«Иркутская нефтяная компания» (ИНК) развила систему электронного документооборота на платформе Docsvision.

На этапе внедрения системы электронного документооборота отдел информационных технологий ИНК обратился к компании-интегратору RKIT Group — премиум-партнеру компании «ДоксВижн». Специалисты RKIT Group установили систему, разработали и настроили решения «Базовое делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины» и «Учет договоров».

Одной из первоочередных задач была автоматизация делопроизводства центрального аппарата, который ведет учет документов не только ИНК, но и пяти дочерних компаний. Несмотря на небольшое количество автоматизированных рабочих мест, уже на первом этапе была обеспечена полноценная поддержка документооборота предприятий. В системе были созданы шаблоны большинства видов документов — более 20, а также печатных форм и отчетов. Интегратор настроил маршруты прохождения документов. Благодаря этому руководители получили наглядное представление о том, у кого из сотрудников в данный момент находится документ, какие в него внесены корректировки. Прозрачное управление документами позволило руководителям контролировать исполнительскую дисциплину и оптимально распределять нагрузку между сотрудниками.

Договорная работа также автоматизирована с учетом холдинговой структуры: для быстрого поиска и учета договоров во всех подразделениях холдинга настроена поддержка двойной системы нумерации документов. Обеспечен контроль сроков согласования, передвижения документов, наличия экземпляров, подписей. Благодаря переносу договорной работы в электронный формат удалось сократить сроки согласования договоров.

Тесно взаимодействуя с интегратором, ИТ-специалисты ИНК получили достаточно знаний о системе, и дальнейшую разработку решений проводили самостоятельно. При этом заказчик существенно сократил финансовые вложения в развитие электронного документооборота.

Среди проведенных заказчиком доработок:

  • согласование всех договоров в системе Docsvision;
  • формирование реестров для отправки и отслеживания почты;
  • настройка удаленного согласования документов;
  • управление доверенностями;
  • создание информационной базы (оперативного архива);
  • автоматизация согласования анкет соискателей со службой безопасности на этапе приема сотрудников;
  • автоматизация процессов проведения тендеров;
  • автоматизация движения служебных записок;
  • настройка обмена данными между информационными системами Docsvision, 1С.Бухгалтерия, 1С. ЗУП, 1С. УПП.

В перспективе «Иркутская нефтяная компания» планирует автоматизировать большую часть бизнес-процессов. Одна из ближайших задач — переход на новую версию системы Docsvision 5. Перспективная задача — использование QR-кодов для подтверждения подлинности бумажных экземпляров документов, соответствие их электронным карточкам. Также планируется дальнейшая интеграция с другими учетными системами предприятия.