В стремлении сократить издержки и взять под контроль непрофильные расходы всё больше компаний переводят внутренние сервисы на аутсорсинг. Это позволяет фокусировать усилия на основной деятельности, повышает эффективную загрузку персонала, высвобождает силы и средства для развития бизнеса, что особенно актуально в нынешних условиях сдержанного, мягко говоря, экономического роста. Тенденция эта общемировая и прослеживается буквально повсеместно.

Меньше принтеров, больше копий

По оценке IDC, европейский рынок услуг печати и документооборота превысил в 2018 г. 8,3 млрд. долл. и продолжит рост со среднегодовым темпом 4,5% как минимум до 2022 г. Чуть меньше половины объёма этого рынка в денежном исчислении приходится на базовые услуги аутсорсинга печати (оперативное решение несложных технических проблем, замена картриджей и т. п.); а остальное — на такие развитые сервисы, как разработка, внедрение и поддержка персонифицированных решений для управления документооборотом конкретных заказчиков с их специфическими запросами.

IDC оценивает темпы роста рынка услуг печати и документооборота (MPS/MDS) до 2022 г. в России ещё выше — 6,7% год к году. Рост интереса российских заказчиков к аутсорсингу фиксируется на фоне продолжающегося снижения установленных печатающих устройств. Отслужившие своё принтеры и МФУ снимаются с баланса предприятий куда более высокими темпами, чем закупается новое печатающее оборудование. И это вполне логично: провайдеры управляемого документооборота как услуги весьма рачительно относятся к устройствам печати, на уверенной работе которых зиждется их бизнес.

Одна из наиболее актуальных реалий на отечественном рынке MPS/MDS — покопийные контракты, которые подразумевают регулярное выставление счетов клиенту за каждую отпечатанную страницу. Таким образом заказчик автоматически получает в своё распоряжение не только гарантированно отлаженную систему документооборота, но и мощный инструмент учёта расходов на печать.

По различным оценкам, от 65 до 80% всех отправляемых на печать в течение рабочего дня документов к исходу того же самого дня заканчивают свой путь в корзине для бумаг. При этом никак не менее двух третей из них в принципе, как выясняется, можно было бы не печатать. Просто по закоренелой привычке многим сотрудникам удобнее держать перед глазами выведенный на бумажный лист текст или график, чем воспринимать ту же информацию с компьютерного монитора, экрана смартфона или планшета.

Мониторинг и оптимизация

Слепое потакание привычке сотрудников оборачивается для работодателей значительными издержками. Причём не только прямыми, допускающими детальный учёт: расходами на бумагу, тонер и электроэнергию. В крупных компаниях, которые в стремлении оптимизировать расходы на печать последовательно отказываются от малых принтеров и МФУ при каждом компьютере в пользу больших экономичных машин — по одной-две на офис или департамент, — импульсивная печать без должного к тому основанию ведёт ещё и к немалым потерям рабочего времени.

Ведь для того, чтобы забрать из большого принтера свой листочек, сотруднику придётся отложить текущую работу, подняться из-за стола, дойти до печатающего устройства, найти свои бумаги в выходном лотке, вернуться обратно. Причём по дороге он наверняка задержится, чтобы перекинуться парой фраз с коллегами, подошедшими к тому же самому принтеру за своими документами, завернёт к кофейному аппарату или кулеру с водой и т. п.

В итоге пустопорожние потери времени (напомним: большинство распечатанных документов к вечеру всё равно отправится в корзину) на каждого сотрудника могут достигать десятков минут за рабочий день. Чем крупнее организация, тем ощутимее урон эффективности её работы. В то же время, только понимание стоимости печати одной страницы дисциплинирует сотрудников и нивелирует проблему импульсивного и/или нецелевого использования печатающего оборудования.

Дисциплинирующая персонификация заданий печати — только один из компонентов развитых систем MPS/MDS, разрабатываемых и внедряемых провайдерами-аутсорсерами. Но и лишь вследствие снижения объёмов отправляемых на печать документов покопийный контракт становится для заказчика выгоднее, чем привычные, увы, для отечественных реалий методы «народной оптимизации», такие как неавторизованная перезаправка картриджей с использованием контрафактного тонера.

«Решение о переводе процессов печати на аутсорсинг было для нас непростым. Обслуживание разнородного оборудования требовало от подрядчика не только глубокой технической экспертизы, но и оперативной реакции на возникающие инциденты. Несмотря на все опасения, сервис позволил нам освободить от рутины дорогостоящий персонал и обеспечить непрерывный бумажный документооборот, критичный для нашего бизнеса», — рассказал Илья Голованов, ИТ-директор компании «Интерлогфарм».

Более того, поскольку сервисная компания принимает на себя расходы по эксплуатации печатающего оборудования, это самое оборудование становится для неё основным средством производства и главным источником дохода. Поэтому и отношение к принтерам и МФУ у провайдеров услуг MPS/MDS другое: они сознательно делают ставку на оригинальные расходные материалы, чтобы получать у поставщиков оборудования наиболее выгодные условия гарантийного и постгарантийного обслуживания. В результате качество получаемых их заказчиками отпечатков в каждый момент времени остаётся идеальным в отличие от тех бумаг, что выходят из самодеятельно подвергнутых «народной оптимизации» принтеров.

«Аутсорсинг печати наиболее эффективен в крупных компаниях с развитым парком копировально-печатной техники, — считает Вячеслав Логушев, директор направления ИТ-сервиса и аутсорсинга компании X-Com, одного из крупнейших российских операторов услуг аутсорсинга печати. — Опыт наших заказчиков показывает, что сервис позволяет ежемесячно экономить на печати до 25-30% и сократить операционные издержки».

Даже если контракт предусматривает использование приобретённого заказчиком ранее печатающего оборудования на его собственной территории, снижение скрытых издержек всё равно ощутимо. Экономится фонд оплаты труда, исчезают регулярные неконтролируемые расходы на бумагу и тонер. А самое главное, передав подсистему печати на аутсорсинг, заказчик полностью избавляется от любых неприятностей и хлопот, связанных с такими ситуациями, как поломка принтера или необходимость оперативно решить разовую нетипичную задачу (вроде распечатки какой-то важной таблицы раз в год непременно в формате А3).

СПЕЦПРОЕКТ

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)