Когда я пришел на работу в Forbes Media на позицию CIO в 2007 г., у нас было плохое представление о портфеле ИТ-проектов и не было никакого установленного процесса их выбора или завершения. Сотрудники ИТ-департамента единовременно работали с тридцатью-сорока проектами, которых в месяц выполнялось около десятка. Для проектного управления и контроля использовались документы Word и таблицы Excel, в которых делались отметки о выполнении и завершении проектов.

Но самое главное, мы не делали различия между стратегически важными для компании проектами и теми, которые просто поддерживали существующую инфраструктуру. Для того чтобы ИТ способствовали развитию бизнеса и в том числе получению прибыли на инвестированный капитал, мы должны были начать с решения проблемы прозрачности, а для этого был нужен действенный механизм предсказания успеха ИТ-проектов, мониторинга их исполнения и получения отдачи от их реализации.

Кроме того, нам нужна была более точная предсказуемость успеха ИТ-проектов, чтобы мы могли предоставлять нашим клиентам — различным отделам Forbes Media — высококачественные услуги управления счетами. Наконец, мы хотели наладить более тесное сотрудничество между проектными группами и убедиться, что все они работают по единым схемам и выполняют аналогичный бизнес-анализ для каждого проекта.

В компании Forbes всегда использовались инструменты бизнес-технологий, поэтому мы обратились к ПО управления портфелем ИТ-проектов, чтобы иметь возможность более строго выстраивать их в соответствии со стратегическими целями бизнеса, активизировать рост производства и увеличить ценность продукции как для компании, так и для клиентов.

Суть управления портфелем проектов состоит в том, что компания принимает решения об инвестициях и выбирает определённые действия для извлечения максимально возможной прибыли. Такой подход гарантирует продуманное и эффективное выделение ресурсов (в том числе ИТ) и предсказуемость действий.

Портфелями инвестиций и проектов надо управлять, чтобы обеспечить максимально возможный возврат вложенных средств при минимальном риске. В итоге управление портфелем заключается в том, чтобы выдавать для компании серию предсказуемых результатов. Это важнейшая задача для нашего ИТ-подразделения.

Многие ИТ-руководители знакомы с практикой управления портфелем, но относятся к ней как очень сложному делу с непредсказуемыми перспективами получения прибыли, к тому же требующему больших капиталовложений в ПО и консалтинговые услуги.

Мы знали, что должны действовать быстро, не вкладывая больших средств и получая прибыль буквально в первые недели, не заставляя бизнес ожидать отдачи месяцами. В итоге мы остановились на решении “по запросу”, которое использует подход предоставления ПО как услуги (Software-as-a-Service, SaaS), чтобы ускорить процесс внедрения для ИТ-персонала и наших внутренних клиентов.

Ознакомившись с целым рядом продуктов для управления портфелем проектов, мы выбрали решение компании Innotas для предоставления ПО по запросу. ПО предоставлялось через хостинг, и внедрение заняло около тридцати дней от момента подписания контракта до ввода в эксплуатацию. Ускорить эту работу нам помог специально назначенный менеджер от Innotas.

Вскоре после начала работы с ПО мы поняли, что внедрение системы управления портфелем требует очень хороших знаний в области управления проектами, и на этом фоне выявились сильные и слабые стороны наших менеджеров ИТ-проектов. Поэтому мы потратили время и средства на то, чтобы четко определить потенциальные возможности наших менеджеров и устранить некоторые недочеты в их подготовке с помощью внутренних тренингов, основанных на общих принципах управления проектами. Особое внимание мы уделяли работе со старшими менеджерами проектов, поскольку именно они оказывают наибольшее влияние на успех проекта и распространение знаний.

Сегодня около 55 действующих проектов отслеживаются системой, работающей по запросу. Примерно половина сотрудников ИТ-департамента — включая проектных менеджеров, старших проектных менеджеров и директоров — используют это ПО ежедневно. У них есть доступ к информационным таблицам в реальном времени, что дает им возможность постоянно и эффективно управлять ресурсами. Мы отслеживаем все обычные параметры выполнения проекта вовремя, в рамках бюджета и в намеченных масштабах, причем все эти параметры были улучшены после внедрения ПО, функционирующего по запросу. Компания Innotas предоставила нам стандартную схему работы и оптимальные способы сбора и анализа проектных запросов и информации по всей компании. Поскольку все работают по единой схеме, группам управления ИТ-проектами и их клиентам проще будет сотрудничать.

Forbes Media: развитие бизнеса через проекты

Внедрив систему управления портфелем проектов по запросу, очень скоро мы поняли, что более 75% ИТ-ресурсов расходуются на поддержку инфраструктуры и меньше 25% ориентированы на рост бизнеса. Так вот, нашим главным успехом стала возможность перевернуть эту тенденцию. И сегодня мы фокусируемся на том, чтобы большая часть ресурсов наших проектов была направлена на развитие бизнеса, например на инициативы по разработке ключевых продуктов.

Управление портфелем проектов дает нашему ИТ-департаменту целый ряд мощных возможностей. Во-первых, это прозрачность всех проектов в любое время. Портфель наших проектов постоянно растет, поэтому мы должны иметь возможность тщательно анализировать его, например, на уровне вице-президента по продажам, когда он изучает текущее состояние целевых цифр по своему направлению.

Нам также стало спокойнее работать, поскольку мы знали, что наша система помогает усилить и проконтролировать процесс, предназначенный для выработки предсказуемых результатов проекта. И что еще важнее, управляемый портфель позволяет стратегически взглянуть на наши инвестиции в ИТ, а это служит достижению основной цели — извлечению прибыли для Forbes Media.

Предсказуемость — еще один существенный выигрыш. Реализация ИТ-проектов в прогнозируемом режиме — одно из важнейших преимуществ в работе современной компании. Представьте, какие проблемы возникнут, если финансовый директор скажет, что не сможет вовремя обеспечить финансирование проекта или удовлетворить всем требованиям закона Сарбейнса — Оксли.

ПО для управления портфелем проектов выдаёт серию предсказуемых результатов, работая по методологии управления проектами, выстроенной в соответствии с политической и организационной культурой компании. Методология, подстроенная под наши требования, определяет, как мы работаем с проектами по их завершении, как общаемся с заинтересованными лицами, готовим документацию, изменяем структуру заказов и делаем ещё очень многое другое.

Один из примеров успешной работы — получение наибольшей прибыли на инвестиции при снижении риска. Ситуация на рынке может оказывать очень сильное влияние на проекты, которые длятся более трех месяцев. Именно поэтому мы всегда стремимся получить определенный бизнес-результат за определённый период (не больше трёх месяцев), деля запланированные задачи проекта на кварталы, даже если время его выполнения составляет год.

Получение бизнес-результата

ИТ могут способствовать получению бизнес-результата двумя способами. Первый — обеспечив выполнение бизнес-функций с более высоким качеством. И второй — помогая определять тенденции, риски и возможности капитализации.

Некоторые топ-менеджеры ИТ-отделов считают, что трудно преобразовать ИТ из “фонарика, который всё освещает” в нечто приносящее реальную прибыль компании. Первый шаг — это отличное функционирование. В компании Forbes никогда не было проблем с техническими операциями, поэтому мы фокусировались на постоянной оптимизации, а не на революционных прорывах. Мы направили большинство ИТ-проектов на рост прибыли компании, а не на поддержку инфраструктуры. Такие проекты более ценны и заметны и оказывают большее воздействие на бизнес, чем когда-либо.

Многие наши ИТ-сотрудники должны работать непосредственно с клиентами, чтобы предложить инновационные пути для развития их бизнеса. И самые опытные из них фокусируются на революционных идеях, которые разрушительны — в хорошем смысле этого слова — для текущей бизнес-среды Forbes.

Хороший пример — разработка продуктов. В медийном бизнесе это касается доставки контента клиентам. У компании Forbes Media есть печатные издания, онлайновые ресурсы, телеканал и бизнес по организации мероприятий. Несколько недавних ИТ-проектов было сфокусировано на использовании бизнес-анализа и технологий поиска данных для того, чтобы проанализировать активы компании и предоставить их в пользование клиентам. Это может привести к созданию нового журнала либо специализированного интернет-сайта или к переориентации уже существующего контента на новую аудиторию.

Чтобы дать нам возможность увидеть картину в целом, фирма Innotas активно использует ИТ, помогающие объединить в единое целое все элементы компании. Например, перед внедрением управления портфелем в ИТ-департаменте могло одновременно вестись пять разных проектов, которые добавляли функциональность или новые инструменты для настройки интернет-сайтов, ориентированных на клиентов, причем не было возможности ни координировать усилия, ни расставлять приоритеты. Сегодня мы можем предоставить руководству компании все необходимые данные и обеспечить прозрачность, чтобы определять, какие проекты (или их сочетание) приведут к самому высокому уровню возврата инвестиций.

Forbes Media: обеспечение прозрачности проектов

Мы предоставили топ-менеджерам полную прозрачность проектов, обеспечив месячную отчетность, генерируемую с помощью ПО Innotas. Эти отчеты включают как общие сведения, так и подробные финансовые данные. Скажем, каковы операционные цели и ожидаемые результаты? Сколько будет стоить проект? Какое время он займет? Каково будет отношение ROI (return of investment — возврат инвестиций) / ROE (return of equity — возврат акций) и в каком квартале можно ожидать этих возвратов? Такие отчеты легко изложить в краткой форме для бизнес-руководства на языке понятных им бизнес-терминов.

Поскольку частые коммуникации с бизнес-группами — это ключ к получению прибыли и выстраиванию в соответствии с бизнес-целями, мы организуем ежеквартальные встречи с каждой из шестнадцати групп клиентов, чтобы обсудить с ними, какие ИТ могут быть им полезны для снижения издержек, роста прибыли, эффективности и инноваций. На встречах с различными бизнес-группами мы стремились позиционировать себя как бизнес-партнера и консультанта, который может помочь им достичь своих целей.

На этих встречах мы не обсуждаем технологии в подробностях, а говорим преимущественно о бизнес-планах. В переговорах участвуют сотрудники ИТ-департамента, которые могут разговаривать на языке клиентов. Обсуждения построены так, чтобы помочь ИТ-отделу достичь своих целей и в то же время создать все условия для творчества.

Такие переговоры удалось сделать более конкретными и структурированными с помощью программы управления портфелем, которая предоставила возможности для детального обсуждения проектов и работы с ними. Внедрение управления портфелем помогло понять, что во взаимоотношениях с клиентами нам надо двигаться к структуре продаж с участием менеджеров, работающих с корпоративными заказчиками. Например, недавно мы назначили такого менеджера в финансовый отдел, чтобы он использовал ПО для управления портфелем в целях получения четкой информации о финансовых нуждах ИТ-департамента по самым разным инициативам и проектам, а также помог лучше понять, что нам потребуется в будущем.

По мере развития программы управления портфелем проектов развиваются и наши клиенты. Специальная программа их образования состоит в том, что им рассказывают, как принимаются ИТ-решения, как разрешаются конфликты при выделении ресурсов, как формулировать проблемы бизнеса и как решать их.

Подход к управлению портфелем проектов существенно изменил само мышление наших клиентов. Некоторые из них даже отказались от своих инициатив, когда поняли, что не смогли увязать их с бизнес-планами. Вовлечение клиентов в процесс управления портфелем жизненно важно для нашего успеха и станет областью инвестиций в будущем.

Решение по управлению портфелем предоставляет мощные инструменты, помогающие нашим бизнес-группам действовать более эффективно. Эти инструменты позволяют нам использовать преимущества ИТ, которые состоят в способности видеть всю компанию в целом и капитализировать возможности для получения прибыли.