Автоматизация документооборота Законодательного собрания Омской области на базе СЭД “ДЕЛО” была начата в 2008 году. Сообщается, что проект начался с принятия “политического” решения на уровне руководства организации о том, что электронному документообороту быть. Затем началось обследование организации с целью выявить те участки работы, которые в первую очередь нуждались в автоматизации обработки документов, в уменьшении трудоемкости работ, в оптимизации документопотоков. Были определены основные цели: автоматизация функций, делопроизводства, обеспечение учета движения документов на бумажных носителях, организация электронного документооборота.

Проект был реализован на основе системы электронного документооборота “Дело”. Обследование организации и подготовка процедуры работы в системе документооборота продолжалась примерно полгода. За это время была подготовлена не только процедура управления документами, но также три рабочие инструкции, регламентирующие правила подготовки документов, правила обработки документов и правила поиска документов в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота. Подготовленные документы легли в основу распоряжения председателя Законодательного собрания Омской области, в котором в том числе были назначены системный технолог и системный администратор системы “Дело”, а также обозначены сроки опытной эксплуатации. Было закуплено 50 лицензированных рабочих мест пользователей и 3 рабочих места потокового сканирования. Было проведено обучение всех сотрудников аппарата законодательного собрания на уровне пользователей системы. Отдельно были обучены системные технологи и системные администраторы.

Сообщается, что реализация проекта стартовала в мае 2008 г. сразу в отношении входящих, внутренних и исходящих документов и на всех рабочих местах пользователей одновременно. Опытная эксплуатация продолжалась в течение полугода, после этого система была принята актом, и началась промышленная эксплуатация. По состоянию на 2009 г. сложилась следующая картина: внутренние и исходящие документы стопроцентно включены в электронный документооборот, входящие документы включены в электронный документооборот на 26,5%. Это почти 19 тыс. входящих писем, из них в системе “Дело” зарегистрировано 5 тыс. документов, примерно 1 тыс. единиц внутренней переписки, а также около 13 тыс. исходящих документов. Система обеспечивает функционирование смешанного документооборота, то есть поддерживает рабочий цикл бумажного входящего и бумажного исходящего документа.

В июле 2009 г. распоряжением председателя Законодательного собрания Омской области была утверждена процедура управления документами законодательного процесса в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота Законодательного собрания Омской области. С этого периода началось формирование единой базы по законодательному процессу, включающей в себя весь массив информации и документов, сопровождающих законотворческий процесс. С ноября 2009 г. идет накопление документов в рамках государственного систематизированного учета законов Омской области и постановлений Законодательного собрания Омской области нормативного характера. С этой целью в базе данных идет регистрация еще нескольких новых видов документов.

Сообщается, что если в период становления Законодательного собрания Омской области, начиная с 1994 г., в среднем годовой документооборот составлял примерно 5 тыс. документов в 1994-м, к 2000 г. он вырос до 17 тыс., в 2005 г. — почти до 24 тыс., 2006 г. — около 35 тыс., в 2007 и 2008 гг. — соответственно до 34 и 39 тыс., то после введения электронного документооборота в 2009 г. эта цифра составила 32 тыс. документов, то есть произошло снижение общей цифры на 7 тыс.

В перспективе — внедрение электронной цифровой подписи.