Петербургский нефтяной терминал (ПНТ) оптимизировал управление документацией, перейдя на систему электронного документооборота «1С:Документооборот 8». Внедренная специалистами компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) система позволяет сотрудникам ПНТ своевременно и точно обрабатывать тысячи документов, соблюдая при этом все требования ISO 9001:2008 в части управления жизненным циклом документации.
Первая система электронного документооборота в ПНТ была введена в действие еще в 2005 году. Тогда в работе использовалось программное решение на зарубежной платформе. Однако после ее непродолжительного использования сотрудниками стало очевидно, что данная СЭД не закрывает всех задач предприятия и требует больших финансовых затрат на сопровождение. Кроме того, на момент подготовки компании к ресертификации по стандарту ISO 9001:2008 документооборот существенно увеличился (до 1 тысячи документов в месяц), что определило необходимость повторной его структуризации и оптимизации управления. Требовалось автоматизировать все необходимые этапы жизненного цикла документов: создание (разработка), согласование, утверждение, регистрация в общем перечне документации, распространение документа в организации, внесение изменений, периодическая актуализация и сдача в архив. В связи с этим руководство приняло решение заменить систему на другой продукт, предпочтительно российской разработки.
Учитывая предыдущий опыт, при выборе системы руководство обращало внимание на следующие критерии: дружественный интерфейс, адаптированность решения к бизнес-процессам, выгодная стоимость сопровождения и лицензирования. Поставленным требованиям отвечал программный продукт «1С:Документооброт 8». Для выбора партнера по внедрению проводился тендер, по результатам которого на проект были приглашены специалисты компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ).
На текущий момент доступ к системе электронного документооборота имеют порядка 40 пользователей всех служб предприятия. Руководство и сотрудники отмечают следующие результаты внедрения системы:
- маршрутизация документов соответствует требованиям международного стандарта качества ISO 9001:2008. Во-первых, система автоматизирует все процессы терминала, где необходима работа с документацией (прием, хранение и отгрузка нефтепродуктов по различным транспортным каналам, взаимодействие с поставщиками и клиентами, взаиморасчеты и т.д.). Во-вторых, упорядочен маршрут движения документов. Оперативно осуществляется актуализация и переутверждение необходимых документов. Таким образом, программное решение обеспечивает своевременное прохождение внутренних и внешних документов через все необходимые уровни управления;
- оптимизация процессов за счет уменьшения срока обработки и согласования документов. Ежемесячный объем документов на терминале составляет около 1 тысячи. В процессе согласования система дает сотрудникам возможность параллельного просмотра или редактирования документов. При этом сохраняются все рабочие версии с указанием автора, даты и содержания внесенных изменений. В системе поддерживаются регламентированные маршруты движения документов, учитывающие ответственных за согласование сотрудников и сроки согласования. Это позволило сократить время передачи документов между подразделениями;
- обеспечение централизованного хранения документов. Черновики, проектная документация, информация, как для внутреннего, так и для внешнего пользования, — все это фиксируется в системе в соответствующих папках. По истечении срока исполнения документ переносится в электронный архив.
Таким образом, четкий и прозрачный документооборот «Петербургского нефтяного терминала» позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и способствует оптимизации управленческой деятельности в целом.
Итоги проекта подводит Александр Соколов, советник генерального директора по ИТ «Петербургского нефтяного терминала»: «Переход на систему »1С:Документооборот 8″ помог нам выполнить все требования стандарта ISO 9001:2008 в части управления документацией и пройти ресертификацию на соответствие данному стандарту. Программное решение помогает поддерживать «корпоративную память» терминала, обеспечивать непрерывность деятельности и контролировать сроки исполнения документов и поручений".
