По нашим оценкам, большинство (порядка 80%) ИТ-директоров не верят, что аутсорсинг печати снизит их расходы. В то же время число компаний, объявляющих об оказании услуг управляемой печати, за 2020 год выросло почти в три раза при том, что формализованный спрос на услугу совсем невелик. На поисковых системах количество показов «аутсорсинг печати» в четыре-пять раз меньше показов «аренда принтера», в 150 раз меньше, чем «ремонт принтера» и 500 раз меньше, чем «заправка картриджа».

Получается, что предложение услуги по аутсорсингу печати многократно превышает потребность клиентов. Потенциальные заказчики не торопятся воспользоваться услугами аутсорсеров печати. Причин для этого несколько:

  • недостаточная информированность возможных заказчиков о наличии широкого рыночного предложения услуги;
  • недостаточное понимание клиентами сути аутсорсинга печати;
  • нежелание перестраивать налаженную работу.

Все это важные факторы, но они многократно уступают по значимости основному — уверенности большинства ИТ-руководителей в том, что обслуживание своими силами обходится дешевле работ подрядчиков.

Для убеждения потенциальных клиентов в выгодности для них аутсорсинга печати провайдеры услуги приводят следующие аргументы:

  • замена нескольких счетов (картриджи, детали, услуги) одним счетом;
  • отсутствие необходимости закупать оборудование, расходку и детали;
  • высвобождение рабочего времени сотрудников;
  • списание всех расходов на прямые затраты;
  • оптимизация парка техники;
  • высокое качество печати;
  • контроль за расходами на печать;
  • и т. д.

Эти аргументы направлены на то, чтобы создать в глазах заказчиков новые ценности, повысить значимость услуги, чтобы затем продать ее, т. е. клиентам крайне редко предлагается прямо посчитать большую часть своей потенциальной выгоды. Вместо этого аутсорсеры обещают провести мониторинг и аудит печатающей техники, что по их заверениям, покажет положительный экономический эффект будущего сотрудничества. Получается, что клиенту предлагается провести некоторое исследование, которое потребует от него организационных и временных затрат, но не предлагается простой сравнительный расчет.

Причина такого подхода тривиальна: простой расчет покажет, что в большинстве случаев прямой экономии клиент не получит, зато компания-аутсорсер печати получит постоянство взаимоотношений с клиентом, прогнозируемость бизнеса и денежных потоков, обусловленные «привязкой» клиента к договору аутсорсинга.

Высокая заинтересованность подрядчиков в аутсорсинге печати вызвана стремлением противостоять многократному снижению маржи поставщиков товаров и услуг из-за повсеместного введения в практику систем конкурсных закупок, из-за высокой «текучести» клиентов, которые не стали видеть большой разницы, у кого купить картриджи или заправить их. Несколько сильнее привязанность клиента к поставщику, оказывающему услуги по ремонту и обслуживанию оргтехники, но к огорчению для подрядчика эти услуги без картриджей или их заправки не обеспечивают желаемого объема выручки и оставляют место для конкурентов. Заключение же с клиентом договора аутсорсинга гарантирует подрядчику прогнозируемость и стабильность доходов на длительный период и одновременно с этим наиболее крепко прикрепляет клиента к подрядчику. Именно поэтому огромное количество фирм, работающих на рынке расходных материалов и услуг для оргтехники, объявляют об оказании услуг аутсорсинга печати.

Так может ли компания, уже предпринявшая усилия по снижению затрат на печать, например, использующая совместимые картриджи, дополнительно сэкономить, пригласив аутсорсеров? Для оценки такой возможности надо в первую очередь провести нехитрые расчеты.

Как быстро подсчитать прямую стоимость отпечатка

В общем случае, прямая стоимость отпечатка (без учета бумаги) складывается из четырех компонентов:

  • стоимость тонера (картриджей) в расчете на страницу (печатный ресурс);
  • стоимость деталей в расчете на страницу (механический ресурс);
  • стоимость работ по ремонту и обслуживанию в расчете на страницу;
  • постраничная амортизации печатающей техники.

Сумму первых трех статей, как правило, несложно подсчитать. Для этого нужно сложить расходы на закупку картриджей за период, расходы на закупку деталей, на ремонт и обслуживание за тот же период. Полученную сумму надо разделить на расход бумаги в листах (количество пачек умножить на 500) за то же время.

Амортизацию подсчитать сложнее, т. к. стоимость принтеров и МФУ не всегда видна в бухгалтерской системе предприятия. Для подсчета можно взять стоимость и жизненный цикл имеющихся в продаже устройств, в крайнем случае принять амортизацию равной 3 коп. за страницу для аппаратов формата А4 и 6 коп. для А3.

Чтобы провести эти нехитрые вычисления, нет очевидной разумной необходимости в наукообразном мониторинге и аудите, к которым своих потенциальных клиентов склоняют фирмы, не имеющие возможности показать явное снижение затрат.

Возьмем предельно простой пример.

Небольшая фирма имеет 10 принтеров HP M402 и 10 МФУ HP M426. Картриджи в них одинаковые — HP CF226X. Печатный ресурс восполняется покупкой совместимых картриджей по 800 руб. за штуку. Узлы закрепления ремонтируются по необходимости. В месяц расходуется 10 коробок бумаги (в каждой 5 пачек по 500 листов, т. е. 25 000 стр.). Почти вся печать односторонняя, сканирования мало.

Считаем.

Картриджи: 4*800 руб. = 3200 руб.

Детали и работы: один ремонт печки в месяц, т. е. 5000 руб./2 = 2500 руб., один комплект роликов подачи-отделения в месяц = 3000 руб.

Итого: в месяц расходы 3200+2500+3000 руб. = 8700 руб. Делим на число страниц 8700 руб./25000 = 0,348 руб.

Амортизация: Стоимость аналогичного принтера примерно 20 000 руб., LifeTime — 500 000 стр. В расчете на страницу получается 20000 руб./500000 = 0,04 руб.

Итого прямых затрат на страницу: 0,348+0,04 = 0,388 руб., т. е. 38,8 коп./стр.

Скорее всего, получится несколько меньше, т. к. при таком объеме печати печки ломаются нечасто, правда, можно добавить стоимость рабочего времени на закупку, на вызов инженера (который случается не каждый месяц), на ремонт автоподатчиков.

На чем здесь может заработать аутсорсер печати? Может ли он предложить что-то выгодное для такого клиента? Даже если обслуживать по 35 коп. за страницу, то выгода клиента составит всего лишь 3,5 коп. на страницу, т. е. 0,035*25000 = 875 руб. в месяц.

Для более крупного офиса, в котором парк печатающего оборудования не унифицирован, и в котором много мелких принтеров и МФУ (с высокой себестоимостью страницы), профит может оказаться чуть большим, но явно недостаточным для того, чтобы связываться с дополнительными процедурами в виде обещаемых мониторинга и аудита.

Получается, что на первый взгляд явного выигрыша нет. Или экономия все же возможна?

Кто занимается аутсорсингом печати

В чем интересы этих компаний? На что рассчитывать клиенту?

1. Вендоры. Исторически наибольшие объемы услуг управляемой печати на российском рынке сложились у HP и Xerox. В последние годы большую активность проявляет Brother. Сanon тоже обеспечивает такие проекты. В отраслевых новостях отмечены проекты Konica-Minolta, Ricoh, Lexmark, есть примеры и у партнеров Epson. Получается, что никто из производителей офисной техники не остался в стороне от аутсорсинга офисной печати.

Интерес вендоров достаточно понятен: установить свою технику, окупить ее и гарантированно заработать на своих же картриджах.

Если клиент до заключения контракта с вендором использовал оригинальные картриджи, то снижение затрат для него может быть кратным. Для покопийных контрактов вендоры устанавливают исключительно низкие цены на расходные материалы, недостижимые для клиентов, приобретающих картриджи традиционным образом. В дополнение к этому все вендоры предлагают разные виды программно-аппаратных решений по контролю доступа, подсчета числа отпечатков и т. д. Однако если заказчик привык использовать совместимые картриджи, то явного снижения затрат он не увидит.

2. Сервисные подразделения дистрибьюторов. Эти компании имеют возможность поставлять технику одного или нескольких производителей, картриджи и детали для нее, также они располагают и сервисными службами с обученным персоналом. Для таких компаний аутсорсинг печати — отличный способ поставить оборудование, получить гарантированный сбыт расходных материалов и загрузить своих сервисменов. Заказчик, обращаясь к такому подрядчику, получает почти все выгоды как и от прямой работы с вендорами и имеет возможность выбора производителя оборудования. Клиент, ранее использовавший совместимые картриджи, не сможет обнаружить прямое снижение затрат на печать.

3. Системные интеграторы, операторы ИТ-услуг. Этим компаниям важно замкнуть на себя весь комплекс ИТ-услуг для клиента, обеспечить «полный цикл» обслуживания, чтоб максимально освоить его ИТ-бюджет и «не пускать» к нему конкурентов. Преимуществом для клиента при работе с подобными фирмами является отлаженный сервис-деск, отработанные программные решения, умение работать с клиентом удаленно. Заказчик сможет найти решения как на оригинальных, так и на совместимых расходных материалах.

4. Компании, давно работающие в сфере сервиса печати, в т. ч. ранее занимавшиеся заправкой картриджей и ремонтом оргтехники. Они заинтересованы в аутсорсинге печати как в долгосрочном сервисном контракте, использующем их сервисные компетенции. Именно эти компании могут обеспечить наименьшую стоимость отпечатанной страницы, т. к. располагают соответствующими решениями. Именно в отношении таких фирм вендоры и их представители ведут информационную работу по разъяснению клиентам неправильности работы с ними.

5. Компании, изначально специализирующиеся на аутсорсинге печати. Таких компаний немало, они накопили большой опыт покопийного обслуживания, умеют работать с клиентами, имеющими много подразделений. В разрезе «оригинальные/совместимые» клиент сможет найти подрядчика с нужным решением.

Что влияет на стоимость страницы по контракту? Обсудим в следующей статье.