Системы электронного документооборота (ЭДО) обретают все большую популярность в России. Зачастую ИТ-специалистам приходится решать задачи по интеграции ЭДО и систем внутреннего учета компаний. Добиться максимальной эффективности от интеграции можно несколькими способами.
Новые технологии в действии
Роль систем ЭДО в работе бухгалтеров можно сравнить только с налоговой отчетностью через Интернет. По данным Федеральной налоговой службы, сегодня практически 70% предприятий страны сдают налоговую отчетность в электронном виде. Переход к обмену юридически значимыми документами через Интернет — следующий шаг в процессе оптимизации работы бухгалтера и сокращения издержек компании.
Схема работы систем ЭДО достаточно проста. Чаще всего электронные документы формируются в XML-форматах, допустимы и другие форматы, не противоречащие действующему законодательству РФ. Вне зависимости от своего формата, любой электронный документ может быть подписан электронной подписью, которая подтвердит полномочия подписавшего его лица (например, право на разрешение оплаты выставленного предприятию счета). Далее с помощью специализированных операторов электронные документы передаются контрагентам через Интернет.
Помимо юридически значимых документов системы ЭДО могут передавать любые технологические документы. Эти документы, например, могут направляться в налоговые органы и загружаться ими автоматически для проверки и корректировки.
Следует, однако, понимать, что документооборот не является внутренним процессом бухгалтерии. Обмен первичными документами связывает все предприятие: бухгалтерию, склады, отделы закупок и продаж, филиальную сеть и т. п. Именно поэтому уместно говорить о том, что системы ЭДО оптимизируют не только работу бухгалтера, но и каждого сотрудника компании, работающего с документами.
Интеграция систем ЭДО и внутренних систем компании
Основным направлением работы операторов ЭДО являются веб-сервисы. Предприятиям достаточно сложно работать с ними, ведь электронные документы создаются в нескольких типах учетных и бухгалтерских программ. В этом случае ИТ-службе компании предстоит решать задачу по интеграции внутренних систем бухучета, электронного заказа или внутреннего документооборота с ЭДО. Основные сложности интеграции заключаются в том, что использование электронных документов меняет логическую структуру бизнес-процессов. Изменения в них не должны повлиять на эффективность работы компании.
Практически все операторы ЭДО предлагают интеграционные решения “коробочного” типа для самых распространенных учетных систем: “1С”, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics AX/NAV. Интеграционные модули, как правило, не удовлетворяют всех потребностей компании, так как имеют ограниченные возможности по расширению и модернизации системы.
В этом случае интеграционные решения разрабатываются операторами систем ЭДО под индивидуальные требования заказчика. Например, в прошлом году система учета SAP R3, используемая ООО “Кировский завод”, была интегрирована с системой ЭДО силами партнеров SAP. Это позволило в сжатые сроки завершить пилотный проект и выпустить на рынок набор интеграционных модулей для SAP.
Зачастую подобные “коробочные” решения становятся базой, на которой оператор ЭДО выстраивает процесс интеграции по требованиям конкретного клиента. На Кировском заводе интеграция ЭДО и внутренних систем согласования первичных документов была реализована с помощью модуля “1С:Документооборот”, который разработан на основе существующего интеграционного решения для “1С”.
Иная схема интеграции предполагает использование специально разработанных приложений, которые обеспечивают дополнительный функционал “на выходе”. Именно такое решение применялось в торговой сети BILLA при интеграции системы ЭДО и системы SAP. В результате интеграции специалисты BILLA могут не только выгружать счета-фактуры из SAP и переводить их в нужный формат, но и организовывать массовую рассылку необходимых документов по поставщикам.
Компаниям, которые обладают развитыми ИТ-отделами, можно задуматься об интеграции внутренних решений и ЭДО посредством API. Подобное решение используется уральским филиалом компании “МегаФон”: специалисты компании самостоятельно интегрировали ЭДО и биллинговую систему “Петер-Сервис”. В результате отчетные электронные документы для клиентов компании формируются каждый месяц в автоматическом режиме.
На кого ориентироваться?
При выборе того или иного решения следует руководствоваться его удобством для сотрудников. Системы ЭДО являются выгодным вложением, но требуют вдумчивого подхода со стороны руководства компании и ИТ-специалистов.
Автор статьи — руководитель проекта по обмену электронными юридически значимыми документами “Диадок” компании “СКБ Контур”.
