«М-Дистрибьюшн» поставляет крупные партии напитков в розничные магазины и предприятия общественного питания Санкт-Петербурга и Ленинградской области и является официальным дистрибьютором ЗАО «Московская пивоваренная компания». В начале 2017 года дистрибьютор передал печатную инфраструктуру в управление компании «Супервэйв». Генеральный директор «М-Дистрибьюшн» Михаил Воронов поделился своими впечатлениями от услуги и рассказал, как был реализован этот проект.

Как на сегодняшний день обстоит ситуация с печатной инфраструктурой в «М-Дистрибьюшн»? Всегда ли она была такой?

Сейчас у нас нет никаких проблем с печатью, ситуация близка к идеальной. Но так было не всегда. Раньше мы использовали собственную печатную технику низкой и средней производительности, которая часто ломалась из-за высокой нагрузки. Кроме того, клиенты постоянно жаловались на низкое качество печати документов, а нам приходилось тратить на обслуживание оборудования много денег и человеческих ресурсов.

В чём состоит сложность управления печатной инфраструктурой в вашей компании?

Ежедневно мы распечатываем за ночную смену около 35 тыс. страниц отгрузочных документов, без которых машины с продукцией не могут отправиться в точки назначения. Чтобы подготовить к отгрузке одну машину, необходимо распечатать до 2500 комплектов документов. Из-за частых поломок старого оборудования мы иногда не успевали подготовить документы в срок, и нам приходилось выплачивать большие штрафы.

Как вы пришли к идее аутсорсинга?

Неэффективная организация печати сдерживала развитие нашей компании, мешая нам поддерживать высокий уровень сервиса и зарабатывать деньги. Поэтому мы решили отдать этот процесс на аутсорсинг компании «Супервэйв», которая обслуживала нашу старую печатную технику. Мы сформулировали наши требования, получили коммерческое предложение, быстро согласовали его и запустили в работу.

Мы поставили перед компанией «Супервэйв» задачу обеспечить высокое качество и скорость печати. А главное, для нас было важно, чтобы подрядчик распределял и комплектовал блоки документов.

Мы заключили контракт XPPS — Xerox Partner Print Services, — по которому компания «Супервэйв» предоставила нам печатное оборудование, взяла на себя его техническое обслуживание и все составляющие сервиса печати, кроме закупки бумаги. Когда у нас возникают проблемы с эксплуатацией оборудования, консультанты и инженеры компании в любое время приезжают к нам и помогают их решить. Кроме того, по условиям контракта «Супервэйв» каждый месяц отчитывается перед нами об объёмах печати и затрат.

Насколько длительным был процесс перевода печатной инфраструктуры на аутсорсинг?

Первый этап внедрения услуги продолжался около полутора месяцев, и ещё два с половиной месяца ушло на окончательную отладку процесса. Всё это время специалисты «Супервэйв» проводили дни и ночи в нашей компании, помогая нам справиться с возникавшими сложностями. Внедрение чуть затянулось, поскольку в то время мы переходили на новую учётную систему и это затрудняло вывод документов на печать. Впрочем, эту проблему удалось быстро решить.

Сложно ли было вашим сотрудникам привыкнуть к новому оборудованию?

Адаптация прошла легко благодаря постоянному присутствию специалистов «Супервэйв» в нашей компании, в том числе в ночную смену. Мы могли в любое время обратиться к ним за помощью, и они отвечали на все наши вопросы. Обучение наших сотрудников было организовано на высшем уровне. Компания «Супервэйв» подготовила для нас подробное руководство по использованию оборудования, а Xerox даже записал видеоролик с пошаговыми инструкциями. Кроме того, к нам приезжал эксперт из Учебного центра Xerox и проводил для наших сотрудников недельный тренинг. Были и другие обучающие мероприятия.

Сейчас можно оценить экономический эффект от проекта?

Экономия составила не более 5%, но в этом проекте важнее другое. Первостепенное значение для нас имеет качество сервиса печати и бесперебойная работа по подготовке документов. Это позволило нам избежать штрафов за несвоевременную отгрузку, которые были несравнимо больше издержек на печать.

В чём ещё выражается влияние проекта на бизнес?

Вместо неэффективных печатных процессов, которые были для нас настоящей головной болью, мы получили отличный сервис и повысили качество документов. Кроме того, скорость печати отгрузочных документов в нашей компании увеличилась в два раза. Раньше мы ежедневно тратили на неё 6–7 часов, а теперь 3–3,5 часа.

Благодаря всем этим преимуществам у нас появилось намного больше возможностей развития бизнеса.

Что посоветуете тем, кто планирует переходить на аутсорсинговое обслуживание?

Организациям, которые печатают примерно столько же, сколько и мы, аутсорсинг принесёт большие преимущества. Но в целом сложно что-то советовать компаниям, не зная их специфики и потребностей. Прежде чем обратиться к аутсорсингу, компании сначала надо достичь высокого уровня развития бизнеса и научиться правильно оценивать свои затраты. Тогда придёт и понимание, какой сервис поможет сделать рабочие процессы более эффективными.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ XEROX

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)