Многофункциональные печатающие устройства (МФУ) продолжают уверенно отвоёвывать позиции на рынке, когда-то безраздельно принадлежавшем специализированным принтерам. Согласно отчётам IDC, уже в прошлом, 2011-м году в России более половины всех поставленных заказчикам печатающих аппаратов (а точнее, 57,3% в штучном выражении) представляли собой именно МФУ. Надо полагать, что по итогам 2012-го тенденция эта только усилится. В том числе — и за счёт проникновения многофункциональных устройств в сегмент среднего и малого бизнеса (СМБ).

Осознанная необходимость

Для СМБ в целом характерно существенно меньшее внимание к вопросам планирования организации бизнеса — если сравнивать с корпоративным сектором. В основной области своей деятельности средняя или малая компания может быть сколь угодно эффективной, однако обеспечение её текущих рабочих нужд (в том числе и налаживание инфраструктуры офисной печати) нередко проводится наспех, по остаточному принципу.

Потому, в частности, небольшие предприятия наряду с домашними пользователями до сих пор остаются активными потребителями обособленных средств современного делопроизводства — принтеров, копиров, сканеров, факсов. Совмещение такого рода функциональности в рамках одного устройства не только влечёт за собой оптимизацию офисной инфраструктуры, но и возлагает на ответственного ИТ-специалиста новые обязанности.

Наладить совместный квотированный доступ к сетевому МФУ (со встроенным Ethernet-адаптером либо подключённого к “умному” интернет-центру), организовать персонифицированный учёт расходования бумаги и тонера сотрудниками, настроить возможность простой и быстрой отправки отсканированных документов на личные почтовые ящики или FTP-сервер во внутренней сети — всё это требует более значительной ИТ-компетенции, чем замена картриджа в принтере и переустановка засбоившей операционной системы.

Тем не менее в современном офисе, пусть даже среднем или малом, становится всё труднее обходиться хотя бы без элементов электронного документооборота. Кроме того, переход к комбинированному многофункциональному аппарату от разношёрстного зверинца обособленных устройств порождает очевидную выгоду в долгосрочной перспективе: снижается ТСО парка офисной техники, оптимизируется использование расходных материалов, сокращаются энергозатраты. Даже высвобождение пространства, занятого несколькими устройствами, в небольшом помещении имеет огромное значение. Конечно, расчётливый и дальновидный заказчик принимает к сведению данные аспекты, — на это указывает Андрей Ванькевич, менеджер по поддержке продукции и маркетинговым исследованиям Konica Minolta.

Иными словами, по мере объективного изменения потребностей и задач заказчиков из сегмента СМБ будет происходить и сдвиг в их предпочтениях при выборе тех или иных печатающих аппаратов. По мнению Евгения Карпова, руководителя группы маркетинга и планирования отдела телекоммуникаций ООО “Панасоник Рус”, на рынке прослеживается четкая тенденция к укреплению позиций сегмента МФУ по отношению к обособленным устройствам.

Рынок стал гораздо более лоялен к многофункциональным устройствам; их продажи растут высокими темпами — об этом свидетельствует и Олег Панкин, руководитель отдела продуктового маркетинга компании Ricoh Rus. Именно 2012 год можно назвать переломным для этих продуктов. В сегменте среднескоростных аппаратов (20—29 стр./мин), которые наиболее интересны небольшим компаниям, этот тренд еще очевиднее. По оценкам Ricoh, на каждый проданный принтер здесь приходится целых три МФУ.

Более предпочтительной покупкой по сравнению с обособленными устройствами считает МФУ Александр Александров, менеджер по развитию категории “лазерные устройства” “HP России”, причём для заказчиков из любого сегмента. Присущего ранее недоверия к устройствам “всё в одном” он больше не отмечает, наблюдая в настоящий момент в нашей стране активный переход с однофункциональных на многофункциональные устройства. Особенно заметно, на его взгляд, растут продажи аппаратов последнего поколения с большим функционалом — то есть такие, которые позволяют работать с новыми облачными технологиями, имеют собственный e-mail и позволяют программно расширять свои функциональные возможности за счёт загружаемых приложений.

Как подчёркивает продакт-менеджер по струйным устройствам Epson Илья Хохлов, самыми продаваемыми категориями печатных средств до сих пор остаются черно-белые лазерные принтеры и цветные струйные МФУ. Если сотруднику по работе необходима только печать, то нет смысла приобретать устройство со множеством функций. Более того, для определённых специализированных задач выпускаются принтеры и сканеры с расширенными возможностями работы, тогда как типичное МФУ обеспечивает лишь самую базовую функциональность. Например, особые сканеры востребованы в сегменте обработки фото; там, где они служат важным задачам восстановления фотографий, сканирования пленок, оцифровки архивов и т. д. Кроме того, в последнее время отмечается рост спроса на документ-сканеры, особенно в тех компаниях, где имеются большие объемы входящей бумажной документации.

Весь спектр предпочтений

Всего несколько лет назад различия между отпечатками, созданными средней руки струйным и лазерным принтерами либо МФУ, были разительны и вполне очевидны даже для неспециалиста. Теперь — другое дело; технологический прогресс в значительной мере нивелировал разницу в качестве распечатанных текстов и изображений. Особенно это касается офисных документов, которые хранятся в стабильных условиях температуры и влажности и в подавляющем большинстве случаев не предназначены для долгосрочного использования. Как отмечает Илья Хохлов, сейчас люди всё меньше внимания уделяют технологии, так как струйная и лазерная печать уже вышли на один уровень качества и себестоимости.

Тем не менее доля лазерных МФУ продолжает расти с каждым годом, на это указывает Евгений Карпов. В целом покупатели рынка СМБ предпочитают монохромные лазерные МФУ — причём скорее в качестве персонального устройства; об этом свидетельствует Александр Александров. Исторически бизнес-покупатели в России больше доверяют лазерной технологии, а не струйной — по целому ряду причин, среди которых в первую очередь можно назвать надежность работы и простоту в использовании и обслуживании.

Для офиса наиболее востребованы монохромные устройства формата А4, оснащенные сетевым интерфейсом, а вот доля цветных лазерных МФУ на сегодняшний день невелика и составляет порядка 4—5%. Лазерная технология традиционно была более востребованной в офисной среде, однако на настоящий момент она, по словам Ильи Хохлова, уже исчерпала свой ресурс развития, а у струйной есть перспективы дальнейшего совершенствования и возможность предоставить пользователям более широкую функциональность.

Струйные устройства не нуждаются в дополнительном времени на разогрев, что значительно экономит время работы. Цветные МФУ дают больше возможностей, а многие четырехцветные могут печатать еще и фотографии достойного качества, поэтому именно четырёхцветные модели предпочтительнее для тех компаний, которые имеют дело с печатью малотиражной цветной продукции.

Аналогична ситуация с форматами А4 и А3: первый традиционно более востребован для печати документов, второй — для специализированной печати. В целом, по словам Андрея Ванькевича, предпочтения заказчиков диктуются необходимостью: стоимостью отпечатка, подключаемостью, простотой обслуживания и размерами устройства. Этот принцип верен и для крупных корпораций, и для компаний сегмента СМБ, разве что приоритеты в последнем случае несколько иные.

Илья Хохлов указывает на то, что большинство многофункциональных устройств для бизнеса оснащено функцией Ethernet для удобства работы — в результате не нужно приобретать МФУ на стол каждого сотрудника, достаточно одного на весь офис (отдел). Функция факса, напротив, уже не так популярна, но поскольку необходимость в отправлении факсимильных сообщений все еще существует (например, все аудиторские компании и государственные организации по-прежнему используют факсы для отправки официальных запросов), то в модельных рядах ведущих вендоров неизменно присутствуют одно-два многофункциональных устройства с факсом.

Как свидетельствует Олег Панкин, МФУ, оснащенные факсами, покупают охотнее, чем модели “3 в 1”, которые включают копир, принтер и сканер. Разница в цене между устройствами “3 в 1” и “4 в 1” невелика, и для многих покупателей это скорее опция “про запас”, которой они пользуются не очень часто. Главный же тренд 2012 года, по его мнению, — взрывной (более чем на 70%) рост продаж полноцветных лазерных МФУ, в том числе предназначенных для сегмента СМБ. Небольшие компании делают инвестиции в цветную печать, в первую очередь для того, чтобы иметь возможность самостоятельно выпускать простейшие рекламно-информационные материалы в нужном количестве, не привлекая типографии. Важно отметить, что сегмент цветной печати растет именно за счет лазерной технологии: спрос на струйные устройства, по словам Олега Панкина, продолжает падать.

Без права на ошибку

Нехватка квалифицированных ИТ-кадров и инфраструктурного планирования — не редкость для предприятий СМБ. Не удивительно поэтому, что даже решившись на приобретение МФУ для замены наличного зоопарка разрозненных устройств, заказчики из сегмента малого и среднего бизнеса допускают целый ряд типичных ошибок. Избежать их не так уж сложно: достаточно изучить накопленный менее рассудительными коллегами опыт, а также прибегнуть к помощи консультантов — сотрудников компаний, производящих МФУ, и их канальных партнёров.

Многие компании неверно оценивают объемы своей печати и приобретают дешевые принтеры и МФУ, рассчитанные на печать малого объема документов в условиях домашнего использования, — на это указывает Илья Хохлов. В результате аппарат быстро выходит из строя и уже не подлежит гарантийному ремонту — ведь условия его эксплуатации с очевидностью нарушены. Поэтому при выборе печатающего устройства пользователям необходимо в первую очередь рассчитать свои объемы печати (для представителей СМБ они, как правило, составляют от 3 до 7 тыс. отпечатков в месяц). Солидарен с этим и Александр Александров: в первую очередь такая ошибка порождается желанием сэкономить, постараться купить за стоимость принтера устройство “все в одном”.

Второй типичной ошибкой является то, что пользователи основное внимание уделяют цене самого аппарата, забывая о важнейшем показателе — стоимости владения устройством, куда входят затраты на расходные материалы, себестоимость отпечатка и срок жизни устройства. Согласен с такой точкой зрения и Олег Панкин; по его мнению, большую часть ошибок небольших компаний можно описать двумя словами: “ложная экономия”. В условиях ограниченного бюджета малые предприятия часто экономят на первоначальных затратах, хотя более дорогое МФУ с дешевым отпечатком для бизнеса выгоднее.

Еще одна “классическая” ошибка — это приобретение для сотрудников полностью оборудованных рабочих мест с личным устройством печати. В итоге компания обслуживает несколько персональных МФУ вместо одного многопользовательского. Управлять складом расходных материалов и запчастей и контролировать затраты на печать в этой ситуации гораздо сложнее.

Важно отметить, что для средних по размеру компаний нет смысла экономить на функциональности, приобретая модель попроще и подешевле вместо более дорогой, но “продвинутой”. МФУ с широким набором функций более удобны в использовании, позволяют существенно сократить временные затраты сотрудников и в итоге сэкономить средства. Современные МФУ совместимы и с различными программными решениями, например, по учету использования устройства различными пользователями, что в итоге обеспечивает компании ощутимую экономию.

Олег Панкин приводит и такую распространенную причину преждевременного выхода техники из строя, как использование неоригинальных расходных материалов и самостоятельная перезаправка устройств. Причем специалисты небольших компаний зачастую вскрывают картриджи прямо в офисе, что небезопасно для здоровья. Перезаправленный вне заводских условий картридж теряет свою герметичность, мелкодисперсный тонер попадает сначала в воздух, а затем и в легкие человека. Печально обычно заканчиваются и попытки самостоятельно чинить технику, рассчитанную на обслуживание сертифицированным инженером. Риск повреждения оборудования в этом случае очень высок, а гарантия аннулируется.

Ну и главная, хотя и катастрофически недооценённая беда СМБ-инфраструктуры печати — это бесконтрольная работа устройств и, как следствие, абсолютно неконтролируемые затраты на печать. Именно в небольших компаниях сотрудники чаще всего используют МФУ в личных целях, печатают множество ненужных документов, которые в итоге отправляются в корзину. В этих условиях фирма не только не контролирует расходы, но и рискует безопасностью из-за несанкционированного доступа к конфиденциальным документам. Чтобы избежать подобных рисков, необходимо использовать дополнительные программные решения по безопасной печати в совокупности с функциями квотирования работы устройств.

Немаловажные дополнения

Нет сомнений, что любому заказчику необходима высококачественная безотказная работа устройств, обеспечивающих его офисный документооборот. Но для поддержки такой работы зачастую недостаточно просто положиться на МФУ надёжной и уважаемой марки. Следует позаботиться и о дополнительном обслуживании, которое могут предоставить сами вендоры печатного оборудования и их партнёры, — обслуживании, призванном разгрузить небольшие компании от непрофильной деятельности и в конечном итоге дополнительно повысить отдачу от приобретённых ими многофункциональных устройств.

Наиболее популярные у заказчиков услуги, по опыту Андрея Ванькевича, — сервисный и покопийный контракты. Большие перспективы открываются и для консалтинговых услуг по оптимизации печатных процессов и документооборота. В российских реалиях такие предложения пока не слишком широко востребованы заказчиками из сегмента СМБ, но на Западе уже который год заметна определённая тенденция — проникновение аутсорсинговых услуг управляемого документооборота на малые и средние предприятия.

Самой востребованной услугой, по словам Александра Александрова, является продление гарантийного срока. Причём заказчики чаще обращаются за ней к производителю техники, если такие услуги у него существуют. Услуги по управлению парком офисной техники скорее можно отнести к более крупным сегментам бизнеса, нежели к СМБ.

Как отмечает Олег Панкин, в отечественных реалиях востребованы услуги по настройке МФУ для работы в конкретной ИТ-инфраструктуре заказчика, иногда клиенты просят провести обучение для пользователей. И хотя в среде небольших компаний в России, в отличие от европейских стран, пока не очень распространена практика клик-контрактов, в последнее время наблюдается рост интереса к этой услуге.

Клик-контракт подразумевает размещение в офисе печатного оборудования, фактически принадлежащего компании — провайдеру такой услуги, вместо его покупки. Заказчик в таком случае оплачивает лишь фактически отпечатанные на принтерах и МФУ страницы (в зависимости от условий контракта — с различными тарифами на цветную и монохромную печать, с непременным обязательным минимумом выхода отпечатков в течение месяца или без него и т. п.). Заправку и техобслуживание техники, а также всю предварительную работу по оценке потребностей организации в печатных мощностях и оптимизации офисной инфраструктуры берёт на себя компания-провайдер.

Как утверждают сами провайдеры клик-контрактов, затраты на печать при такой схеме работы (именно на саму печать — без учёта денег, сэкономленных на закупке печатающего оборудования и на его обслуживании своими силами) снижаются весьма сильно, порой на 30—40%. В том числе и за счёт усиления контроля над тем, кто, когда и с какой целью отправляет документы на печать. Конечно, в каждом конкретном случае реальный эффект будет зависеть от множества факторов, да и сама идея передать инфраструктуру офисного документооборота на аутсорсинг не каждому заказчику из сегмента СМБ придётся по сердцу.

В частности, потому, что привычка пользоваться исключительно оригинальными расходными материалами в отечественном бизнесе (особенно среднем и малом) до сих пор хорошенько не утвердилась. По словам Олега Панкина, на рынке расходных материалов все еще существует перекос в сторону совместимых картриджей и тонеров. Однако сегмент СМБ на этом фоне показывает тенденцию роста продаж оригинальных расходных материалов — именно потому, что многие компании все чаще отдают предпочтение системам ведения документооборота с использованием кликовых сервисных контрактов. На рынке присутствует большое количество расходных материалов сомнительного происхождения, при использовании которых получаются отпечатки плохого качества, а устройство даже может выйти из строя, — с этим согласен и Евгений Карпов.

Не надо, впрочем, полагать, будто отечественные бизнесмены до сих пор не просвещены в отношении разницы между оригинальной и совместимой “расходкой”. Заказчики постепенно осознают, что совместимые расходные материалы привлекательны ценой, но чреваты последствиями. И при долгосрочном расчете затрат на печать в офисах предпочтение склонны отдавать именно оригинальным материалам, однако тут уже возникает другой вопрос: насколько оправданно в наших реалиях долгосрочное планирование бизнеса в СМБ-сегменте? Впрочем, к компетенции поставщиков печатного оборудования и услуг вопрос этот уже не относится.

Андрей Ванькевич сдержанно пессимистичен в отношении неоригинальных или контрафактных расходных материалов. Он считает, что по вполне понятным причинам в нашей стране заправка и другие способы снижения стоимости печати за счёт удешевления “расходников” пока неодолимы. А вот Илья Хохлов выход из сложившейся ситуации усматривает в изменении стратегии вендоров. Видя, что более 80% всех поломок печатного оборудования (по данным сервисных центров) связано с использованием неоригинальных расходных материалов, и в то же время сознавая потребности пользователей, компания Epson разработала линейку сверхэкономичных устройств “Фабрика печати Epson”.

Стоимость печати получается настолько низкой, что, по утверждению вендора, это предложение оказывается гораздо выгоднее и надежнее, чем все другие варианты экономии. В 2013 г. компания ожидает рост числа отказов пользователей от сомнительных “баночек” в пользу официальных контейнеров, обеспечивающих должное качество печати, сохранность печатного устройства и гарантию производителя. Как отмечает Александр Александров, и в арсенале НР есть немало комплектов двойных картриджей и картриджей для печати большего количества страниц.

Печать на перспективу

Электронный документооборот всё глубже проникает в российские бизнес-реалии, однако “электронный” вовсе не значит “безбумажный”. Потребность среднего и малого бизнеса в МФУ непрерывно растет, что отражает ситуацию на рынке печатающей техники в целом, — об этом свидетельствуют Илья Хохлов и Александр Александров. Такая ситуация прежде всего связана с тем, что разница между ценами на МФУ и принтеры ежегодно сокращается. Кроме того, размеры МФУ становятся все более компактными. В результате пользователи предпочитают приобретать МФУ, даже если не испытывают в них сильной необходимости.

По оценкам Олега Панкина, на долю малых и средних компаний приходится около 30% от общего спроса на МФУ в штучном выражении — это около 400 тыс. устройств в год (включая картриджные лазерные многофункциональные устройства, или, как их еще называют, МФУ на базе принтеров). Этот сегмент будет умеренно расти в денежном исчислении, но количественного роста компания Ricoh здесь не ожидает. Причина в том, что сейчас происходит постепенная замена парка персональных устройств начального уровня в небольших компаниях на МФУ для рабочих групп, рассчитанных на совместное использование группой в 5—10 сотрудников. Такой подход предполагает более серьезные первоначальные инвестиции, но обеспечивает большее удобство работы, расширенный функционал и более низкие эксплуатационные расходы.

По каким же критериям заказчикам из среднего и малого бизнеса имеет смысл выбирать для своих предприятий многофункциональные устройства? По мнению Евгения Карпова, в первую очередь при выборе МФУ для офисного использования нужно принимать во внимание надежность и функциональность аппарата, а также себестоимость одного отпечатка. Илья Хохлов советует обращать внимание на новые устройства, сравнивать их характеристики с аналогичными аппаратами. Есть смысл постараться не следовать слепо стереотипам — это позволит значительно сэкономить средства и улучшить эффективность работы.

Важно также правильно оценить объемы ежедневной печати и правильно выбрать МФУ, которое справится с ними. И не стоит забывать, что только использование оригинальных расходных материалов — как чернил, так и бумаги — позволит избежать проблем с поломкой печатного устройства: скупой платит дважды. Александр Александров советует подходить к выбору МФУ исходя из необходимых задач, обращать внимание не только на цену, но и на такие факторы, как энергопотребление и функциональные возможности.

Олег Панкин рекомендует в первую очередь при выборе МФУ ориентироваться на общую стоимость владения устройством, а не на цену “коробки”, и делать выбор все-таки в пользу многопользовательских устройств вместо персональных. При этом покупку МФУ имеет смысл рассматривать не просто как приобретение устройства для печати/копирования/сканирования/отправки факсов, а как комплекс, который в совокупности с программными решениями позволяет управлять документооборотом в компании. Современное ПО помогает не только автоматизировать многие процессы, но и обеспечить безопасный документооборот, контроль затрат на печать.

Не нужно, кстати, бояться покупать полноцветные машины — их стоимость сейчас не намного превышает цену монохромных. Цветное устройство в офисе позволяет компании быть более гибкой, производить привлекательные и выразительные документы, печатать собственными силами некоторые маркетинговые материалы. При этом полноцветная машина может служить и “рабочей лошадкой” для печати основного потока документов: у современных цветных МФУ стоимость черно-белого отпечатка почти равна стоимости отпечатка монохромного устройства. С точки зрения экономии небольшим компаниям имеет смысл присмотреться к гелевой технологии печати: в режиме “Economy Color” гелевые МФУ позволяют печатать в цвете по цене “монохрома”.

Разумеется, сразу после покупки любое оборудование лучше ставить на сервисное обслуживание. Идеальным вариантом, по мнению Олега Панкина, является клик-контракт: клиент не оплачивает отдельно расходные материалы, запчасти, вызовы инженеров, а платит фиксированную сумму за каждый сделанный отпечаток. Клик-контракт позволяет четко прогнозировать расходы на печать, сократить временные затраты специалистов компании: не нужно искать расходные материалы, согласовывать каждый счет с руководством, отдельно проводить каждый платеж. При обслуживании на базе клик-контрактов выставляется единый счет за все отпечатки раз в квартал или месяц. При этом сервисное обслуживание обеспечивается на более высоком уровне, так как сервисная компании заинтересована в бесперебойной работе машины: чем больше пользователь печатает, тем выше доход.

С аутсорсингом печати или без, нет никаких сомнений, что в ближайшей и средней перспективе средний и даже малый российский бизнес продолжит переход на многофункциональные устройства, отказываясь от обособленных принтеров, сканеров и факсов. Всё больше внимания заказчики из сегмента СМБ будут уделять ТСО приобретаемого печатного оборудования; кроме того, наверняка наметится тенденция предпочтения разумных по удельной стоимости оригинальных расходных материалов совместимым и уж тем более — откровенному контрафакту. В условиях не готового окончательно отступить мирового финансового кризиса любые непрофильные расходы, допускающие сокращение без ущерба для основной деятельности предприятия, должны быть и будут сокращены — в противном случае выживание самого этого предприятия на современном рынке окажется под серьёзным вопросом.

Версия для печати (без изображений)