Компания “Техносерв Консалтинг” сообщила о завершении проекта по созданию автоматизированной системы управления документами (АСУД) в “Газпром добыча Ямбург” на базе EMC Documentum. Главные результаты проекта — обеспечение сотрудников добывающей компании удобными инструментами для ведения делопроизводства, управления договорами, хранения финансовых и бухгалтерских документов, а также создание электронного ведомственного архива документов. В рамках проекта специалисты “Техносерв Консалтинг” провели интеграцию АСУД с единой информационной кадровой системой и информационно-управляющей системой “Кадры”, модулем системы управления предприятием mySAP ERP 2005.
Сообщается, что АСУД обладает централизованной архитектурой и предусматривает единовременный доступ всех пользователей к хранилищу документов вне зависимости от их местоположения. Это важно, если учитывать территориальную распределенность основных производственных объектов от центрального офиса компании. Параллельно с внедрением проекта “Техносерв Консалтинг” провела подготовку персонала — обучение работе в АСУД прошли более 400 работников заказчика.
Сегодня система позволяет сотрудникам компании выполнять все необходимые операции в области делопроизводства и организационно-распорядительного документооборота. С документом могут работать несколько пользователей, отслеживать все этапы его согласования и исполнения. Кроме этого, реализовано строгое разграничение прав доступа к документам.
В настоящее время статус пользователя системы электронного документооборота имеют 800 специалистов компании. В планах — увеличить число рабочих место с доступом к АСУД более чем в два раза. В настоящее время потоки документов на предприятии характеризуются такими цифрами: более 700 тыс. документов в год, из них около 650 тыс. — бухгалтерские и финансовые документы, остальные 50 тыс. документов — входящие, исходящие, внутренние и договорные документы.
Комментируя полученные результаты проектов начальник управления информационных технологий “Газпром добыча Ямбург” Георгий Нафанаилиди отметил: “Одно из преимуществ хорошо разработанной системы документооборота — в экономии времени. Считается, что специалист может тратить на поиск нужных документов в среднем до 30% своего рабочего времени. Система документооборота сокращает эти затраты в разы. А в освободившееся время сотрудник может сделать еще что—то полезное для предприятия. Кроме того, есть и экологический аспект. АСУД — это существенная экономия бумаги, материалов”.
