Решения вместо продуктов, умные постоянно подключённые многофункциональные гаджеты вместо пассивных однозадачных агрегатов, — вот ключевые направления развития современных технологий. Офисная техника также не может оставаться в стороне от перемен. Потому Xerox превращает свои новейшие принтеры и МФУ в умных помощников человека, интегрируя в них ConnectKey. Благодаря этой фирменной технологии большинство офисных устройств Xerox получают дополнительные функциональные преимущества вдобавок к стандартным возможностям печати, копирования и сканирования.

Xerox ConnectKey преобразует привычное печатающее устройство в умного бизнес-ассистента, готового адекватно откликаться на быстро меняющееся окружение и взаимодействовать через каналы цифровой связи как с мобильными гаджетами сотрудников, так и с глобальными облачными сервисами. Пять ключевых особенностей платформы Xerox ConnectKey — это уникальная для устройств печати организация интерфейса, как у привычного всем смартфона (с возможностью копировать наборы настроек на другие совместимые устройства), мобильные и облачные технологии, безопасность данных, инструментарий для управления инфраструктурой печати (MPS) и настраиваемые приложения. Именно благодаря приложениям функциональность печатающего оборудования Xerox семейств AltaLink и VersaLink становится поистине безграничной.

Одно из важнейших преимуществ разделения операционной системы и исполняемых на ней приложений заключается в возможности обновлять служебные программы независимо от ОС. Именно это позволяет ПК и смартфонам служить своим владельцам годами, откликаясь на новые потребности с установкой новых приложений.

В рамках платформы Xerox ConnectKey печатающее оборудование изначально сопровождается довольно широким набором приложений. Кроме того, компания поддерживает облачный репозиторий Xerox App Gallery, позволяющий по мере надобности активировать на совместимых устройствах дополнительные приложения. Крупный сенсорный дисплей, которым снабжаются представители семейств AltaLink и VersaLink, даёт возможность даже самому несведущему в высоких технологиях пользователю легко управляться с приложениями из галереи. Ведь по простоте эксплуатации они не уступают ПО для мобильных устройств.

Во всём мире у Xerox есть приложения для различных отраслей: образования, здравоохранения, коммуникационных процессов, бизнеса, — с ними можно познакомиться на официальной странице Workflow Apps на сайте компании. В нашу страну печатные устройства поставляются в комплекте с набором приложений, который подобран с учётом потребностей российских компаний. Эту галерею пополняют как приложения, созданные в Xerox (на глобальном или российском уровне), так и разработки партнёров компании.

Создавая и размещая приложения в Xerox App Gallery, партнёры могут выстраивать уникальные решения для заказчиков и в то же время повышать свою прибыль. К примеру, в конце 2018 года компания Morrell Group добилась 25-процентного сокращения издержек, автоматизировав дистрибьюцию продуктов с помощью приложения Sign Me — которое разработала компания MidAmerica Technology, партнёр Xerox. Приложение переводит обработку документов в цифровой формат, ускоряя отгрузку продуктов.

Предлагаем вашему вниманию достаточно полный, хотя и не исчерпывающий, обзор наиболее востребованных и полезных приложений из этой галереи, которые наделяют принтеры и МФУ принципиально новой функциональностью, ещё недавно недоступной или реализовывавшейся с большим трудом.

InfoKiosk (Информационный киоск)

Сплошь и рядом возникают ситуации, когда с минимальными накладными расходами необходимо предоставить некую информацию широкому кругу лиц, которые собрались в одном месте. В доцифровую эпоху такие задачи решали информационные стенды и доски объявлений; теперь же на выставках, конференциях, семинарах и даже в некоторых офисах схожую роль исполняют цифровые киоски.

Нет, однако, никакой необходимости приобретать и развёртывать отдельный информационный киоск, если в холле конференции или в офисном коридоре уже стоит печатное устройство Xerox с установленным на нём приложением InfoKiosk. Достаточно крупный цветной сенсорный дисплей — фактически, планшет, встроенный в принтер либо МФУ, — даёт возможность демонстрировать всем желающим заставку и программу мероприятия и детальные инструкции по использованию печатающего устройства. При этом любой документ — брошюру, презентации спикеров и т. п. — можно быстро распечатать одним нажатием без необходимости искать где-то рядом компьютер или устанавливать на свой смартфон очередное одноразовое приложение.

Та же функциональность окажется полезной для тех сотрудников, которые по современной моде не работают в офисе вовсе, появляясь там лишь для проведения встреч и переговоров, либо не имеют закреплённого за ними рабочего места. Любой доступный для них в локальной сети документ благодаря приложению «Информационный киоск» и сенсорному экрану можно без труда отыскать в структуре каталогов, а затем сразу же отправить на печать.

Стойка регистрации

Практически на каждом мероприятии с большим числом участников присутствует регистрационная стойка — сегодня в большей или меньшей степени автоматизированная. МФУ Xerox с соответствующим приложением позволяет идентифицировать каждого посетителя мероприятия по уникальному штрихкоду, который был направлен ему в электронном письме при регистрации. Превращённый таким образом в полнофункциональную стойку регистрации аппарат сканирует штрихкоды (для этого предусмотрено подключение сканера), находит в базе данных сведения о зарегистрированных посетителях и выводит на печать их персональные бейджи.

Сервисная организация

Обслуживание парка печатающих устройств в организациях всё чаще отдаётся на аутсорсинг, — это помогает укреплять дисциплину печати и оптимизировать расходы на неё. Для связи с сервисным партнёром хорошо подойдёт приложение «Сервисная организация», которое обеспечит автоматизированное создание заявки, если с принтером что-то пошло не так, или же заказ на пополнение запаса расходных материалов накануне их исчерпания. Приложение поддерживает ввод поясняющего текстового сообщения для специалистов сервисной организации, а также пересылку электронной почтой детальной информации об аппарате: текущих значений счётчиков, отображаемых статусов, сведений о проблеме из системы самодиагностики, содержимого журнала ошибок и т. п.

Helpdesk Connector

Если с МФУ или принтером что-то пошло не так, требуется хотя бы немного разбираться в его конструкции, чтобы внятно сообщить техническому специалисту о возникшей проблеме. Сообщить чаще всего по телефону, голосом: на небольших предприятиях постоянный ИТ-на-все-руки-мастер — уже редкость, не говоря о полноценном ИТ-отделе. Приложение Helpdesk Connector избавляет офисных сотрудников от необходимости связываться напрямую с техподдержкой либо вручную заполнять отчёты об обнаружении неисправностей и заявки на ремонт.

Helpdesk Connector в автоматизированном режиме описывает для Helpdesk-системы события (инциденты), связанные с неисправностью оборудования. Достаточно всего лишь отыскать обнаруженный инцидент в предложенном списке, а затем буквально одним прикосновением к экрану отправить детальные данные об устройстве и инциденте в сервисную службу. Задача устранить инцидент создаётся в Helpdesk-системе — а дальше дело за сертифицированным техническим специалистом, который прибудет на место уже с чётким пониманием, что именно требуется исправить, а также с необходимыми инструментами, расходными материалами и т. п.

ID OCR

Распознавать текст в ходе сканирования деловых бумаг МФУ научились уже давно благодаря поставляемому с ними ПО OCR. Другой вопрос, что разрозненные оцифрованные данные большой ценности не представляют: необходимо внести их в соответствующую базу; лучше всего — автоматически и уже в структурированном виде. Каждая буква и цифра в каждом поле документа фиксированной структуры (водительское удостоверение, транспортная накладная и т. п.) имеет чрезвычайно большое значение. Неверное атрибутирование полей в ходе распознавания текста может обернуться для организации в лучшем случае конфузом, а в худшем — финансовыми и репутационными потерями.

Приложение ID OCR для МФУ Xerox надёжно извлекает информацию из удостоверяющих документов 19 разновидностей, имеющих хождение на территории России и стран СНГ. Это в первую очередь паспорта, водительские удостоверения, свидетельства о рождении. Структурированные данные после оцифровки могут быть выгружены в информационную систему заказчика (МФЦ, отеля и т. п.) или же отправлены электронной почтой на заранее указанный адрес (сценарий использования на КПП или в бюро пропусков).

Xerox Easy Translator Service

И на международной конференции, и в случае визита зарубежных гостей в офис может потребоваться оперативно перевести изрядный объём документов. Наилучшим образом для этого подходит приложение Xerox Easy Translator Service, в любой момент доступное к загрузке из Xerox App Gallery. Оно даёт доступ к сервису автоматизированного перевода, который поддерживает 44 языка. Причём исходные документы можно загружать в сервис не только посредством сканирования на МФУ, но и из других источников (мобильное устройство, электронная почта и т. п.).

Переведённый документ с сохранением форматирования оригинала может быть выслан на указанный заранее электронный адрес или распечатан здесь же. При этом допускаются несколько вариантов перевода: машинный (самый быстрый), экспресс-перевод, профессиональный и экспертный перевод (займёт определённое время с привлечением эксперта-переводчика — специалиста в нужной области).

Облачные сервисы

Принтеры и МФУ Xerox с технологией ConnectKey готовы напрямую взаимодействовать посредством специализированных программных коннекторов с такими облачными средами, как Microsoft Office 365, Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox, Box. Достаточно лишь наличия учётной записи в выбранном сервисе, чтобы напрямую переправлять в него отсканированные документы или выводить на печать файлы из облака.

Эти коннекторы предусматривают также интеграцию с фирменной платформой управления печатью и мобильным доступом Xerox Workplace Suite с использованием Single Sign On. Этот универсальный механизм аутентификации позволяет надёжно и безопасно сохранять в локальной базе пользователей учётную запись для подключения к облачному сервису.

Отправка документов на печать по электронной почте

Фирменное средство организации мобильной печати @PrintByXerox предоставляет в распоряжение пользователей ConnectKey наиболее простой и удобный способ вывода на печать полученных по электронной почте документов. Достаточно отправить на Print@PrintByXerox.com письмо с подлежащими распечатке вложениями, затем ввести пароль пользователя в приложении @PrintByXerox на любом интегрированном с ConnectKey принтере, выбрать документы — и задание печати начнёт исполняться.

Управление оцифрованными документами

Приложение Xerox Forms Manager избавляет пользователя ConnectKey от рутины при сканировании бланков. Потребуется только предварительно загрузить файлы в облачное хранилище, указав электронные адреса получателей. Потом можно распечатать формы из приложения и заполнить их. И тогда при поточном сканировании Xerox Forms Manager автоматически распределит цифровые копии по нужным адресам в соответствии с QR-кодом. Поддерживаются такие форматы документов, как Plain Text, PDF, Microsoft Word (DOC, DOCX), Microsoft Excel (XLS, XLSX), Microsoft PowerPoint (PPT, PPTX), RTF, Open Office (ODP, ODS, ODT) для печати и PDF для сканирования.

Время однозадачности прошло: с развитием высоких технологий появились комплексные решения любых задач — даже самых сложных и необычных. Останавливая выбор на принтерах и МФУ на платформе Xerox ConnectKey, заказчик вместо привычного офисного агрегата получает в своё распоряжение умного и многозадачного бизнес-ассистента. А благодаря развитой экосистеме приложений функциональность печатающего оборудования Xerox семейств AltaLink и VersaLink отвечает самым насущным бизнес-потребностям сегодняшнего дня.

Спецпроект компании Xerox

Вернуться на главную страницу проекта

Другие спецпроекты

Версия для печати