На фоне повсеместно проникающей цифровизации объёмы офисной печати в последнее время наконец-то начали снижаться. Как утверждают аналитики из IDC в сентябрьском докладе «Western Europe MPS and BPS Forecast, 2018–2022», снижение это происходит за счёт переноса вычислений и данных в облака, широкого применения мобильных гаджетов в качестве удобных терминалов для доступа к этим облакам и производимой там же, в облаках, глубокой автоматизированной аналитики больших данных.

И хотя говорить о полностью безбумажном документообороте всё ещё преждевременно, поток документов на физических носителях постепенно начинает иссякать. Если учесть, насколько велико стремление бизнеса к снижению непроизводственных расходов в нынешних непростых экономических условиях, то не удивительно, что на печати внутри офиса заказчики стремятся экономить едва ли не в первую очередь.

Сейчас набирают обороты управляемые услуги печати. Так, например, системный интегратор X-Com среди прочих своих сервисов предлагает заказчикам предоставление офисной печати как услуги — с оплатой за каждую отпечатанную или отсканированную страницу в отдельности (покопийный контракт). Это позволяет и качество печати удерживать на должном уровне, и за расходами следить.

Явная экономия

Тонер, бумага, электроэнергия, регулярное техобслуживание (ТО) — вот основные статьи расходов на печать, которые чаще всего принимают в расчёт заказчики. И если на расходных материалах и ТО ещё стремятся сиюминутно экономить, пусть даже в ущерб качеству отпечатка и продолжительности бесперебойной работы принтера, то бумага и электричество в российских условиях достаточно дёшевы, чтобы на них не обращать особо пристального внимания.

Так до самого последнего времени и было — пока затяжной экономический кризис не принялся всё-таки отучать российских бизнесменов от свойственного им с начала 1990-х купеческого размаха. Теперь и траты на канцелярские принадлежности многие компании берут под строгий контроль, и за расходованием электроэнергии начинают следить. И в этом плане управляемые услуги печати, в частности покопийные контракты, обещают заказчикам немалую экономию.

Аутсорсинг процесса печати автоматически налаживает учёт и контроль там, где их прежде и в помине не было. Необходимость платить контрактному партнёру за каждый отпечаток и каждый отсканированный лист моментально снимает проблему нецелевого использования принтеров и МФУ, от которой традиционно организованные офисы немало страдают. Прежде всего сотрудники перестают отправлять на печать свои персональные материалы (письма, схемы проезда, рецепты и т. п.).

Вдобавок практически сходит на нет привычка к импульсивной печати, когда офисный работник машинально жмёт на соответствующую кнопку, не задумываясь, действительно ли ему необходима физическая копия данного конкретного документа. Когда каждое задание, отправленное на принтер, персонифицировано, по итогам месяца начальник отдела получает чёткую раскладку, показывающую, на какую сумму напечатал каждый его сотрудник. Дисциплинирующий эффект такой таблицы «рекордсменов офисной печати» трудно переоценить.

Скрытые преимущества

За счёт одного только снижения объёмов отправляемых на печать документов аутсорсинг с покопийным контрактом окупает себя даже по сравнению с переходом на неоригинальные расходники и обслуживание. А ведь помимо четырёх упомянутых ранее явных статей расходов на печать существуют и скрытые, избавление от которых оборачивается для заказчика дополнительной, нежданной, но совершенно не лишней прибылью.

Фактическая стоимость отпечатка в немалой степени зависит от того, на каком принтере или МФУ он изготовлен. Большие машины корпоративного класса, высокоскоростные и экономичные, в потоковом режиме обеспечивают наиболее дешёвую печать — хотя сами по себе обходятся дорого. Сервисная компания, такая как X-Com, при заключении контракта на печать на своём оборудовании имеет возможность оптимизировать стоимость каждого отдельного отпечатка не в ущерб качеству.

Даже в том случае, если контракт предусматривает использование уже приобретённого заказчиком печатающего оборудования на его территории, скрытые издержки всё равно снижаются. Прежде всего экономится фонд оплаты труда: заказчику уже не нужно содержать штат квалифицированных специалистов только для обслуживания собственной печатающей техники. Сотрудники сервисной компании и зарплату получают адекватную, и обучение регулярно проходят, и загружены полный рабочий день, — но при этом штат их гораздо меньше, чем в случае, если бы они оказались «размазаны» по ИТ-отделам всех компаний-клиентов.

И самое главное: передав процесс печати на аутсорсинг в X-Com, заказчик полностью избавляется от любых неприятностей и хлопот, связанных с непредвиденными ситуациями. Внезапная поломка принтера, поддержание необходимых запасов тонера и бумаги, плановое ТО, любые другие обстоятельства после заключения контракта становятся заботой сервисной компании. Она же предоставляет в случае необходимости принтер или МФУ из подменного фонда, она же обеспечивает гарантийный и постгарантийный ремонт, обучение персонала, инсталляцию нового оборудования.

В итоге офисная печать превращается для заказчика в удобный и эффективный «чёрный ящик». На входе в него — информация в электронном виде и деньги: чётко оговоренная контрактом сумма за каждый отдельный отпечаток. На выходе — физические копии документов безупречного качества, представленные в зафиксированный тем же контрактом срок вне зависимости от любых внешних обстоятельств за исключением бесспорных форс-мажоров вроде стихийных бедствий.

Простота масштабирования, готовность к решению разовых и нетипичных задач, высвобождение усилий штатных ИТ-специалистов заказчика для более продуктивных нужд, полная прозрачность при учёте расходов на печать — вот главные достоинства покопийных контрактов. И X-Com, как системный интегратор с более чем двадцатилетней историей, готов обеспечивать такие контракты на самом высоком уровне.

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ПРОЕКТ

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)