Компания “Графические технологии” провела аудит печати в нескольких крупных компаниях и банках Санкт-Петербурга. Выявленные недостатки инфраструктуры оказались практически одинаковыми для всех компаний, развивающих печатные сервисы не только вне общей стратегии, но и без попытки оценить затраты на корпоративную печать.
Основными выявленными проблемами “нерегулируемой” печатной инфраструктуры стали:
- избыточная плотность печатных устройств в офисных зонах — в некоторых случаях, до одного принтера на одного сотрудника;
- наличие печатных устройств одного класса, но нескольких брендов, что повсеместно приводит к необходимости закупки нескольких наименований расходных материалов;
- наличие никем не контролируемых печатных устройств и МФУ, расположенных в коридорах и открытых зонах офиса;
- повсеместное использование прямой печати вместо сетевой, что не позволяет службам информационной безопасности контролировать работу с печатными устройствами.
По результатам проведенного аудита рекомендован следующий набор мер по модификации печатной инфраструктуры:
- замену групп низкопроизводительных принтеров, установленных в одном помещении на одно высокопроизводительное сетевое МФУ;
- ликвидацию незакрепленных за конкретными подразделениями компании печатных устройств;
- переход на сетевую печать с использованием программного обеспечения Web Jet Admin, позволяющего контролировать объем и перечень документов, отпечатанных каждым сотрудником, а также дистанционно следить за состоянием всех сетевых устройств.
По оценкам менеджера проекта “Аудит печати” компании “Графические Технологии” Дмитрия Товстопята, общее количество устройств после модификации печатной инфраструктуры сокращается более чем в три раза, а стоимость отпечатка снижается на 20--25%.
