KYOCERA Net Manager — средство контроля безопасности и управления заданиями печати, в том числе мобильной; своего рода единый центр и управления MDS-сервисами и их мониторинга в пределах всей локальной сети. Об особенностях этого ПО, о сферах его применимости и обширном потенциале нашему изданию рассказывает Сергей Свистунов, пресейл-менеджер KYOCERA Document Solutions Russia.

Корректно ли говорить о Net Manager как о «мини-MDS» для небольших компаний и подразделений, которые нуждаются в решении для упорядочения документооборота с минимально необходимой функциональностью? В чём его отличия от более серьёзных разработок KYOCERA?

Kyocera Net Manager — это один из основных программных продуктов для управления процессами печати и сканирования. Установка одинокого программного продукта для выполнения заранее определённых функций — это «мини-MDS», настолько мини-, что фактически ею и не является. О Net Manager корректно говорить как о части MDS — Managed Document Services.

Kyocera Document Solutions Russia не только предлагает отдельные приложения, делающие сканированиеи обработку документов проще, но и разрабатывает бизнес-решения. Они включают в себя и приложения, и оборудование, и услуги: эти три элемента в сумме приносят значительно больше пользы заказчику, чем каждый из них по отдельности.

Многие вендоры, известные как производители печатного оборудования, стараются расширить поле своей деятельности. Kyocera Document Solutions предлагает различные сервисы и бизнес-решения, начиная с простейших услуг по обслуживанию парка техники в форме различных покопийных контрактов, часто называемых Managed Print Services, и заканчивая расширенными бизнес-решениями, включающими в себя ряд приложений и системную интеграцию, — Managed Document Services.

Каким образом в Net Manager реализуется защита конфиденциальности документов — ведь их можно отправлять на печать один раз, после чего выводить на бумагу на любом подключённом к сети устройстве?

В портфолио Kyocera Document Solutions присутствует несколько решений для управления печатью и сканированием, а также для мониторинга парка устройств. Kyocera Net Manager (KNM) — основное из них.

Одна из главных функций KNM — защита конфиденциальности документов. Эта функция стала такой важной не просто так: контроль доступа — это требование, предъявляемое к работе с документами. Ситуации, когда документы пачками лежат рядом с принтером или гуляют по офису, создают серьёзные риски для бизнеса.

Таких ситуаций не возникнет, если используется виртуальный принтер, который предоставляет множество новых возможностей как для сотрудников, так и для бизнеса в целом.

Приведу примеры.

Ситуация первая: люди отправляют документы на большой принтер, но тот ломается. Подойдя к нему, пользователь видит, что ничего не распечатано, возвращается на место и посылает документ на другой принтер.

Спустя несколько часов приезжает инженер и чинит принтер. Очередь печати на принт-сервере никто не очищает, и все накопившиеся документы быстренько распечатываются и складываются рядышком. Какие финансовые и служебные документы попадут в эту пачку — никто не знает.

Ситуация вторая: менеджер посылает на печать коммерческую документацию, идёт в коридор к большому принтеру за бумагами — а их там нет. Он предполагает, что «что-то не распечаталось», и посылает документы ещё раз.

Через неделю компания узнаёт, что тендер проигран: заявка конкурентов предлагала в точности те же условия, но чуть-чуть дешевле.

Ситуация третья: произошла утечка информации, резонанс в СМИ такой, что компания еле успевает отвечать на вопросы журналистов. Но как это получилось, кто распечатал и передал журналистам эту проклятую внутреннюю заметку по конкурентам?

Благодаря бизнес-решениям KYOCERA и, в частности, KNM подобные ситуации попросту не возникли бы. Более того, система обеспечила бы полную историю распечатки, сканирования и копирования всех документов — вместе с их полным сохранением в формате PDF.


Net Manager в реальном времени отображает состояние всех печатающих устройств в сети

Какие возможности по сбору статистики и генерации отчётов предоставляет Net Manager? Как на основе этих данных руководитель подразделения или СМБ-предприятия может сократить расходы на печать, не поступаясь её качеством?

Тема финансовой экономии красной нитью проходит через все решения и проекты. И она сложна настолько, насколько сложна система работы с документами в компании. Бизнес-решения KYOCERA предлагают массу возможностей для сокращения расходов на печать и на работу с документами. Но это ещё не всё: повышение эффективности бизнес-процессов, скорости обработки запросов и в конечном счёте упрочение конкурентоспособности компании — вот те ресурсы экономии и прибыли, по сравнению с которыми меркнет сохранённая на распечатке документов копейка.

Экономия при внедрении KNM начинается ещё до запуска системы — с оповещения пользователей о том, что их деятельность по распечатке документов с этого момента мониторится. Одного этого оповещения уже достаточно, чтобы значительно сократить расходы на печать, но ненадолго.

Технически KNM позволяет бизнесу не только оценивать расходы, но и снижать их следующими способами:

  • виртуальный принтер — пока сотрудник идёт к принтеру, оказывается, что печатать документ не надо, и он его не печатает,
  • перенаправление заданий — 500-страничный документ, отправленный на печать на маленький принтер, который находится под рукой, будет автоматически переведён на высокопроизводительное устройство; пользователь — проинформирован. Возможно, необходимость печатать этот документ сразу же и отпадёт,
  • лимиты и финансовая оценка всех действий пользователя. Не только бизнес видит затраты, расписанные по пользователям, отделам, компаниям, но и сами люди могут ежедневно наблюдать стоимость распечатанных ими документов, остаток квоты,
  • отчётность по действиям в системе — за любой период, по каждому устройству печати, по отдельным пользователям и организационным единицам; это позволяет сделать выводы на основе статистики и предпринять соответствующие меры,
  • отчёты содержат самую подробную информацию — например, данные о проценте заливки распечатанных страниц, так как не все страницы одинаково стоят. Где-то распечатан короткий текст, а где-то большой плакат или ценник, белым по чёрному.

Все действия пользователей в Net Manager скрупулёзно протоколируюются

Насколько сложен в освоении интерфейс Net Manager? Требуется ли для обслуживания этого ПО специально обученный ИТ-специалист?

Снижение расходов, повышение безопасности и конфиденциальности, эффективности бизнес-процессов и документооборота — очень важные свойства Kyocera Net Manager. Однако всё это не будет иметь значения, если людям, которые используют эту систему, неудобно работать. Задача таких систем — не выжать ещё капельку эффективности из сотрудников, а помочь им делать ежедневные задачи быстрее и проще! Тогда и бизнес в целом, и каждый сотрудник по отдельности смогут сконцентрироваться на своих задачах, а не на простейших действиях, отнимающих время.

Каждый сотрудник или группа получает свой персонализированный интерфейс пользователя, одинаковый для них на каждом устройстве. Помимо обычных возможностей — распечатать что-то, сохранить в избранное для дальнейшей печати, — интерфейс KNM даёт много других вариантов сканирования документов.

Например, бухгалтер, состоящий в бухгалтерской группе, видит кнопочки сканирования платёжек, которые сразу идут в систему обработки и добавляются в базу данных, и договора, которые сразу сохраняются в отдельную папку в распознанном виде. То же возможно и для любого другого сотрудника и рабочей группы.

Интерфейс пользователя очень удобен и интуитивно понятен, все сложности и подробности внутренней работы многофункционального устройства скрыты от него. Всё сделано для того, чтобы сотрудники компании ни секунды не тратили на поиск какого-то параметра или меню: приложил карточку, нажал кнопку — операция выполнена!


Журнал событий Net Manager включает любые заслуживающие внимания ситуации, от открытия крышки принтера до замены бумаги в лотке

Есть ли уже у KYOCERA живые отзывы от российских пользователей Net Manager? Какие функции решения им особенно помогают в работе? Какой расширенной функциональности можно ожидать от последующих версий этого ПО?

Kyocera Net Manager пользуется популярностью у крупных и средних компаний — там, где эффект от внедрения подобных систем наиболее заметен. Преимущества виртуального принтера, процессов сканирования и подробная статистика помогают повысить эффективность работы с документами в компании и являются кирпичиком в фундаменте её будущего процветания.

Заинтересованные люди могут обратиться к представителям KDRU и получить исчерпывающую информацию по бизнес-решениям KYOCERA, узнать примеры использования и внедрения. При этом развитие систем не прекращается: ежемесячно выходят свежие версии и обновления. Надо заметить, что таким образом обновляются все программные продукты в решениях KYOCERA: заказчик получает новый функционал бесплатно, без необходимости самостоятельно вкладываться в разработку.

Последующие версии KNM будут делать акцент на обработке документов, так как процесс цифровизации не остановить, и это понимают все.


Пользовательский интерфейс Net Manager воспроизводит командную панель большого офисного МФУ

Другие статьи раздела «Программное обеспечение KYOCERA»

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ KYOCERA

Другие спецпроекты

Версия для печати