Переход на электронный документооборот внутри организации — это серьезный шаг и немалые инвестиции. Чтобы не выйти за рамки бюджета, необходимо подойти к решению данной задачи хорошо вооруженными.

Для того чтобы внедрить систему электронного документооборота (СЭД) и при этом избежать излишних издержек, необходимо особое внимание уделить следующим вопросам:

  • постановка целей проекта;
  • определение границ проекта;
  • выявление возможных ограничений и рисков;
  • рабочая группа проекта;
  • выбор программной платформы;
  • планирование работ;
  • контроль реализации проекта.

Рассмотрим каждый из них подробно.

Цели проекта

СЭД могут внедряться практически в любой организации независимо от сферы деятельности, будь то банки, проектные и строительные компании, государственные учреждения, фармацевтические, нефтегазодобывающие предприятия и так далее. Автоматизируя процессы движения данных и документов, руководители стремятся к достижению вполне конкретных показателей. Зачастую целями внедрения СЭД являются:

  • прозрачность бизнеса — контроль исполнительской дисциплины и оперативное отслеживание своевременного выполнения задач;
  • сокращение временных и непроизводственных затрат на движение и согласование документов — автоматизация наиболее проблемных бизнес-процессов с точки зрения временных затрат и излишнего размножения бумажных документов. Серьезным шагом вперед является переход на согласование документов в электронном виде посредством использования электронной цифровой подписи;
  • сокращение временных затрат на поиск документов. Требуется структуризация всех данных, регламентирование правил именования документов и определение всех реквизитов, по которым производится поиск. Использование полнотекстового поиска;
  • информационная безопасность. Задача обеспечения информационной безопасности в рамках внедрения СЭД решается на нескольких уровнях: первый — авторизация и аутентификация в системе, определяющие дальнейший доступ к её ресурсам в соответствии с определенной ролью; второй — защита передаваемых данных путем их шифрования; третий — поставка дополнительных программно-аппаратных средств для контроля и мониторинга утечки конфиденциальных сведений;
  • организация совместной работы территориально распределенных пользователей. Данный вопрос актуален в случае, если организация имеет филиалы, удаленные подразделения или если необходимо предоставить доступ к документам командированным сотрудникам либо контрагентам.

Границы проекта

Отсутствие четких зафиксированных в техническом задании границ проекта влечет за собой массу бед. Одна из них — это неправильная оценка сроков выполнения проекта, что грозит их срывом, а соответственно влечет убытки как для исполнителя, так и для заказчика.

Из-за размытых границ возникает неправильная оценка бюджета проекта, что может либо повлечь излишние расходы, либо в принципе поставить под сомнение вероятность реализации решения в целом.

Нередко случается, что исполнитель и заказчик по-разному понимают границы работы. Это грозит возникновением конфликтных ситуаций на этапе сдачи работы и, следовательно, смещением сроков.

Прежде чем детализировать цели и обозначить границы выполняемых работ, необходимо определить “узкие” места и те сферы в работе компании, в которых использование систем электронного документооборота будет наиболее эффективным. Действенным методом определения таких “узких” мест является аудит или предпроектное обследование компании бизнес-аналитиками и экспертами в области электронного документооборота. Формулируя рамки работ с учетом полученных рекомендаций, можно быть уверенным, что построенное решение является достаточным и в то же время не избыточным.

Ограничения и риски проекта

При планировании работ, а также на этапе реализации проекта очень важно учитывать все ограничения:

  • ограничения финансового характера, такие как недостаточный бюджет;
  • ограничение временнóго характера — сжатые сроки внедрения;
  • технические и административные ограничения, связанные с обеспечением безопасности и доступа к объектам внутри компании — например, недосягаемость ключевых сотрудников (отпуска, командировки, сильная загруженность и т. д.).

Среди всех рисков отдельное место занимает человеческий фактор. Дело в том, что внедрение новой информационной системы (а СЭД особенно) влечет за собой изменение привычных бизнес-процессов каждого пользователя. Приходится осваивать новые интерфейсы, новые функции; кроме того, вводится автоматическое ведение журналов учета пользовательских операций, что обуславливает повышение ответственности, и т. д. Часто конечные пользователи не поддерживают внедрение информационных систем и могут саботировать процесс.

Чтобы снизить влияние данного фактора, необходимо очень активно задействовать административный ресурс, проводить агитацию среди целевых пользователей, привлекать сотрудников к постановке задач и тестированию, информировать пользователей о ходе выполнения проекта. Очень важно закрепить возможность использования системы, разработав необходимые регламенты и издав приказы и распоряжения.

Рабочая группа проекта

Проект внедрения информационных систем может осуществляться как компанией — системным интегратором, так и силами сотрудников организации. В качестве исполнителя необходимо выбирать интегратора, обладающего опытом адаптации платформы СЭД к задачам заказчика и внедрения решения.

Независимо от того, кто будет реализовывать проект, большое внимание следует уделить созданию команды проекта на стороне заказчика. От этого может зависеть результат проекта в целом, поскольку команда участвует в формулировании технических требований, согласовании технического задания, промежуточном контроле результатов и в окончательной приемке работ. Поэтому в неё должны входить люди, обладающие достаточным опытом и владеющие полной информацией о бизнес-процессах своей компании.

Рекомендуется, чтобы команду проекта составляли:

  • заказчик проекта внутри компании;
  • сотрудники ИT-подразделений;
  • руководители бизнес-подразделений;
  • неформальные лидеры и наиболее квалифицированные и активные сотрудники.

Количество человек, которые должны войти в команду, определяется объемом поставленной задачи.

Выбор программной платформы

Смета затрат на программное обеспечение будет состоять из следующих позиций:
  • платформа документооборота;
  • дополнительные типовые модули, ориентированные на решение отдельных задач;
  • услуги по созданию новых интеграционных модулей и модулей, реализующих специфические задачи.

На сегодняшний день на рынке представлено большое количество систем и платформ электронного документооборота: DocsVision, Documentum, Lotus Notes/Domino, Microsoft SharePoint и т. д. Выбирая платформу, каждый заказчик ищет компромисс между гибкостью системы (возможностью реализовать задачи без разработки новых модулей), ее сложностью и ценой. Чем более гибкое решение выбирает заказчик, тем выше цена платформы.

В некоторых случаях по соотношению “цена/качество” оптимальным может стать продукт, в состав которого входят разные программные платформы, решающие узкоспециализированные задачи, но имеющие общие интерфейсы обмена данными между собой.

План проекта

Учитывая все ограничения и риски, необходимо детально спланировать процесс внедрения системы.

Зная границы решения, цели и ограничения проекта, необходимо сформировать план его внедрения. Нужно четко определить этапы и их последовательность. Как правило, этапы внедрения системы определяются по следующим принципам:

  • выделение функциональных подсистем (архив, канцелярия и т. д.);
  • выделение в рамках функциональной подсистемы отдельных задач;
  • определение ресурсов и сроков выполнения работ.

Имея в распоряжении согласованный план внедрения системы, можно снизить риски невыполнения проекта, связанные с загрузкой соответствующих специалистов и периодами отпусков. Нужно помнить, что детальный план в любом случае является одним из ключевых принципов внедрения информационной системы.

Контроль реализации проекта

Необходимо с большой ответственностью подойти к контролю промежуточных результатов создания системы, это позволит своевременно оказать влияние на ход дальнейшей разработки. Даже такие тонкости, как неудобство интерфейса, лишние действия при выполнении бизнес-процессов и т. д., могут оказаться камнем преткновения и вызвать негативное отношение пользователей на более поздних этапах внедрения. Корректировка решения на ранних этапах значительно эффективнее и требует меньших затрат.

Заключение

Организация электронного документооборота в компании может значительно оптимизировать бизнес-процессы, связанные с движением документов и данных, повысить управляемость бизнеса, а также снизить накладные расходы, связанные с созданием бумажных документов. Необходимо понимать, что внедрение любой корпоративной информационной системы, а тем более системы электронного документооборота — это процесс сложный, требующий тщательной проработки на подготовительных этапах и жесткого контроля на этапе реализации. Только в этом случае можно довести проект до успешного завершения без лишних финансовых вложений.

Автор статьи — начальник отдела управления проектной информацией ЗАО “НЕОЛАНТ”.