В 2009 г. на отдел делопроизводства департамента Росприроднадзора по северо-западному федеральному округу (СЗФО) легла серьезная нагрузка по обработке и маршрутизации большого потока документов. Причиной тому было присоединение к этой организации еще двух управлений Росприроднадзора — по Санкт-Петербургу и Ленинградской области. Руководство объединенного департамента приняло решение о внедрении системы электронного документооборота для автоматизации работы отдела делопроизводства.
Как сообщается, выбор СЭД был сделан в пользу решения, внедренного в центральном аппарате Росприроднадзора в Москве, — “БОСС-Референт” версии 3. Исполнителем нового проекта была выбрана компания “Ланк Системс”.
Сообщается, что внедрение этой СЭД позволило оптимизировать процесс регистрации документов и сократить рутинные операции служащих отдела делопроизводства за счет снижения количества копий документов и перехода к печати конвертов напрямую из системы электронного документооборота. В процессе апробации системы руководство департамента увидело необходимость персональной работы в системе электронного документооборота в части наложения резолюций. Работа в системе позволила руководству департамента повысить наглядность исполнения поручений. В итоге было автоматизировано 10 рабочих мест для служащих канцелярии и администрации.
В настоящее время этап внедрения системы завершен, идет постепенное наращивание используемого функционала, доработка отчетов по исполнительской дисциплине, подключение новых сотрудников к работе в системе. “В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест СЭД для всех служащих, задействованных в документообороте департамента, а также организация потокового сканирования на базе существующего оборудования”, — сообщает заместитель начальника департамента Оксана Авдиенко.
