Компания "ИнтерТраст" сообщила о внедрении своей разработки CompanyMedia в компании "Тамбовнефтепродукт", где введена в промышленную эксплуатацию система электронного документооборота на 120 рабочих мест. "Тамбовнефтепродукт", дочернее предприятие крупнейшей в России нефтяной компании "Роснефть", работает в Тамбовской области около двадцати лет. Большинство местных автомобилей, тракторов, комбайнов и другой техники использует топливо, реализуемое этим поставщиков. Сейчас в Тамбовской области имеется сорок круглосуточно работающих современных автозаправочных комплексов "Роснефть" с ассортиментом товаров и услуг в 2 тысячи наименований.
Проект внедрения СЭД был инициирован с целью упорядочения и ускорения движения документов внутри организации, а также налаживания строгого контроля исполнения документов на всех этапах их движения. При выборе программного обеспечения специалисты "Тамбовнефтепродукт" ориентировались на масштабируемое решение, адаптируемое под особенности бизнеса компании. В результате они остановились на СЭД CompanyMedia.
В ходе выполнения проекта сотрудниками "ИнтерТраста" были оснащены 2 рабочих места для делопроизводителей и 118 рабочих мест для специалистов и руководителей высшего звена. Все эти компьютеры были снабжены лицензиями на функционал "Универсальное рабочее место", обеспечивающий доступ к прикладным возможностям системы. С его помощью руководители могут находить нужные документы, работать с ними, выносить резолюции, формировать поручения, выполнять контроль за их исполнением и прочее, а исполнители — готовить проекты и тексты документов, отчеты об исполнении заданий, взаимодействовать в рамках рабочих групп, собирать рецензии и замечания по подготовленному документу, искать информацию по интересующему вопросу и пр.
Для делопроизводителей заказчиком были дополнительно приобретены лицензии на подсистему "CompanyMedia-Делопроизводство", обеспечивающую организацию делопроизводства полностью в электронном виде. У 10 специалистов установлена подсистема "CompanyMedia-Договоры" (обеспечивает процесс обработки договоров от начала до конца: от создания до передачи в архив), у 18 — "CompanyMedia-Поручения" (реализует возможность выдачи и контроля исполнения поручений по документам).
По оценкам участников проекта внедрения, благодаря системе электронного документооборота удалось увеличить скорость создания (за счет использования шаблонов), обработки (путем автоматизации многих рутинных процессов) и распространения (посредством обеспечения доступа к единому хранилищу документов, организованному на базе системы) информации. Повысилась прозрачность процесса обработки документов и заданий, обеспечен оперативный контроль всех стадий управленческих документируемых процессов. Кроме того, с помощью СЭД удалось перейти на качественно новый уровень управления предприятием, основанный на единых административных электронных регламентах.
В дальнейшем планируется расширение СЭД CompanyMedia на дополнительные рабочие места и вовлечение в электронное взаимодействие всех участников документооборота.
