Компания Ricoh организовала эффективную прямую сервисную поддержку печатной техники по схеме клик-контракта во всех отделах и службах Московского Метрополитена. Новая система обслуживания печатных устройств позволила обеспечить бесперебойную работу оборудования, уменьшить простои, упростить документооборот и при этом повысить прозрачность расходов на сервис, одновременно снизив общие затраты на обслуживание на 21%.

Московский метрополитен — основа транспортной системы Москвы, крупнейшее предприятие, услугами которого ежедневно пользуются около 9 миллионов человек, а количество сотрудников превышает 40 000. Парк печатной техники Мосметро всегда формировался с точки зрения долгосрочной экономии — основу инфраструктуры составляли принтеры и МФУ Ricoh с низкой стоимостью отпечатка. Но во время аудита расходов на ИТ-систему компании специалисты информационно-вычислительного центра метрополитена обнаружили что, несмотря на использование экономичных устройств, расходы на содержание оборудования были довольно высокими. Затраты на сервисную поддержку складывались из оплаты работы инженеров, которые приезжали по разовым заявкам, и расходов на запасные части, покупкой которых специалисты Мосметро занимались самостоятельно.

Контроль склада расходных материалов и оформление документов на покупку запчастей «съедали» огромное количество рабочего времени сотрудников, проблемой было и долгое — иногда по несколько дней — ожидание приезда сервисного инженера. Чтобы упорядочить расходы и повысить качество сервиса, специалисты информационно-вычислительного центра Мосметро приняли решение заключить договор на обслуживание техники с одним подрядчиком. В качестве схемы предоставления сервиса был выбран клик-контракт — по такому договору заказчик оплачивает только фактически сделанные отпечатки, а их количество каждый месяц подсчитывается по встроенным в МФУ и принтеры счетчикам.

В стоимости отпечатка учтены все затраты на расходные материалы, запчасти, необходимые для бесперебойной работы, а также профилактические осмотры, работу инженеров и консультации технических специалистов по телефону. При этом для компаний расчет по таким договорам максимально прост: по итогам месяца заказчик получает всего один документ — счет на сервисное обслуживание с детализацией по объемам печати.

После аудита печатной инфраструктуры Мосметро Ricoh Rus смогла предложить самую привлекательную в рамках конкурса стоимость клик-контракта, гарантируя при этом высокий уровень экспертизы инженеров за счет предоставления прямого сервиса.

Инженеры Ricoh Rus поддерживают бесперебойную работу более 300 устройств в шести офисах Московского метрополитена. При этом за время обслуживания парка по принципу клик-контракта общие расходы Мосметро на содержание инфраструктуры для печати сократились на 21%, а скорость реагирования инженеров не превышает 4 часа. Сервисное обслуживание по схеме клик-контракта позволило разгрузить сотрудников не только отдела сервиса и ремонта, но и финансовых служб, так как документооборот сократился в десятки раз.

«Расходы на сервис абсолютно прозрачны и предсказуемы — сейчас мы можем планировать бюджет с почти 100%-ной точностью, — отметил Виктор Никитин, начальник отдела сервиса и ремонта информационно-вычислительного центра Московского метрополитена. — Учитывая, что при этом мы используем наиболее надежные и экономичные устройства Ricoh с минимальной стоимостью отпечатка, мы уверены, что не тратим лишнего на поддержку печатной инфраструктуры».

Пресс-релиз

Версия для печати