Расходы на печать составляют заметную долю затрат в любом современном офисе. Стремление владельцев бизнеса сократить свои издержки всеми доступными средствами вполне объяснимо — вот только далеко не всегда наиболее эффективные пути экономии самоочевидны.

Даже оставляя в стороне вопрос о выборе оригинальных или «совместимых» расходных материалов, нельзя не заметить, что во множестве случаев снижение расходов на печать производится — особенно на предприятиях СМБ — бессистемно, недальновидно, с дополнительными затратами, а не путём кропотливого сбережения временных и кадровых ресурсов. Ручной контроль за потоком отправляемых на печать документов нередко возлагается на специально выделенного сотрудника или на весь ИТ-отдел, что отнюдь не способствует оптимизации бизнес-процессов на предприятии в целом.

Сила системного подхода

В последнее время в России и мире всё шире распространяется аутсорсинг печати: передача управления документооборотом (по крайней мере бумажной его составляющей) сторонней компании либо выделенному в составе крупного предприятия обособленному отделу. В этом случае решается одна из основных проблем оптимизации — недостаточный учёт. Каждая выводимая на принтер или МФУ страница документа строго фиксируется, для неё объективно высчитывается стоимость печати: все расходы при этом налицо.

Аутсорсинг печати — дело хорошее, однако далеко не всегда необходимое. Вдобавок многие российские заказчики попросту не готовы доверять контроль даже над одной только бумажной составляющей своего документооборота стороннему предприятию. Организовать автоматизированный аудит офисной печати своими силами, без привлечения внешних специалистов и дорогостоящего обучения собственных кадров, поможет продуманная система управления документооборотом (Managed Document Services, MDS) — такая, наладить которую позволяет специализированное ПО KYOCERA Document Solutions.


Интерфейс Net Manager привычен для любого, кто хотя бы раз в жизни имел дело с офисным МФУ

Ключевое понятие здесь — именно document: в отличие от MPS (Managed Print Services), системой, управляющей одной лишь печатью, MDS обеспечивает гораздо более полный контроль над всеми потоками данных в пределах офиса. Причём не только локальными, но и распределёнными: в зону ответственности программных решений KYOCERA Document Solutions входят в том числе и документы, отправляемые на печать либо сканируемые с использованием мобильных устройств сотрудников.

В результате специализированное ПО для управления документооборотом оказывается способно превратить даже разрозненный парк оргтехники в эффективную, высокопроизводительную и экономичную систему, не требующую для своего внедрения и освоения ни обременительных расходов от самого заказчика, ни чрезмерных усилий со стороны его сотрудников. И притом — без привлечения сторонней организации в качестве аутсорсера подсистемы печати.

Сэкономить ключевые бизнес-ресурсы — время, кадры и финансы — MDS позволяет благодаря сочетанию трёх важнейших элементов: оборудования, программного обеспечения и компетенций. Бизнес-решения KYOCERA Document Solutions в области MDS основываются на отлично зарекомендовавшей себя аппаратной платформе, продуманном комплексе ПО и уверенных навыках авторизованных вендором специалистов. Всё это обеспечивает заказчикам максимальную гибкость предоставляемых услуг без обременительных расходов: гарантирует доступ к компетенциям уровня вендора, не требуя дополнительных ресурсных и временных затрат.

Внедрив умную, надёжную, простую в управлении MDS, клиент избавляется от необходимости содержать и постоянно переобучивать штат собственных специалистов управления сканированием и печатью и обслуживания этих процессо. В условиях сложно организованных предприятий (например, с территориально развитой филиальной сетью) распределённый характер MDS, не требующий специализированного выделенного сервера, делает её подходящей для самых непростых иерархических структур.


Семейства печатающей техники KYOCERA Document Solutions, совместимые с фирменной MDS

В пользу бизнес-решений KYOCERA Document Solutions в области MDS говорит и широта выпускаемого под этой маркой печатного оборудования. Богатая палитра модельного ряда позволяет любому заказчику подобрать те принтеры и МФУ, которые по производительности, рекомендованной месячной нагрузке и прочим параметрам в точности соответствуют его запросам. Совместимость же актуальных семейств печатающей техники KYOCERA с её MDS-системой обеспечивает построение оптимизированных решений практически для любых заказчиков с динамично меняющимися бизнес-запросами.

Документооборот на современном предприятии включает множество аспектов: печать, копирование, оцифровку документов, их пересылку и хранение в электронном виде, контроль доступа, информационную безопасность, учёт расходования тонера и иных материалов. Грамотно выстроенная умная MDS непрерывно контролирует все эти параметры, обеспечивая тем самым высочайший уровень эффективности организации всей системы обращения документов в организации заказчика.

Практически вся печатающая техника под маркой KYOCERA Document Solutions, от монохромных МФУ и принтеров начального уровня до цветных А3-машин TASKalfa, поддерживает актуальную платформу HyPAS, которая позволяет разворачивать необходимое ПО непосредственно на устройстве. Именно благодаря HyPAS MDS-система KYOCERA Document Solutions в полной мере заслуживает того, чтобы её называли умной. В зависимости от стоящих перед заказчиком задач на этой платформе можно установить те или иные программные модули — все вместе либо каждый по отдельности.


Платформа HyPAS делает печатающие устройства по-настоящему умными

Внедрение MDS на предприятии позволяет сократить расходы на печать сразу по нескольким направлениям. Так, строгий учёт каждой выводимой на принтер или МФУ страницы с привязкой к конкретному сотруднику даёт возможность назначать и выдерживать печатные квоты, пробуждает в работниках организации самоконтроль и склонность к экономии ресурсов. Установка оптимизированных для нужд данного заказчика устройств печати в стратегически определённых локациях приводит к снижению валовых затрат расходных материалов и оптимизации времени, которое сотрудники тратят на то, чтобы дойти до принтера либо МФУ, а затем вернуться на место.

Менеджер умной печати

Комплексная система MDS, в том числе и решение, предлагаемое KYOCERA Document Solutions, включает целый ряд функциональных возможностей. В их число входят обеспечение безопасности отправляемых на печать и сканируемых данных, оптимизация временных затрат на сканирование и рассылку факсов, сокращение финансовых затрат на печать, обеспечение интеграции подсистем сканирования и печати с мобильными гаджетами авторизованных сотрудников как внутри офиса, так и за его пределами, а также чёткое разграничение доступа к выводимым на печать документам.

Для каждой из этих задач специалистами KYOCERA Document Solutions разработаны соответствующие программные решения. Среди них особенно выделается KYOCERA Net Manager — средство контроля безопасности и управления заданиями печати, в том числе мобильной; своего рода единый центр мониторинга и управления MDS-сервисами в пределах всей локальной сети. В отсутствие такого центра чрезвычайно сложно было бы без специальной подготовки обеспечивать эффективную работу и следить за состоянием многочисленных программных продуктов, образующих систему управления документооборотом.

Дружественный интерфейс KYOCERA Net Manager интуитивно понятнен любому, кто хотя бы раз имел дело с офисным принтером либо МФУ. Он обеспечивает доступ к практически полной функциональности, которая может потребоваться сотрудникам от принтера, сканера или копира, включая управление отправленными на печать заданиями, пересылку отсканированных цифровых копий документов по указанным адресам либо сетевым папкам, управление работой факса и т. п.

Программное решение Print&Follow, которое входит в состав Net Manager, представляет собой фактически виртуальный сервер печати: однажды отправленное в сеть на печать задание становится может быть исполнено на любом доступном печатающем устройстве. Такой подход позволяет, с одной стороны, избегать накопления длинных очередей на печать на одном или нескольких «популярных» аппаратах в офисе, а с другой — позволяет каждому сотруднику сразу же забрать напечатанный документ из лотка расположенного непосредственно рядом с ним принтера.


Виртуальный принтер Print&Follow позволяет отправлять на печать документы на наиболее подходящее сетевое устройство

Широкие возможности персонификации Net Manager обеспечивают каждому офисному сотруднику сохранение и последующее автоматическое применение предпочитаемых настроек печати. С учётом того, что документ в рамках MDS может быть распечатан либо оцифрован на любом доступном устройстве, это значительно упрощает повседневную работу и способствует резкому снижению простоев, которые в обычных ситуациях нередко сопровождают отправку на новый для сотрудника принтер какого-либо важного документа.

Подобная же персонификация предусмотрена для пользовательских сессий работы (также посредством Net Manager) с подключёнными копирами, сканерами и факсимильными аппаратами в офисе. Пользовательский профиль включает индивидуальный набор настроек и «горячих клавиш» для каждого авторизованного сотрудника. Одновременно с пользователями позитивный эффект от применения такого подхода ощущает на себе и системный администратор.

Поскольку все задания сканирования, печати, копирования и отправки документов по факсу персонифицированы, сбор статистики и контроль за адекватностью использования офисной оргтехники чрезвычайно упрощается. Задав в настройках соответствующие переменные, администратор, равно как и ответственный за подсистему печати менеджер, получают доступ к наглядным детализированным отчётам о стоимости тех или иных прошедших через принтеры и МФУ заданий печати — непосредственно в денежном выражении.

Подобная статистика с чёткой раскладкой по департаментам, отделам и пользователям даёт менеджменту возможность не только скрупулёзнее учитывать расходы на печать, но и «премировать» особо рьяно использующих офисную оргтехнику «передовиков производства», добиваясь от каждого сотрудника повышенной ответственности и самоконтроля. Ведь, как свидетельствует мировая статистика, от 60 до 80% всех отправляемых на печать на протяжении рабочего дня документов к исходу этого же дня завершают свой путь в корзине для бумаг. Одно только снижение этой доли хотя бы вдвое уже способно позитивно отразиться на бюджете даже небольшого предприятия.


Единый интерфейс Net Manager упрощает работу каждого отдельного пользователя со множеством принтеров и МФУ в сети

Одна из важнейших составляющих хорошо организованного документооборота — налаженный поток документов (workflow), подразумевающий чёткую адресацию любого отправляемого на печать или оцифровку задания. Net Manager даёт администратору службы возможность организовать такой поток оптимальным в каждом конкретном случае образом — с тем, чтобы отсканированные документы не уходили безмолвно в обезличенную сетевую папку и не дожидались там момента, когда у ответственного за них сотрудника дойдут до них руки, но сразу попадали бы на его виртуальный рабочий стол. Помимо сокращения задержек в общем течении документооборота такая политика способствует и повышению конфиденциальности проходящих оцифровку документов.

Современный офис невозможно представить себе без мобильных телефонов у сотрудников. Даже если принцип BYOD официально и не признан в данном учреждении, прямой запрет использовать персональные гаджеты (хотя бы для работы с неконфиденциальной информацией) встречается крайне редко, особенно в СМБ. Net Manager позволяет органично включить мобильные устройства сотрудников в защищённую и контролируемую систему офисного документооборота, предоставляя им доступ к локальным принтерам и МФУ посредством приложения KYOCERA Mobile print, существующего в версиях для Android и iOS.


Одна из главных задач Net Manager — обеспечение безопасности данных

При этом мобильные сотрудники получают возможность не только печатать, но и сканировать документы, используя свои смартфоны в качестве удобных дистанционных интерфейсов. Специальное решение KYOCERA Local Print Spooling разработано для того, чтобы защитить чувствительную информацию в локальном окружении тех филиалов или обособленных подразделений, на оргтехнике которых не развёрнута полнофункциональная система Net Manager.


Постоянная работа Net Manager в сети обеспечивает аудит всей активности, связанной с документооборотом

Офисный документооборот под управлением и контролем KYOCERA Net Manager становится значительно более безопасным, экономичным и прозрачным. Уходит в прошлое неавторизованная и неподконтрольная печать, равно как и ситуации, когда чувствительный документ «вслепую» выводится на первый попавшийся принтер без личного присутствия соответствующего авторизованного сотрудника. Для распечатки чувствительной информации система позволяет требовать предварительной авторизации пользователя PIN-кодом либо смарт-картой на выбранном принтере. Предусмотрена имплементация комплексных политик печати, включая разграничение доступа к цвету, а также сбор статистики и автоматизированное формирование регулярных отчётов.

Другие статьи раздела «Программное обеспечение KYOCERA»

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ KYOCERA

Другие спецпроекты

Версия для печати