«Уралгипротранс» начал опытную эксплуатацию системы Docsvision. Проект по внедрению системы осуществлял системный интегратор «Юнисофт», премиум-партнер компании «ДоксВижн». Работа велась в течение 10 месяцев — за этот срок были настроены все стандартные процессы делопроизводства: обработка входящей, исходящей корреспонденции, обработка внутренних документов, обработка организационно-распорядительных документов.
Перед специалистами компании «Юнисофт» стояла задача создать единое информационное пространство, которое обеспечит эффективное поддержание процессов управления документами, обеспечит доступ к общекорпоративным информационным ресурсам сотрудников компании — около 150 человек.
Ожидаемый эффект от внедрения системы Docsvision — ускорение процессов, связанных с обработкой документов, увеличение исполнительской дисциплины, создание единого электронного хранилища документов.
Ускорение всех стандартных процессов делопроизводства ожидается за счет введения единого стандарта работы с электронными документами. С помощью приложений системы Docsvision «Делопроизводство» и «Управление процессами» были автоматизированы процессы обработки производственных заданий, совещаний, входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок, приказов и распоряжений. Ожидаемый объем проходящих через систему документов — более 10 000 в год.
Функционал системы был расширен и за счет внедрения специализированных бизнес-приложений: «Управление производственными заданиями» и «Управление совещаниями».
За счет автоматизации процессов обработки документов и четкого определения маршрутов их прохождения ожидается сокращение времени на передачу документов и заданий между сотрудниками подразделений, исключение возможности безвозвратной утери документов, снижение вероятности использования неактуальных версий документов, сокращение времени на подготовку и обработку управленческой информации.
Все процессы настроены с использованием стандартных карточек системы, которые были доработаны согласно пожеланию заказчика — каждая карточка содержит дополнительную специальную информацию — описание проектируемого объекта. Чтобы обеспечить удобный поиск объектов по свойствам, была разработана универсальная карточка для производственных объектов.
Специалистами «Юнисофт» также было разработано руководство пользователей, проведено обучение специалистов, ответственных за эксплуатацию системы.
В будущем система также будет использоваться для хранения документов компании и создания электронного архива. В дальнейшем возможно расширение функционала системы и ее использование для контроля менеджмента качества. Предполагается также настройка механизмов использования ЭЦП.
