоративных интранет-страничек (знания нюансов веб-вёрстки не требуется): В дополнение к всевозможным средствам онлайнового взаимодействия наподобие видеоконференций можно создавать веб-ресурсы с форумами и вики несколькими щелчками мыши. В 2014-м обещано расширение Office 365 технологиями социальных сетей, которые SharePoint пока поддерживает, мягко говоря, слабо. Для этого будет задействовано решение Yammer — одноименную фирму, независимого лидера в нише социальных движков, Microsoft недавно купила за 1 млрд. долл. В перспективе и стыковка с КИС Microsoft Dynamics, уже реализована интеграция с Dynamics CRM Online.

Немного практики

Базовые приложения Office 365 — Word, Excel, PowerPoint, OneNote хорошо работают в самых разных браузерах. У меня они успешно функционировали даже в SeaMonkey, наследнике Mozilla. С документами, размещёнными в облачном хранилище SkyDrive, можно работать с любой машины под управлением Windows. Удобно, что с сервисами Office 365 также интегрирован Office for Mac OS X.

Главные плюсы Office 365 — это, конечно, возможность непрерывного взаимодействия с коллегами и работа с документами с любого компьютера из любой точки мира. У пользователей, знакомых с последними настольными версиями Microsoft Office, никаких проблем с новым Office 365 возникнуть не должно. Дизайн приложений дружелюбный и спокойный, много приятной анимации, плавная прокрутка, всё смотрится красиво и благородно. Меню понятно и наглядно. Хорошо, что многие настройки особых изменений не претерпели ещё со времён Office 2003 — из Word 2003 у меня даже автоматически подцепились настройки автозамены. Не возникло особых сложностей с редактированием и визуальным представлением документов старых форматов (правда, в единичных случаях появлялись проблемы с загрузкой RTF-файлов, что решилось пересохранением их в другом формате).

Система хорошо расширяется. В дополнение к весьма мощным веб-инструментам доступны традиционные способы разработки на скриптах для Word, Excel и Access, можно самостоятельно организовывать взаимодействие таких приложений, дополнять их технологиями клиентского общения Lync и т. д. Этот процесс, без сомнения, будет хорошо мотивироваться запуском магазина приложений Office Store.

Аналоги

Невозможно удержаться от сравнения Office 365 со схожими продуктами. Прежде всего это, конечно, Google Apps, активный старт которого фактически и подстегнул Microsoft к скорейшему развитию собственного облачного решения. Ценовые политики Microsoft и Google на их облачные офисные пакеты примерно схожи, и даже визуально различие между продуктами Microsoft Office 365 и Google Apps невелико, хотя Office смотрится всё же посимпатичнее. Кроме того, попытка использовать систему Google для работы с документами в офисных форматах Microsoft будет не самой удачной, потому что для этого задействуется не очень эффективный Google Cloud Connect. Что касается расширения функциональности Google Apps, то уже давно существует возможность создавать скрипты для Google Apps с помощью макроязыка Google Apps Script. Главный же минус офиса Google заключается в невозможности офлайновой работы, вне браузера, и здесь он однозначно проигрывает Office 365.

Google стабильно удерживает направление кроссплатформенности — в прошлом году она приобрела офисную систему для мобильных платформ QuickOffice. Есть тут и другие альтернативы: например, CloudOn и Documents To Go с возможностью обработки файлов форматов Word, Excel и PowerPoint на айфонах и андроидфонах. Хотя пока актуальность подобных решений сомнительна, так как планшеты и тем более смартфоны — далеко не лучшие устройства для создания контента.

Отдельные сервисы Microsoft Office 365 конечные пользователи могут получить и “на халяву”: для этого надо зарегистрироваться на сайте Outlook.com, оформить аккаунт Microsoft (одна минута) — и в вашем распоряжении окажется бесплатная версия э-почты и списков контактов и облако SkyDrive объёмом 25 Гб. При этом, подключившись к SkyDrive, можно создавать документы Word, Excel, PowerPoint и OneNote, причём хранить их можно как в облачном сервисе, так и локально на компьютере. Но в этом ничего особенного нет: в частности, файлы, присоединённые к э-письмам, позволяют держать в облаках сегодня практически все ведущие провайдеры э-почты, от “Яндекса” с “Яндекс-диском” до Yahoo с Dropbox.

Гладко было на бумаге, да забыли про овраги

Office 365 — решение облачное, но даже в случае индивидуального его использования придётся повозиться с настройками: языковыми, браузерными, самой офисной среды, и надо быть готовым к мелким неприятностям. Сохранение документов в облаке может занимать несколько секунд, особенно если файл крупный. Одно из серьёзных корпоративных неудобств Office 365 — это ограничение на объёмы хранимых в облаке документов, включая присоединённые к э-почте, и ограничение на количество отсылаемых э-писем с одного “ящика” (не более 10 000 писем в сутки и не более 30 сообщений в минуту).

Непростыми задачами может стать интеграция Office 365 с действующей ИТ-инфраструктурой и перенос корпоративной информации на новую платформу, в облака. Надо быть готовым к ряду исходно неведомых ограничений — например, лимитированному объёму почтового ящика в 25 Гб, что для крупной компании может быть вполне ощутимо. Надёжность сервиса заявлена на уровне 43 мин простоя в месяц, или 99,95%.

Миграцию э-почты, контактов и многие другие мелочи придётся осуществлять в основном вручную, хотя Microsoft и предлагает набор инструментов для автоматического переноса — это неудобно и крупным компаниям из-за дополнительной рутинной работы и технических накладок, и средним и малым организациям, которым придётся изыскивать или переобучать специалистов. В частности, придётся дополнять э-почту, развёрнутую на Exchange, новыми возможностями SharePoint. Может потребоваться перенастраивать права доступа в службах Active Directory, готовиться к согласованию аккаунтов, настройке политик доступа, миграции DNS-записей. Кстати, перенос э-почты на собственный домен вряд ли обрадует давних коллег и партнёров, привыкших к старым адресам. Microsoft DNS хороша для корпоративных интранет-систем, но если вы намерены поддерживать гибридные облачные решения, возможны конфликты с DNS-службами интернет-провайдера. Готовьтесь к борьбе со спамом заново, обучайте администраторов особенностям Microsoft Exchange Online Protection, которую пока сложно назвать самым лучшим спам-фильтром.

Отсутствие полного контроля над серверной частью Office 365 имеет, понятно, как плюсы, так и минусы. Например, если собственный Exchange Server можно администрировать с помощью утилит сторонних фирм, то с Office 365 в силу его закрытости так не получится. По этим причинам энергично развиваются сторонние сервисы по переходу на Office 365. Например, фирма SkyKick обещает выполнить такую миграцию за 40 ч и несколько тысяч долларов.

Итак, не следует питать особых иллюзий по поводу того, что Office 365 будет работать “сам”, в режиме нуль-администрирования, и системные администраторы ему не понадобятся. Без умелых рук не обойтись, хотя единый управленческий веб-интерфейс этот процесс существенно упрощает.

Вердикт

Домашним пользователям, заинтересованным в облачном офисе с базовой функциональностью (создание, редактирование и обмен документами основных форматов), я рекомендую Google Docs или бесплатную версию Microsoft Outlook.com — как минимум на первых порах.

Корпоративный Office 365 посоветую тем, кому нужна прежде всего хорошая базовая функциональность офисной системы в широком понимании, от видеоконференций до управления задачами, у кого есть деньги и специалисты, но нет желания тратить слишком много усилий на развёртывание и администрирование собственной серверной версии. Если проект крупный, то Office 365 желательно расширить облачными версиями Project и Visio, доступными за отдельную плату.

Версия для печати (без изображений)