В 2007 году руководством АО «Kaspi Bank» (тогда еще Каспийского банка) перед IT блоком была поставлена задача приобрести и внедрить систему электронного документооборота. Основными критериями выбора были простота реализации и надёжность использования. Большое внимание уделялось неприхотливости по отношению к каналам связи, поскольку банк уже тогда имел одну из самых крупных филиальных сетей в Казахстане и сейчас продолжает каждую неделю открывать новые отделения. Кроме того, необходимо было принять во внимание отсутствие опыта работы с системами электронного делопроизводства. И хотя «модные системы» по стоимости нам были доступны, мы решили начать с Мотива.
Внедрением системы мы занимались самостоятельно, учитывая рекомендации разработчика. Первым делом начали с IT-заявок, чтобы на собственном примере показать простоту и удобство использования системы. Результат не заставил себя ждать - интерес к реализации своих документов проявили другие подразделения. И вот уже четыре года система Мотив является неотъемлемой частью внутреннего документооборота банка. На данный момент в системе реализовано более 200 типов документов, охватывающих деятельность всех подразделений банка: служебные записки, заявки на доступы к банковским системам, кредитные заявки, документы отдела кадров и так далее.
При выборе коробочных продуктов программного обеспечения, таких как Мотив, пользователей в первую очередь смущает условие предоставления продукта «как есть», то есть со стандартными для всех покупателей функциями. Будет ли достаточно этих функций для бизнес-процессов, ради которых всё и затевается? Исходя из опыта использования Мотива, можно сказать, что возможностей в системе более чем достаточно. Проекты, задачи, документы, библиотеки – всё это при грамотном использовании поможет в решении производственных задач разного уровня. Единственным условием при этом будет детальная проработка и анализ реализуемых процессов. Это касается не только Мотива, но и внедрения любой системы документооборота. Подготовительная работа избавит от ошибок при внедрении, которые пользователь зачастую списывает на возможности покупаемых IT-систем, при этом не до конца понимая свои собственные цели.
Регламентирование бизнес-процессов у нас в банке при внедрении системы помогло формализовать и упростить решение задач, связанных с рассмотрением документов. А прозрачность системы позволила пользователям стать активными участниками при согласовании своих заявок, что значительно ускорило работу с заявками.
При использовании любой системы важны трудозатраты на её поддержку. Особенно, когда это касается розничной сети банка, включающей порядка 250 филиалов по всему Казахстану. В связи с тем, что Мотив является коробочным продуктом, он не требует штата аналитиков, разработчиков и тестеров для его поддержки. Администрированием системы у нас в банке, а это больше 1000 пользователей, занимаются три человека. При этом поддержка системы не является их основной задачей, а скорее дополнительной функцией. Так что при желании управлять системой может и один человек даже в крупных локациях.
Отдельно хочется отметить развитие функционала системы, исходя из пожеланий и задач клиентов Мотива, а это важно для получения ожидаемых результатов. Ведь благодаря сотрудничеству разработчиков и пользователей, система значительно расширила свои возможности, и способна сейчас отвечать запросам самых требовательных клиентов по широкому спектру задач, связанных с электронным делопроизводством. Слоган kaspi bank звучит так: “Что ещё мы можем сделать для вас?”. Мы рады, что наше правило работы с клиентами банка нашло воплощение и в отношении нас самих со стороны разработчиков системы. Только от пользователей Мотива зависит, какой система будет в будущем, а то, что она будет востребована, в этом мы не сомневаемся.
АО «Kaspi Bank»
АО «Kaspi Bank» входит в десятку ведущих банков Казахстана с активами около 362 млрд. тенге (порядка 72.5 млрд. рублей) и консолидированным капиталом около 42 млрд. тенге (около 8.5 млрд. рублей). Банк занимает лидирующие позиции в сегменте обслуживания физических лиц. Розничная сеть банка состоит из более чем 200 филиалов и отделений и 350 пунктов продаж кредитов, обслуживающих более 2000 торговых предприятий. Инвестором в АО «Kaspi Bank» является инвестиционный фонд Baring Vostok Private Equity III (BVPEF III), находящийся под управлением ведущей инвестиционный компании Baring Vostok Capital Partners. www.kaspibank.kz
Владимир Сикорский. Начальник отдела Интернет Технологий Департамента Банковских Систем АО "Kaspi Bank"
НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ.
