Известна истина: успех любого сколь-нибудь существенного проекта по внедрению ИТ во многом зависит от степени участия и личной заинтересованности в нем высшего руководства компании. В случае систем электронного документооборота (СЭД) это особенно важно, поскольку топ-менеджеры участвуют в нем не только как руководители, но и как пользователи. Причем пользователи, играющие ключевую роль в деловых процессах…
Именно поэтому в СЭД-разработках уже давно как отдельный важный компонент активно развивается направление “автоматизированные рабочие места” (АРМ) руководителя, создаваемые с учетом специфики работы таких менеджеров. При этом решаются две взаимосвязанные задачи: с одной стороны, повышение эффективности работы самого VIP-пользователя, с другой — демонстрация ему пользы ИТ как таковых. Однако проблема заключается в том, что если разработчики и создавали АРМ, то руководители явно не спешили пользоваться ими. Причин тому много, но среди субъективных важной была та, что такие АРМ, с привязкой к настольным ПК, были не очень удобны, в частности, не годились для мобильной работы, которая как раз характеризует стиль деятельности топ-руководства.
Теперь же автоматизаторам подошла подмога — планшетные компьютеры. Удачное сочетание моды и реальной пользы. Планшеты, прежде всего речь идет об iPad, — это в последние полтора года престижно и вполне соответствует настроениям в стране в рамках стратегии модернизации экономики и с точки зрения эффективности взаимодействия общества и правительственных структур, в том числе на базе использования ИТ. Но ни одна мода не продлится долго, если за ней не просматривается польза. Так вот, iPad — это полезно. Именно поэтому разработчики СЭД сейчас стремятся активно задействовать их, как и подобные им планшеты, в своих решениях. Недавно о своей новой разработке — мобильном клиенте “iPeферент” на базе iPad объявила компания “БОСС-Референт”.
Одна из тенденций современных ИТ — консьюмеризация, проще говоря, нацеленность на возможность адаптации предлагаемых решений на задачи не просто пользователей вообще, а конкретного пользователя. В практическом плане это подразумевает в том числе ролевой подход, настройку интерфейса, применение различных видов клиентских устройств.
В СЭД “БОСС-Референт” в дополнение к традиционному “толстому” клиенту еще несколько лет назад был реализован полнофункциональный веб-доступ (со следующей версии в нем появится и поддержка электронной подписи). Благодаря этому мобильные пользователи могут полноценно работать в корпоративной системе независимо от места своего нахождения — в любой точке, где есть доступ в Интернет.
Однако ряду категорий пользователей — и тут как раз речь идет о руководителях организации, о “первых лицах”, ни “толстый” ПК-клиент, ни тонкий веб-клиент не подходят. Во-первых, им не нужен (в какой-то степени излишен) полнофункциональный клиент. Основная задача руководителя при работе с документами — их изучение и принятие решений, поэтому в своей работе он использует относительно немногие и при этом простые функции (просмотр, визирование, комментирование и пр.). Но делать это ему нужно удобно и эффективно. Причем порой далеко не в условиях офисной работы (например, в автомобиле). Во-вторых, именно при такой мобильной работе очень часто бывает, что доступа в Интернет просто нет (скажем, в самолете). Получается, что пользователь должен иметь возможность автономной работы на клиентском устройстве с гарантированной поддержкой синхронизации информации с корпоративной системой.
В этих случаях решение на планшете может быть очень эффективным. В “iРеференте” реализована хорошо знакомая пользователям “яблочных” планшетов концепция визуального интерфейса, управляемого пальцами рук прямо на сенсорном экране. Пальцем можно выполнять все операции по навигации по программе, а в случае необходимости — здесь же работать в режиме алфавитно-цифрового ввода с помощью экранной виртуальной клавиатуры.
В приложении используется древообразная структура файлов и папок, отвечающая логике работы пользователя и предоставляющая ему простое и наглядное управление документами, в том числе в режиме, похожем на работу с привычными бумажными документами. Документы могут отображаться как в виде стандартного списка, так и в режиме предпросмотра “эскизов” документов.
На главной странице приложения руководитель видит набор папок, которые могут быть отсортированы по типу действий и по срочности рассмотрения. Так, например, в верхней части располагаются папки с входящими документами, требующими той или иной реакции. Внутри папок документы также разделены на группы. В нижней части экрана отображаются личные папки, которые руководитель может создавать и настраивать так, как ему удобно. Все экраны приложения работают как при горизонтальной, так и при вертикальной ориентации планшета.
В целом назначение “iРеферента” — обеспечить руководителю возможность ознакомиться с документом и принять решение по нему (в том числе с использованием дополнительной информации, например решений, принятых ранее ), вынести решение в виде визы или резолюции, отправить документ на ознакомление подчиненным, дать задание помощнику. Также предусмотрена возможность не набирать с клавиатуры, а надиктовать или написать от руки резолюцию или поручение.
Сами документы обычно попадают на мобильное устройство руководителя только после того, как помощник со стандартного рабочего места СЭД положит их в соответствующую папку. А затем руководитель, создавая, например, новую резолюцию, выбирает исполнителя, контролера и задает срок выполнения. При этом включение функции “Личный контроль” автоматически помещает документ в соответствующую папку, и руководитель в любой момент времени может проверить, как выполняются его поручения.
Разумеется, одной из важнейших задач при работе в корпоративной среде является обеспечение информационной безопасности. Клиент “iPеферент” взаимодействует с СЭД через HTTPS-протокол с использованием криптографического стандарта SSL. При этом рекомендуется применять VPN-режим с одноразовыми ключами, так как обычно система размещается во внутреннем сетевом периметре предприятия.
Как известно, в семейство прикладных решений “БОСС-Референт” входят системы на разных платформах — IBM Lotus Notes/Domino, IBM FileNet, Microsoft SharePoint, Red Hat JBoss. Новый планшетный клиент обеспечивает возможность работы с любым из этих продуктов (в том числе и в автономном режиме). При этом разработчики “iРеферента” говорят о возможности интеграции этого приложения с продуктами и других поставщиков при условии реализации набора веб-сервисов в соответствии со спецификациями “БОСС-Референта”.
В настоящее время “iРеферент” проходит пилотное опробование у ряда заказчиков, в том числе в МТС: ведущий российский поставщик мобильной связи начал тестирование решения несколько месяцев назад, и оно должно быть введено в эксплуатацию до конца года. Комментируя ход этой работы, руководитель группы портальных решений и документооборота в МТС Тимофей Камразе подчеркнул важность задачи и специфику ее реализации: “Внедрение подобных мобильных решений в процесс работы пользователей с корпоративными информационными системами крайне важно. С одной стороны, более плотное вовлечение первых лиц в работу с информационной системой просто повышает эффективность и ИТ-системы, и организации в целом, позволяет сделать еще один шаг к полностью электронному документообороту, без использования бумажных носителей. С другой — демонстрация возможностей ИТ помогает руководству любой компании правильно выстраивать свою дальнейшую ИТ-стратегию. В то же время нужно понимать, что iPad'ы — это довольно новые устройства с точки зрения применения их в бизнес-задачах и для разработчиков ПО, и для ИТ-отделов заказчиков, и для бизнес-пользователей. Тут как раз тот случай, когда торопиться не стоит, — важно получить гарантированный результат, который не скомпрометировал бы инновации в глазах пользователей, тем более высшего руководства. В ходе нашего тестирования, конечно, выявлялись технические проблемы (связанные как с ограничениями самой платформы, так и с реализацией базовой системы), но разработчик старается оперативно найти приемлемые решения. В целом есть полная уверенность, что мы выйдем в режим промышленной эксплуатации до конца текущего года. Отдельно нужно сказать, что iPad — это новое для заказчиков устройство и с точки зрения безопасности. Этот вопрос параллельно с тестированием системы изучает служба безопасности МТС, работая в деловом контакте с московским представительством Apple. Есть все основания полагать, что и в данном направлении все проблемы будут успешно решены”.
