Компания «Логика бизнеса 2.0» (ГК АйТи) завершила проект внедрения системы «Логика ECM. Финансовые документы» для электронного финансового документооборота и архивирования на платформе IBM FileNet в центральном офисе и 45 региональных подразделениях оператора связи Tele2. В результате выполнения проекта оптимизированы бизнес-процессы и сокращено время на обработку информации.
Этот проект стал логическим продолжением процесса создания в Tele2 единого центра бухгалтерского и налогового учета − так называемого общего центра обслуживания (ОЦО). До организации ОЦО в каждом филиале на местах существовали локальные бухгалтерии со своим отдельным бумажным архивом финансовых документов, что затрудняло процессы взаимодействия филиалов и снижало скорость работы географически разветвленной компании.
Проект выполнялся в три этапа. На первом этапе был создан электронный архив, который служит для хранения и передачи документов в ОЦО, включая пакетное сканирование и регистрацию файлов, полноценное распознавание и загрузку в систему первичных документов. Была реализована миграция данных из существующей в Tele2 системы электронного документооборота в новое хранилище, выполнена интеграция со справочником контрагентов.
В ходе второго этапа была заменена СЭД, работавшая на базе IBM Lotus Domino/Notes, на передовую платформу IBM FileNet. Специалисты «Логики бизнеса 2.0» создали систему визирования и авторизации документов, реализовали возможность оповещения сотрудников по электронной почте. Также были организованы электронный архив регистрационных форм абонентской службы и электронный архив документов для юридической службы.
Третий этап предполагал выполнение гибкой интеграции с финансовой системой компании и создание необходимой отчетности, а также доработку программы для удобства работы с бухгалтерскими документами: получение информации о статусе платежа, автоматическое добавление номера платежного поручения, расширение функционала визирования документов и другие возможности.
Созданная компанией «Логика бизнеса 2.0» система на базе IBM FileNet служит оптимальным инструментом для быстрого обмена бухгалтерскими и финансовыми документами между региональными отделениями и общим центром обслуживания, рассчитана на одновременную работу не менее 1000 пользователей, способна хранить и обрабатывать до 10 млн документов в год. Наличие гибкого пользовательского интерфейса, понятный атрибутивный поиск документов, интеграция с уже привычными информационными системами − все эти факторы позволили бизнес-пользователям легко и без дополнительной нагрузки освоить новый инструмент.
Созданная система имеет большую информационную емкость, позволяет глубоко интегрироваться с другими корпоративными системами и реализовывать достаточно гибкие и интересные решения по выстраиванию и оптимизации внутренних бизнес-процессов компании. Совокупный эффект от проектов создания единого центра финансового учета и электронного хранилища и управления документами прежде всего выражается в ускорении обработки первичных документов, движения внутреннего документооборота и, как результат, в существенном высвобождении ресурсов на местах.
Проект создания электронного хранилища и электронного финансового документооборота нашел свое развитие и в других подразделениях Tele2. Так, по предложению маркетологов компании с помощью нового решения удалось организовать базу данных маркетинговых активностей, которая позволяет отслеживать лучшие практики, обмениваться знаниями с региональными компаниями, согласовывать акции и концепции.
В перспективе планируется развернуть среду разработки на стороне компании «Логика бизнеса 2.0», создать систему мониторинга, перейти на релизный подход к ежеквартальному обновлению системы, а также настроить логирование всех действий пользователей.
