Группа Optima сообщила о завершении проекта о развертывании системы электронного документооборота по модели SaaS для московского офиса IPSEN — международной группы фармацевтических компаний. Исполнителем данного проекта выступила Optima software — структурное подразделение Группы Optima, которое специализируется на разработке заказного программного обеспечения и автоматизированных систем управления документами на платформе OPTIMA-WorkFlow.
«Выгоды от использования информационной системы электронного документооборота по модели SaaS для нас очевидны, — комментирует IT менеджер компании IPSEN Петр Иванов. — Во‑первых, мы были избавлены от необходимости приобретения специализированного программного обеспечения системы электронного документооборота, равно как и общесистемного ПО, такого как серверной операционной системы и системы управления базами данных. Также вопрос выделения или приобретения серверного аппаратного обеспечения системы у нас не стоял. Во-вторых, мы получили не только удаленный доступ к СЭД из любой точки мира, работа, в которой соответствует нашим внутренним процедурам, но и услуги по ее техническому сопровождению в соответствии с принятым SLA. Мы создали единое хранилище документов с удобными функциями поиска, таким образом, существенно сократили долю бумажных документов. На мой взгляд, платформа OPTIMA-WorkFlow в отношении цена-качество превосходит многие предложения на рынке».
Руководитель юридического подразделения компании IPSEN Волкова Диана: «Мы не останавливаемся на достигнутом. Благодаря гибкости и открытости платформы OPTIMA‑WorkFlow, в ближайшее время совместно с Optima software планируем на базе существующей СЭД создать подсистему управления проектами, основной задачей которой будет планирование и контроль бюджетов проектов. Данная подсистема своевременно обеспечит руководителей проектов полной и актуальной информацией, позволит создавать статистическую и аналитическую отчетность, в том числе с использованием деловой графики».
Начальник управления продаж Optima software Анастасия Шикалова отметила, что данный проект является первым масштабным проектом, в рамках которого компания создала и предоставила доступ к системе электронного документооборота по модели SaaS: «Разработанное решение позволит сотрудникам IPSEN обрабатывать в СЭД договорные документы, счета и запросы на финансирование с соблюдением регламентов, принятых в компании».
На запуск СЭД Optima software потребовалось всего 1,5 месяца. Проект включал несколько этапов: кастомизацию типовых решений OPTIMA-WorkFlow по техническим требованиям клиента, развертывание системы и ввод в эксплуатацию. В настоящий момент пользователями СЭД в компании IPSEN являются сотрудники подразделений маркетинга, бухгалтерии, юридического подразделения и высшее руководство компании.
